Oppdragsgiver kan spesifisere anskaffelsen ved hjelp av ulike tekniske standarder eller ved ytelses- eller funksjonskrav (tekniske spesifikasjoner). Et tilbud som ikke oppfyller disse standardene eller kravene, vil være å anse som et alternativt tilbud. Eksempelvis vil leverandøren kunne foreslå bruk av annet materiale eller en annen design eller konstruksjonsform enn oppdragsgiver har lagt opp til i konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver er ikke alltid kjent med den tekniske utviklingen og de løsningene som markedet kan tilby. Alternative tilbud kan således fremme innovasjon, føre til mer konkurranse og sikre at oppdragsgiver får dekket sine behov på best mulig måte. I det nye anskaffelsesdirektivet er det understreket at oppdragsgivere nettopp for å fremme innovasjon bør oppfordres til å tillate alternative tilbud så ofte som mulig. 274
Også andre hensyn enn innovasjon kan ivaretas gjennom alternative tilbud. Oppdragsgiver kan for eksempel ønske å vurdere om han skal velge mer miljøvennlige løsninger, eller løsninger med mindre funksjonalitet enn det oppdragsgiver selv har lagt opp til i konkurransegrunnlaget.
Et tilbud som fullt ut oppfyller kravene i konkurransegrunnlaget, er ikke et alternativt tilbud. Vurderingen av om et tilbud skal anses som et alternativt tilbud, avhenger særlig av hvordan oppdragsgiver har beskrevet anskaffelsen i konkurransegrunnlaget. Innenfor rammene av en behovsspesifikasjon vil leverandørene ha større rom for selv å foreslå egne løsninger enn der oppdragsgiver velger å angi detaljerte tekniske spesifikasjoner. Et tilbud som inneholder løsninger som oppfyller oppdragsgivers behov som beskrevet i en behovsspesifikasjon, er ikke et alternativt tilbud, men et normaltilbud.
Et alternativt tilbud er definert som et tilbud som er utarbeidet etter oppdragsgivers oppgitte alternative minimumskrav til ytelse eller funksjon, og eventuelle spesielle krav til utforming av tilbudet, jf. § 4-1 bokstav k. 275 Ifølge definisjonen foreligger det altså bare et alternativt tilbud, når oppdragsgiver benytter prosedyren for alternative tilbud.
Anskaffelsesforskriftens § 11-4 regulerer bruk av alternative tilbud. Det følger av denne at oppdragsgiver bare kan ta alternative tilbud i betraktning, der han uttrykkelig har tillatt dette i kunngjøringen. Oppdragsgiver må altså eksplisitt ta stilling til om han ønsker å motta eventuelle alternative tilbud. Gjør han det, må han i konkurransegrunnlaget angi de såkalte «alternative minstekravene» 276 til ytelse og funksjon. Slike minstekrav skal gjøre sammenligning med normaltilbud mulig. Det følger også av prinsippene om likebehandling og gjennomsiktighet at minstekravene skal være utformet klart. Hva som ligger i begrepet «alternative minstekrav» er nærmere omtalt under.
Videre skal oppdragsgiver angi eventuelle spesielle krav som stilles til utformingen av alternative tilbud (formkrav).
Regelen om at alternative tilbud positivt må tillates kan tilsynelatende virke begrensende på leverandørenes adgang til å levere alternative tilbud. Dette kunne tale for en motsatt regel, og en slik regel gjaldt da også etter de tidligere anskaffelsesdirektivene (dvs. fra før 2004): Det var tillatt å levere inn alternative tilbud, med mindre oppdragsgiver uttrykkelig hadde angitt at han ikke ville ta slike tilbud i betraktning. Dette ga imidlertid en rekke utfordringer. Mange oppdragsgivere tok ikke stilling til dette, og de glemte derfor å angi minstekravene til alternative tilbud, noe som i utgangspunktet må føre til avlysning av konkurransen. 277 Reglen ble derfor endret med direktiv 2004/18/EF.
Etter dagens regelverk er det bare tillatt å ta alternative tilbud i betraktning der tildelingskriteriet «det økonomisk mest fordelaktige tilbudet» anvendes. Samtlige tildelingskriterier som oppstilles, må være egnede til å evaluere og sammenligne alle tilbud – både tilbud som oppfyller de tekniske spesifikasjoner (normaltilbud) og alternative tilbud.
Ifølge FADs veileder er det ikke avklart om oppdragsgiver kan kreve at en leverandør må levere et normaltilbud sammen med et alternativt tilbud. Departementet mener likevel at det i mangel av et forbud må være adgang til dette.
Oppdragsgiver må avvise alternative tilbud som ikke oppfyller de alternative minstekravene, jf. kapittel 25.4.4. Han kan likevel ikke avvise tilbud utelukkende med den begrunnelse at kontrakten vil endre karakter fra en tjenestekontrakt til en varekontrakt, eller omvendt. I departementets veileder er det gitt som eksempel at oppdragsgiver etterspør en tjenestekontrakt om utvikling av programvare. Tillater han alternative tilbud, kan han altså ikke avvise en leverandør som leverer inn en ferdig utviklet programvare, som gjør anskaffelsen til varekjøp, bare av denne grunn.
Forkskriftens del III inneholder en identisk bestemmelse i § 20-4. Denne gjennomfører anskaffelsesdirektivet artikkel 24.
Bestemmelsen om alternative tilbud videreføres langt på vei i ny artikkel 45. Det vil altså fortsatt kun være mulig å levere inn alternative tilbud, når oppdragsgiver eksplisitt har tillatt dette. Dette forutsetter at oppdragsgiver fastsetter minimumskravene til alternative tilbud i konkurransegrunnlaget.
Det gjøres likevel noen endringer og presiseringer. For det første fremgår det uttrykkelig at oppdragsgiver kan kreve at leverandørene leverer inn alternative tilbud. Oppdragsgiver kan videre kreve at leverandører som leverer inn et alternativt tilbud også leverer et «normaltilbud».
For det andre er det ikke lenger noe krav at oppdragsgiver skal benytte et bestemt tildelingskriterium for å kunne tillate alternative tilbud – det vil nå også være mulig i en ren pris- og kostnadskonkurranse. 278 Det har for øvrig nå uttrykkelig blitt presisert i bestemmelsen at de valgte tildelingskriteriene skal gjelde både i forhold til alternative tilbud og normaltilbud.
Endelig har det blitt slått fast at alternative tilbud skal ha tilknytning til kontraktens gjenstand.
Utvalget er av den oppfatning at det er viktig å stimulere til innovasjon ved offentlige anskaffelser. Utvalget er imidlertid av den oppfatning at adgangen til å tillate alternative tilbud ikke er den beste måte å gå frem for å sikre innovasjon. En oppdragsgiver som ønsker å jobbe målrettet med innovasjon, bør heller gjøre dette ved å gå i dialog med markedet i forkant av anskaffelsen og ved å beskrive anskaffelsen ved en behovsspesifikasjon eller ved angivelse av funksjonskrav fremfor å stille detaljerte tekniske krav osv.