Utvalget foreslår at gjeldende regler om kommunikasjon erstattes av reglene i nytt direktiv artikkel 22. Med dette foreslår utvalget at oppdragsgiver som hovedregel skal ha plikt til å bruke elektronisk kommunikasjon under gjennomføringen av en konkurranse. For anskaffelser over EU/EØS-terskelverdiene har norske myndigheter plikt til å etablere elektroniske løsninger til oppfyllelse av direktivets krav senest innen 18. oktober 2018, og 18. april 2017 for innkjøpssentraler. Utvalget forutsetter at de løsninger som blir etablert for å oppfylle direktivets krav, senest samtidig blir innført også for anskaffelser under EU/EØS-terskelverdiene. Utvalget overlater den nærmere gjennomføringen til departementet. Etter utvalgets vurdering er etablering av effektive fellesløsninger for elektronisk kommunikasjon et viktig bidrag til å redusere transaksjonskostnadene for både oppdragsgivere og leverandører. Slike løsninger vil særlig kunne bidra til å redusere risikoen for feil knyttet til utforming og levering av tilbud og forespørsler om å delta i konkurransen, som igjen ofte leder til plikt eller rett for oppdragsgiver til å avvise leverandører og tilbud. Ved elektronisk kommunikasjon vil man med andre ord i stor grad unngå at slike avvisningsspørsmål oppstår. Utvalget ser det også som den klart mest effektive løsningen at anskaffelser under EU/EØS-terskelverdiene gjennomføres med de samme kommunikasjonsverktøyene som over tersklene. Slik vil både oppdragsgivere og leverandører slippe å måtte forholde seg til forskjellige systemløsninger og rutiner, avhengig av anskaffelsens anslåtte verdi. Utvalget forutsetter at norske myndigheter etablerer nødvendige tekniske felleskomponenter og -tjenester, eventuelt også godkjenningsordninger, for å sikre oppdragsgivere og leverandører enkel tilgang til verktøy for elektronisk kommunikasjon i anskaffelsesprosessen. Videre ønsker utvalget at nye løsninger – til tross for at direktivet ikke stiller krav om dette – går så langt som mulig i å legge til rette for utveksling av elektronisk prosesserbar informasjon i alle faser av en anskaffelsesprosess. Samlet sett innebærer dette at man vil gå betydelig lenger i å digitalisere offentlige anskaffelsesprosesser enn det som er tilfellet i Norge i dag. Når det spesielt gjelder levering av tilbud, ser utvalget et særlig behov for forenkling. Gjeldende regler om utforming av tilbud i § 11-2 har gitt opphav til nokså omfattende praksis fra KOFA om blant annet rettidig levering og lukking og merking av tilbud, jf. kapittel 24. Utvalget foreslår at det allerede innen 1. januar 2016 etableres en løsning for elektronisk levering knyttet til Doffin. Doffin er i dag en viktig portal for elektronisk kommunikasjon mellom offentlige oppdragsgivere og leverandører. En løsning for elektronisk levering av tilbud vil utvide denne funksjonaliteten og bidra til å forenkle og effektivisere anskaffelsesprosessen.
Forarbeid