Utvalget foreslår å videreføre gjeldende regel om at oppdragsgiver skal ha plikt til å fastsette krav til dokumentasjon for oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav som blir stilt. Kravene skal angis sammen med kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget, jf. kapittel 20.2. I motsetning til både gjeldende og nye regler over EU/EØS-terskelverdiene ønsker utvalget ikke å foreslå detaljerte regler om dokumentasjon for anskaffelser under tersklene. Det skal være opp til oppdragsgiver selv å bestemme hva som er tilstrekkelig dokumentasjon. Når det er sagt, understreker utvalget at kravene til dokumentasjon må være forholdsmessige. For å sikre mest mulig effektiv ressursbruk både på oppdragsgiver- og leverandørsiden er det sentralt at oppdragsgiver ikke stiller strengere og mer omfattende krav til dokumentasjon enn det som er nødvendig ut fra kontraktens art og omfang. Motsatt må oppdragsgiver stå fritt til å stille lempelige krav til dokumentasjon, for eksempel egenerklæringer, hvis han mener det er hensiktsmessig. Utvalget har særskilt vurdert i hvilken grad anskaffelsesregelverket skal åpne for at leverandørene skal ha rett til å levere egenerklæringer som foreløpig bevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Problemstillingen er særlig aktuell i lys av utviklingen på EU/EØS-nivå knyttet til innføringen av det europeiske anskaffelsesdokumentet. Utvalget understreker at bruk av egenerklæringer som foreløpig bevis som utgangspunkt vil kunne være ressursbesparende i en anskaffelsesprosess. Det vil således kunne være et nyttig og treffende virkemiddel for å realisere formålet om effektiv ressursbruk og forenkling. Jo flere leverandører som deltar i konkurranse, jo større vil effektivitetsgevinstene kunne bli. For leverandørene er det helt opplagt at et system med egenerklæringer vil være ressursbesparende. De slipper i utgangspunktet å legge frem potensielt omfattende dokumentasjon for oppfyllelse av ett eller flere kvalifikasjonskrav. I stedet kan de nøye seg med en enkel erklæring hvor de bekrefter å inneha de etterspurte kvalifikasjonene. En egenerklæringsordning bygger med dette på tillit til at leverandørene foreløpig bare bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskrav så langt det eksisterer annen dokumentasjon for at kravene faktisk er oppfylt. Eventuelle brudd på denne tilliten vil som utgangspunkt likevel ikke lede til at ikke-kvalifiserte leverandører blir tildelt kontrakt, så lenge oppdragsgiver krever fremlagt underliggende dokumentasjon fra valgte leverandør. Utvalget peker i denne sammenheng på at oppdragsgiver vil kunne ha plikt til å avvise leverandører som ikke legger frem nødvendig dokumentasjon. Hvis en leverandør gir feilaktige opplysninger i en egenerklæring, foreligger dessuten selvstendig avvisningsgrunn, jf. kapittel 25.3.2. En egenerklæringsordning vil også kunne være ressursbesparende for oppdragsgiver, som slipper å måtte vurdere dokumentasjon fra alle leverandørene. Oppdragsgiver kan nøye seg med å bruke ressurser på vurdering av valgte leverandørs dokumentasjon for å forsikre seg om at denne leverandøren faktisk er kvalifisert. Hensynet til oppdragsgivere som ønsker fremlagt nødvendig dokumentasjon, ivaretas gjennom regler om plikt for leverandørene til å fremlegge slik dokumentasjon på forespørsel fra oppdragsgiver. Når dette er sagt, vil oppdragsgiver likevel i noen situasjoner kunne ha interesse i at leverandørene legger frem nødvendig dokumentasjon allerede sammen med tilbudet eller i en forespørsel om å delta i konkurransen. Da vil det ikke være ressursbesparende for oppdragsgiver å måtte vente til etter utløpet av tilbudsfristen eller fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen før han kan kreve fremlagt slik dokumentasjon. Dette gjør seg særlig gjeldende for annen dokumentasjon enn den som omfattes av bestemmelsen i nytt direktiv artikkel 59, dvs. for dokumentasjon som ikke utstedes av offentlige myndigheter eller uavhengige tredjeparter. Eksempler på slik annen dokumentasjon kunne være ved krav om innlevering av vareprøver eller diverse redegjørelser og beskrivelser fra leverandøren om for eksempel leverandørens tekniske fasiliteter og metoder for kvalitetssikring. For denne typen dokumentasjon vil det kunne kreve en subjektiv vurdering av om leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, og det vil være vanskelig for oppdragsgiver å skulle vurdere dette på bakgrunn av en egenerklæring. Dette vil særlig være utfordrende i begrensede konkurranser hvor det settes en grense for antall leverandører som vil bli invitert til å levere tilbud. Utvelgelse vil ofte være basert på hvilke leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene best, jf. kapittel 17.2. Utvalget foreslår mot denne bakgrunn å innføre en regel tilsvarende nytt direktiv artikkel 59 under EU/EØS-terskelverdiene. Utvalget foreslår med dette å forskriftsfeste en rett for leverandørene til å levere egenerklæring som foreløpig bevis for dokumentasjon som utstedes av offentlige myndigheter eller uavhengige tredjeparter. En slik egenerklæring behøver ikke være utformet som det europeiske anskaffelsesdokumentet. Utvalget foreslår videre at denne rettigheten for leverandørene suppleres med en adgang for oppdragsgiver til alltid å kunne tillate egenerklæringer som foreløpig bevis også for annen dokumentasjon, såfremt dette fremgår av konkurransedokumentene. Hvis oppdragsgiver ikke har åpnet for dette i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, skal oppdragsgiver heller ikke akseptere egenerklæringer som foreløpig bevis. Da får oppdragsgiver den nødvendige fleksibilitet til selv å vurdere om det kan være hensiktsmessig å tillate egenerklæring som foreløpig erstatning for etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiver skal i begge tilfeller ha mulighet til å kreve fremlagt den dokumentasjon som egenerklæringen trer i stedet for, på ethvert tidspunkt etter at fristen for å levere tilbud eller forespørsel om å delta i konkurransen har løpt ut. Oppdragsgiver kan således forsikre seg om at leverandørene faktisk kan bevise at de besitter de etterspurte kvalifikasjonene, før han bruker ressurser på å vurdere tilbudene mv. Dette vil være særlig hensiktmessig når oppdragsgiver skal velge ut leverandører til å levere tilbud i en begrenset konkurranse eller til å delta i forhandlinger. En utvelgelse basert på egenerklæringer vil i slike situasjoner innebære en risiko for at leverandører som ikke er kvalifiserte eller som for øvrig ikke kan legge frem nødvendig dokumentasjon, blir invitert til å levere tilbud eller delta i forhandlinger til fortrengsel for andre leverandører som er kvalifisert.
Forarbeid