I gjeldende forskrift er det gitt regler om en særlig digitalisert metode for gjennomføring av en anskaffelsesprosess – dynamiske innkjøpsordninger. Identiske regler gjelder over EU/EØS-terskelverdiene, jf. § 15-4. Reglene gjennomfører direktiv 2004/18/EF artikkel 33 i norsk rett.
En dynamisk innkjøpsordning er definert slik i anskaffelsesforskriften § 4-2 bokstav e:
«en fullstendig elektronisk prosess for å foreta ordinære anskaffelser, hvis karakteristikker, slik de foreligger på markedet, oppfyller den offentlige oppdragsgiverens krav. Ordningen er begrenset i varighet og er åpen i gyldighetsperioden for alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, og som har levert et veiledende tilbud som er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget…»
Dynamiske innkjøpsordninger har klare likhetstrekk både med rammeavtaler og med kvalifikasjonsordninger i forsyningsforskriften, jf. forsyningsforskriften § 7-10. De egner seg godt til å anskaffe standardiserte varer, typisk kontorrekvisita. Bakgrunnen for ordningen er at oppdragsgiver ved bruk av elektroniske løsninger på en billig og rask måte kan evaluere tilbudsinformasjon fra mange leverandører, inkludert data som er gjort tilgjengelig gjennom elektroniske varekataloger. 218 Størst mulig konkurranse sikres gjennom et system for at oppdragsgiver til enhver tid mottar tilbud fra så mange leverandører som mulig.
Gjennomføringen av en anskaffelse med en dynamisk innkjøpsordning skal skje gjennom følgende tre steg:
Oppdragsgiver kunngjør en åpen anbudskonkurranse hvor det gjøres klart at oppdragsgiver vil etablere en dynamisk innkjøpsordning.
Interesserte leverandører leverer veiledende tilbud som angir om de kan levere de forespurte ytelsene. Oppdragsgiver må kontinuerlig slippe alle interesserte leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, inn i systemet.
Oppdragsgiver må kunngjøre konkurranse om den enkelte kontrakt, slik at alle interesserte leverandører som foreløpig ikke er registrert, gis anledning til å delta. Oppdragsgiveren inviterer så alle registrerte leverandører til å levere tilbud.
Dynamiske innkjøpsordninger er imidlertid ikke blitt benyttet i særlig grad i praksis, verken over eller under EU/EØS-terskelverdiene.
Ifølge den nye direktivbestemmelsen i artikkel 34 plikter medlemsstatene å la oppdragsgiverne få anvende dynamiske innkjøpsordninger.
Ordningen er forenklet og effektivisert på flere måter i forhold til dagens ordning. For det første ved at tilbyderne ikke lenger må inngi såkalt veiledende (og ikke bindende) tilbud for å kunne bli tatt opp i ordningen. For det annet ved at kravet om at oppdragsgiver forut for hver enkelt kontrakt skal publisere en forenklet kunngjøring, med mulighet for potensielle leverandører til å inngi veiledende tilbud, er tatt ut av det nye direktivet. Videre er fristene forkortet. Ordningen er heller ikke tidsbegrenset, men kan etableres som en varig ordning.
I det nye direktivet er dynamisk innkjøpsordning basert på en begrenset anbudskonkurranse (i stedet for en åpen anbudskonkurranse) og åpner opp for permanent kunngjøring i stedet for ad hoc forenklet kunngjøring. Den nye modifiserte dynamiske innkjøpsordningen kan skjematiseres på følgende måte: Kunngjøring av konkurranse – forespørsel om deltakelse – vurdering av kvalifikasjoner – adgang til systemet.
De enkelte kontrakter som er basert på ordningen tildeles på følgende måte: Invitasjon til å inngi tilbud sendes til alle som på dette tidspunktet er tatt opp i ordningen – innlevering av tilbud – vurdering i forhold til tildelingskriterier – tildeling av kontrakt.
Alle økonomiske aktører som sender inn en søknad om deltakelse, og som oppfyller utvelgelseskriteriene/kvalifikasjonskravene, vil ha rett til å delta i anskaffelsesprosedyrer som foretas via en dynamisk innkjøpsordning så lenge den varer. Denne innkjøpsteknikken gjør det mulig for oppdragsgiver å ha tilgjengelig et spesielt bredt spekter av leverandører og dermed mulighet for å sikre optimal bruk av offentlige midler på grunnlag av omfattende konkurranse hvor det dreier seg om alminnelig brukte eller standardiserte varer, bygg- og anleggsarbeider eller tjenester som generelt er tilgjengelig på markedet (hyllevarer).
Utvalget foreslår at gjeldende bestemmelser om dynamiske innkjøpsordninger strykes, og at de nye direktivbestemmelsene ikke gjennomføres under EU/EØS-terskelverdiene. Verdien av det som anskaffes gjennom en (potensielt permanent) dynamisk innkjøpsordning, vil i de fleste tilfeller overstige EU/EØS-terskelverdiene. Utvalget ser derfor ikke behovet for at ordningen skal reguleres under terskelverdiene. Videre mener et flertall i utvalget at oppdragsgiver, dersom det er ønskelig, uansett vil kunne benytte seg av denne ordningen som en del av tilbudskonkurranser i del II, forutsatt at dette beskrives i konkurransegrunnlaget, jf. kapittel 7.2. Utvalget overlater til departementet å utforme bestemmelsen i del III.