Utvalgets flertall, medlemmene Roll-Matthiesen, Amdal, Brekke, Fredriksen, Frøyland, Liessem, Strømsnes og Vigander, foreslår å fjerne oppdragsgivers plikt til å føre anskaffelsesprotokoll. Etter flertallets vurdering er denne plikten overflødig ved siden av det generelle skriftlighetskravet, jf. kapittel 14.2. Avgjørende for etterprøvbarheten i en anskaffelsesprosess er at sentrale vurderinger og beslutninger nedtegnes skriftlig, ikke i hvilken form dette gjøres. Protokollplikten fremstår også noe gammeldags, ved at oppdragsgiver skal ha en plikt til å opprette et bestemt dokument som blant annet skal inneholde oppdragsgivers navn og adresse og protokollførers navn og signatur. Ved anskaffelser hvor oppdragsgiver har en kunngjøringsplikt og en plikt til å utarbeide konkurransegrunnlag – dvs. ved anskaffelser over 500 000 kroner – vil mange av de punktene som er opplistet i vedlegg 4 til gjeldende forskrift, allerede foreligge skriftlig etter andre regler i forskriften. Det gjelder blant annet beskrivelse av anskaffelsen, grunnlag for avvisning og grunnlag for valg av leverandør. Etter flertallets vurdering er det lite effektivt å pålegge oppdragsgiver en plikt til å sikre skriftlighet «på nytt» i et eget dokument. Utvalgets flertall vurderer det dessuten som mest hensiktsmessig at oppdragsgiver tvinges til selv å ta stilling til hvilke vurderinger og beslutninger som må nedtegnes i den aktuelle anskaffelse. Selv om de opplysninger som er angitt som obligatoriske i vedlegg 3 og 4 til gjeldende forskrift, ofte vil være de mest sentrale, kan også andre forhold være så vesentlige at de bør nedtegnes. Opplisting av bestemte punkter skaper en risiko for at oppdragsgiver bare nedtegner de opplysninger som er direkte omtalt i vedleggene, men ikke andre vurderinger og beslutninger som er vesentlige i den aktuelle anskaffelsen. Behovet for presiseringer og eksempler på relevante opplysninger som skal nedtegnes, vil etter utvalgets vurdering best dekkes gjennom veiledninger til anskaffelsesregelverket. Flertallet vil i tillegg peke på at obligatorisk bruk av elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy for offentlige oppdragsgivere vil være et viktig virkemiddel og verktøy for å samle og dokumentere alle vesentlige forhold og vesentlige beslutninger knyttet til en anskaffelse. Blant annet vil all korrespondanse med leverandører være dokumentert i et slikt verktøy. Utvalgets mindretall, medlemmene Breiland og Gjønnes, mener at kravet til å føre protokoll ikke fremstår som overflødig og gammeldags ved siden av det generelle skriftlighetskravet. Det vises til at protokollføring er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og rettssikkerhetsprinsipper. Mindretallet og flertallet er enige om at det skal være et skriftlighetskrav, og at vesentlige forhold og viktige beslutninger skal nedtegnes. Uenigheten går derimot på hvordan dette skal gjøres ut fra kravet om forenkling. Det er protokollens opplisting av vesentlig informasjon om anskaffelsen som er det sentrale. Mindretallet ser ikke at oppdragsgiver vil få en bedre situasjon ved å «tvinges til selv å ta stilling til hvilke vurderinger og beslutninger som må nedtegnes i den aktuelle anskaffelse», slik som flertallet legger til grunn. Det kan være krevende for oppdragsgiver selv å skulle bedømme hva anskaffelsesregelverket mener med vesentlig informasjon. Det er ikke nødvendig med en protokoll i papirversjon, så lenge oppdragsgiver har andre systemer, for eksempel elektroniske. Protokollen gir grunnleggende informasjon om de konkurranseelementene som en oppdragsgiver bør gi for å praktisere et minimum av gjennomsiktighet. En protokoll skal benyttes gjennom hele anskaffelsen, den skal ikke skrives i ettertid når informasjonen blir etterspurt av kontrollorganer eller leverandører. Mindretallet er kjent med at det har skjedd i praksis. 145 Innholdet i dagens protokoll er standardisert og gir god veiledning for alle oppdragsgivere. Dette er forenkling. Mindretallet mener at det kan føre til uryddighet og ulike fortolkninger av hva som er vesentlig å ta med i en nedtegnelse, dersom protokollplikten forsvinner. Mindretallet mener at protokollføring må ses sammen med begrunnelsesplikten. Protokollen er et nyttig redskap for oppdragsgivere for å kunne gi en god begrunnelse, et redskap for kontrollorganer og et redskap for leverandører som ber om innsyn. Kulturen for gode innkjøp starter med små kontrakter. Mindretallet mener også at det å stryke en så viktig bestemmelse vil kunne føre til en rekke klager til oppdragsgiver, som må bruke mer tid til å besvare hvordan man har gått frem i prosessen, enn på å skrive en protokoll. Protokollføring kan bidra til ryddige anskaffelsesprosesser og samtidig øke gjennomsiktigheten og dermed minske faren for korrupsjon og favorisering. Regelen om protokollføring skal ikke føre til at det er en plikt til underskrift og dermed sanksjonering av KOFA dersom dette er uteglemt. Mindretallet kan ikke se at flertallets forslag om å fjerne regelen om protokollføring vil gi noen forenklingsgevinst. Mot denne bakgrunn mener mindretallet at kravet om protokollføring må bestå inntil man har gode elektroniske systemer på plass.
Forarbeid