Den dokumentasjon som leverandørene legger frem som bevis for sine kvalifikasjoner, kan være uklar eller ufullstendig. Oppdragsgiver vil derfor kunne være usikker på om kvalifikasjonene er dokumentert, eller bli tvunget til å konstatere at kvalifikasjonene ikke er oppfylt der nødvendig dokumentasjon mangler. I slike situasjoner vil oppdragsgiver kunne ønske å innhente tilleggsdokumentasjon fra den aktuelle leverandøren før kvalifikasjonsvurderingen sluttføres. Oppdragsgivers adgang til å innhente tilleggsdokumentasjon er regulert i §§ 12-3 og 12-4. 240 Bestemmelsene gir en uttømmende regulering av denne adgangen. Det innebærer at oppdragsgiver ikke kan etterspørre dokumentasjon i større utstrekning enn disse reglene åpner for. Mens § 12-3 er en særnorsk regel, er § 12-4 en gjennomføring av direktivet 2004/18/EF artikkel 51 i norsk rett under EU/EØS-terskelverdiene. Bestemmelsene er utformet som «kan»-regler, og gir således oppdragsgiver en rett, men ikke plikt, til å etterspørre dokumentasjon. Leverandører som har levert uklar eller ufullstendig dokumentasjon, kan derfor ikke kreve at oppdragsgiver benytter hjemlene i §§ 12-3 og 12-4. Med andre ord er reglene begrunnet i hensynet til oppdragsgiver, ikke leverandørene. Når det er sagt, må oppdragsgiver som alltid utøve sitt skjønn i samsvar med de grunnleggende prinsippene. Forholdsmessighetsprinsippet vil kunne tilsi at oppdragiver har en plikt til å benytte adgangen til å etterspørre tilleggsdokumentasjon, særlig hvis beslutningen om å la være fremstår urimelig. 241 Likebehandlingsprinsippet innebærer videre at dersom en leverandør gis mulighet til å ettersende dokumentasjon, skal andre leverandører som har levert tilsvarende mangelfull dokumentasjon, gis samme mulighet. Etter § 12-3 kan oppdragsgiver sette en tilleggsfrist for ettersending av HMS-egenerklæring, skatteattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon for at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Offentlig tilgjengelig dokumentasjon omfatter blant annet firmaattester, regnskap og forskjellige offentlige godkjenninger. KOFA har ikke akseptert at det settes tilleggsfrist for ettersending av CV-er, 242 referanselister 243 eller kredittvurderinger 244 . Tilleggsfristen skal være «kort» og gjelde tilsvarende for alle leverandører. Oppdragsgiver skal ikke vurdere innkomne tilbud før tilleggsfristen har løpt ut. I § 12-4 er det fastsatt en adgang for oppdragsgiver til å be om at «fremlagte attester og dokumenter vedrørende krav til leverandøren suppleres eller utdypes». Dette er ment som en snever unntaksregel. Adgangen til å be om suppleringer og utdypninger bygger på en forutsetning om at leverandøren har fremlagt dokumentasjon som belyser om kvalifikasjonskravene er oppfylt. Hvis leverandøren overhodet ikke har fremlagt dokumentasjon i tilknytning til et kvalifikasjonskrav, vil oppdragsgiver ikke kunne gjøre nytte av regelen. Oppdragsgiver kan heller ikke benytte § 12-4 til å akseptere ny og eventuelt oppdatert informasjon fra leverandørene – denne dokumentasjonen er ikke supplerende eller utdypende. 245
Forarbeid