Ved gjennomføringen av anskaffelser som overstiger 100 000 kroner, gjelder et særlig skriftlighetskrav. Her har oppdragsgiver plikt til å føre protokoll, jf. § 3-2 første ledd. Plikten til å føre protokoll er en saksbehandlingsregel som på en særlig måte skal bidra til gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen. Leverandørene har rett til innsyn i anskaffelsesprotokollen først etter tildeling av kontrakt, jf. offentlighetsloven § 23 tredje ledd. Protokollen skal beskrive «alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen», jf. § 3-2 annet ledd. Som et minstekrav skal protokollen alltid omfatte opplysninger som fremgår av vedlegg 3 eller 4 til anskaffelsesforskriften. Ved anskaffelser mellom 100 000 kroner og 500 000 kroner skal protokollen inneholde følgende opplysninger, jf. vedlegg 3: Virksomhetens navn Protokollførers navn Kort beskrivelse av hva som skal anskaffes Kontraktens anslåtte verdi Hvilke tiltak som gjennomføres for å sikre reell konkurranse, og navn på leverandør(er) som har levert tilbud En konkret begrunnelse for hvorfor det eventuelt ikke gjennomføres konkurranse Hvis relevant, en begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser, fikk anledning til å delta i konkurranse, En kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen, Dato og protokollførers signatur Ved anskaffelser som overstiger 500 000 kroner, skal protokollen inneholde, jf. vedlegg 4: Virksomhetens navn og adresse Protokollførers navn Beskrivelse av hva som skal anskaffes, eller hvis relevant, hvilke anskaffelser det dynamiske innkjøpssystemet omfatter Kontraktens anslåtte verdi Hvilke forhold som tillater oppdragsgiver å gjøre bruk av prosedyrer som krever særskilt begrunnelse Navn på leverandører som ønsker å delta i konkurransen, og hvis relevant, leverandører som er valgt ut til å delta i konkurransen og grunnen for utvelgelsen Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser, fikk anledning til å delta i konkurransen Hvis relevant, navn på avviste leverandører og grunnen for avvisning Navn på alle leverandører som har levert tilbud Hvis relevant, grunnen til avvisning av tilbud som anses for å være unormalt lave Hvis relevant, årsak til at oppdragsgiver avlyser konkurransen Navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi Hvis relevant, andel av kontrakt eller rammeavtale som leverandører har til hensikt å overdra til tredjepart Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen Dato og protokollførers signatur
Forarbeid