Oppdragsgiver står ikke fritt til å gjøre endringer i konkurransegrunnlaget underveis i en konkurranse. Prinsippene om gjennomsiktighet og likebehandling setter begrensninger for endringsadgangen. Særlig hensynet til de leverandørene som har avstått fra å delta i konkurransen tilsier at adgang til å gjøre endringer må være begrenset. 222 Dersom en leverandør har avstått fra å delta basert på den informasjon som ble kjent på kunngjøringstidspunktet, kan det ikke utelukkes at denne leverandøren ville ha deltatt dersom han hadde kjent til de etterfølgende endringene. Før tilbudsfristen løper ut, kan oppdragsgiver foreta «rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige», jf. anskaffelsesforskriften § 8-2 første ledd første punktum. 223 Hva som utgjør en vesentlig endring, må avgjøres ut fra en konkret helhetsvurdering. Det sentrale elementet i vurderingen vil være hensynet til potensielle leverandører. Hvis endringen har som konsekvens at andre leverandører ville kunne hatt interesse av å levere inn tilbud i konkurransen, vil den som utgangspunkt være vesentlig. 224 Et særlig spørsmål er om oppdragsgiver kan gjøre endringer i krav som er absolutte (minstekrav). KOFA synes å ha lagt til grunn at det avgjørende også i slike tilfeller må være om minstekravet er av en slik karakter at det er avgjørende for potensielle leverandørers valg om å delta i konkurransen. 225 Når oppdragsgiver gjør endringer, skal de umiddelbart sendes til alle leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget, jf. § 8-2 annet ledd første punktum. I dette ligger en forutsetning om at endringene gjøres skriftlig (jf. uttrykket «sendes»). Tilsvarende skal oppdragsgiver meddele alle leverandører om informasjon som gis på forespørsel fra en enkelt leverandør, jf. annet punktum. Etter § 8-2 tredje ledd vil endringer som kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til dem i tilbudet, utløse en plikt til å forlenge tilbudsfristen forholdsmessig. Hvor lang fristforlengelsen skal være, må vurderes konkret. Alle leverandører skal varsles om fristforlengelsen snarest. Så lenge de får tilstrekkelig tid til å innarbeide de aktuelle endringene i sine tilbud, er deres interesser i hovedsak ivaretatt. Det kan imidlertid tenkes at en leverandør som har begynt å skrive tilbud basert på det opprinnelige konkurransegrunnlaget, avstår fra å levere tilbud basert på de aktuelle endringene, fordi endringene innebærer at han ikke lenger kan eller vil levere tilbud. Hensynet til ressursbruken hos deltakende leverandører har derfor også en viss betydning. Etter at tilbudsfristen har løpt ut, gjelder ikke lenger adgangen til å gjøre endringer etter § 8-2 første ledd. Det klare utgangspunktet da er at adgangen til å gjøre endringer er stengt. Det er også slått fast av klagenemnda i en rekke saker vedrørende anbudskonkurranser. 226 Her er det ikke hensynet til potensielle leverandører som begrunner et absolutt forbud, men hensynet til gjennomsiktighet for leverandører som deltar i konkurransen. Det er likevel et åpent spørsmål om oppdragsgiver kan redusere anskaffelsens omfang, og dermed foreta en endring i konkurransegrunnlaget, ved å avlyse konkurransen delvis etter avlysningsregelen i § 13-1 første ledd. En slik delvis avlysning kan imidlertid påvirke både potensielle leverandørers og deltakende leverandørers interesse for kontrakten. Avgjørende praksis foreligger ikke. Til tross for det klare utgangspunktet om at endringer etter tilbudsfristens utløp ikke er tillatt, har KOFA åpnet for at det likevel kan gjøres ikke-vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget i en konkurranse med forhandling. KOFA uttalte følgende i sak 2005/68: «Klagenemnda vurderer så om endringene i konkurransegrunnlaget som ble gjort under forhandlingene, var i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. Etter forskrift om anskaffelser § 9-3 (4) 227 er det adgang til å forhandle om endringer av alle sider av tilbudene. Det er imidlertid på det rene at forhandlingsadgangen er videre enn som så, ved at oppdragsgiver også kan gjøre visse endringer i konkurransegrunnlaget. Nettopp behovet for å endre konkurransegrunnlaget begrunner at konkurranse med forhandling i nærmere angitte tilfeller kan benyttes også over EØS-terskelverdiene, jf. § 4-2. Hensynet til leverandører som bevisst lar være å delta i konkurransen, og hensynet til forutberegnelighet og gjennomsiktighet for tilbyderne, tilsier imidlertid at forutsetningene for konkurransen ikke kan endres vesentlig. I en kontrakt av denne typen er det påregnelig for leverandørene at det vil skje endringer av spesifikasjonene.» 228 Adgangen til å gjøre ikke-vesentlige endringer i konkurransegrunnlaget etter tilbudsfristens utløp er altså knyttet opp til forhandlingsinstituttet. På denne måten gir konkurranse med forhandling oppdragsgiver en fleksibilitet som anbudskonkurranser ikke gir. Endringsadgangen antas for øvrig å være begrenset til beskrivelsen av anskaffelsen og kontraktsvilkårene. Etter at kontrakt er inngått , vil konkurransegrunnlaget være en del av kontrakten. Følgelig gjelder forbudet mot å gjøre vesentlige endringer i kontrakten, jf. kapittel 15.5. Her vil det være hensynet til alle potensielle leverandører i markedet som må vektlegges. Vesentlige endringer gjør at anskaffelsen anses som en ny kontrakt, som skulle vært kunngjort for andre mulige interesserte leverandører.
Forarbeid