Utvalget foreslår at det uttrykkelige skriftlighetskravet i gjeldende forskrift § 3-1 syvende ledd videreføres for anskaffelser over 100 000 kroner. Utvalget viser i denne sammenheng til at plikten til å føre protokoll for anskaffelser over 100 000 kroner, jf. gjeldende forskrift § 3-2, foreslås opphevet, jf. kapittel 14.3.2. Det vises videre til utvalgets forslag om å unnta alle anskaffelser under 100 000 kroner fra regelverket generelt, jf. kapittel 12.2. Skriftlighetskravet utledes av gjennomsiktighetsprinsippet. Det kan derfor argumenteres for at det gjelder et skriftlighetskrav uavhengig av om dette er kommet til uttrykk i en egen forskriftsbestemmelse. Utvalget har vanskelig for å se hvordan oppdragsgiver skal kunne sikre etterprøvbarhet for sine vurderinger og beslutninger på annen måte enn ved at de nedfelles skriftlig. Når utvalget likevel foreslår et uttrykkelig skriftlighetskrav, skyldes det dels at skriftlighet er av stor betydning for gjennomsiktigheten i en anskaffelsesprosess, dels at det ikke er like selvsagt for alle oppdragsgivere at gjennomsiktighetsprinsippet innebærer et krav om skriftlighet. Skriftlighetskravet bør derfor tydeliggjøres i regelverket. Skriftlighetskravet skal gjelde for vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver skal således ikke ha plikt til å nedtegne enhver opplysning «som har betydning for gjennomføringen av konkurransen», sml. ordlyden i gjeldende forskrift § 3-1 syvende ledd. Det er de sentrale vurderingene og beslutningene som oppdragsgiver skal ha plikt til å nedtegne, for eksempel knyttet til eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget, avvisning, utvelgelse, tildeling eller avlysning. Oppdragsgiver må vurdere konkret hvilke vurderinger og beslutninger som skal foreligge skriftlig, blant annet i lys av anskaffelsens art og verdi og hvilken prosedyre konkurransen gjennomføres etter. I denne sammenheng peker utvalget på at behovet for presiseringer og eksempler på relevante opplysninger som skal nedtegnes, best vil dekkes gjennom veiledninger til regelverket. Det stilles ingen formkrav til oppdragsgivers nedtegnelser. Eksempelvis vil det å ta vare på e-postkorrespondanse kunne være en god måte å sikre skriftlighet på. Avgjørende er at nedtegnelsene samlet sett vil kunne gi tredjepersoner en god forståelse av oppdragsgivers valg og vurderinger. Utvalget foreslår at skriftlighetskravet bare skal gjelde for anskaffelser over 100 000 kroner. Det vises i denne sammenheng til kapittel 12.2 og utvalgets forslag om at alle anskaffelser under 100 000 kroner unntas regelverket i sin helhet. Etter utvalgets vurdering er det uforholdsmessig ressurskrevende at oppdragsgiver skal ha en plikt til å nedfelle sine vurderinger skriftlig også ved de minste anskaffelsene. Et fritak fra skriftlighetskravet for disse anskaffelsene vil være best i tråd med formålet om effektiv ressursbruk. Når anskaffelsens verdi er så vidt liten, legger utvalget til grunn at leverandørenes interesse i å forfølge oppdragsgivers vurderinger også er begrenset.
Forarbeid