I nytt direktiv artikkel 22 er det gitt nye regler om kommunikasjon. Hovedendringen fra gjeldende rett er at all informasjonsutveksling som hovedregel nå skal skje ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler i henhold til direktivets krav, jf. artikkel 22 nr. 1. Oppdragsgiver kan altså ikke lenger fritt velge post eller telefaks i stedet. Med dette løftes elektronisk kommunikasjon frem som den primære kommunikasjonsform mellom oppdragsgiver og leverandører frem til og med levering av tilbud.
Det er i direktivet gjort visse unntak fra oppdragsgivers plikt til å kreve bruk av elektronisk kommunikasjon ved innlevering av tilbud, jf. artikkel 22 nr. 1 annet ledd. Det gjelder blant annet hvis konkurransens art innebærer at bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler vil kreve særlige IKT-verktøy eller filformater som ikke er allment tilgjengelig eller ikke kan behandles av alminnelig tilgjengelig programvare, hvis oppdragsgiver krever at leverandørene skal levere fysiske modeller eller lignende, og hvis tilbudenes innhold vil kreve bruk av særlig kontorutstyr som ikke er alminnelig tilgjengelig hos oppdragsgiver. I disse tilfellene skal tilbud leveres med post eller på annen egnet forsendelsesmåte. Unntak gjelder også hvis det er nødvendig å levere tilbud med andre kommunikasjonsmidler på grunn av sikkerhetsbrudd ved den elektroniske kommunikasjonsløsningen eller for å beskytte opplysninger av særlig følsom karakter, jf. artikkel 22 nr. 1 fjerde ledd.
Kommunikasjonsmidlene som benyttes, skal være ikke-diskriminerende, være allment tilgjengelige og virke sammen med allment brukt IKT-verktøy, og ikke begrense leverandørenes tilgang til konkurransen, jf. artikkel 22 nr. 1. Dette tilsvarer kravene til løsninger for bruk av elektronisk kommunikasjon i gjeldende forskrift, jf. § 7-1 andre og tredje ledd. Oppdragsgiver kan på visse vilkår stille krav om bruk av verktøy og løsninger som ikke er allment tilgjengelige, men oppdragsgiver må da også tilby alternative kommunikasjonsmåter, jf. artikkel 22 nr. 4 og 5.
Gjeldende krav om å sikre tilbudenes fortrolighet er videreført, jf. artikkel 22 nr. 3. Gjeldende krav om at oppdragsgiver ikke skal kunne undersøke innholdet i tilbudene før innleveringsfristen er løpt ut, er imidlertid endret og nå formulert kun som en plikt til ikke å undersøke innholdet i tilbudene før fristen. Elektroniske kommunikasjonsmidler skal for øvrig tilfredsstille nærmere krav som er fastsatt i vedlegg IV til direktivet.
Det er også gjort noen endringer i kravene til elektronisk signering av tilbud, jf. artikkel 22 nr. 6 bokstav c. Der det tidligere var et krav til bruk av avanserte signaturer, åpnes det nå for at den enkelte medlemsstat (eller den enkelte oppdragsgiver hvis det ikke etableres felles nasjonale løsninger) fastsetter kravene til bruk av elektronisk signatur basert på en risikovurdering. I den utstrekning risikovurderingen leder til krav om bruk av avanserte elektroniske signaturer, stiller direktivet krav til anerkjenning av slike signaturer når de er støttet av kvalifiserte sertifikater som er oppført på såkalt «positivliste». Det er også stilt krav til signaturformater og valideringsmuligheter med videre. Direktivet inneholder også en referanse til direktiv 1999/93/EF om e-signaturer.
Direktivet stiller ikke krav om at de elektroniske løsningene som etableres, skal være basert på utveksling av strukturerte data som kan behandles automatisk. Elektroniske kommunikasjonsløsninger kan derfor være begrenset til utveksling av tradisjonelle elektroniske dokumenter, såfremt de nærmere kravene i artikkel 22 og vedlegg IV blir ivaretatt.
Oppdragsgiver og leverandører kan kommunisere muntlig om ikke-vesentlige elementer i anskaffelsesprosessen, jf. artikkel 22 nr. 2. Vesentlige elementer er definert som anskaffelsesdokumentene, forespørsler om å delta i konkurransen og bekreftelser på dette, samt tilbud. Muntlig kommunikasjon skal dokumenteres i tilstrekkelig grad.
Reglene om elektronisk kommunikasjon i artikkel 22 nr. 1 skal være gjennomført i norsk rett innen 18. oktober 2018, jf. artikkel 90 nr. 2. For innkjøpssentraler er fristen 18. april 2017.
Utvalget har innhentet innspill fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) om hvordan direktivets regler om elektronisk kommunikasjon vil kunne gjennomføres i norsk rett. Innspillene oppsummeres som følger:
Det må etableres en løsning for elektronisk innlevering, oppbevaring og åpning av tilbud og forespørsler om delta i en konkurranse.
Løsningen må ha funksjonalitet for: autentisering av brukere og signering av innlevert materiale (krav til nivå på signatur fastsettes etter risikovurdering) registrering eller opplasting av tilbud (ved hjelp av alminnelig tilgjengelige verktøy og løsninger eller løsninger som gjøres tilgjengelig av oppdragsgiver) tidsstempling og kvitteringsmekanisme til leverandør (beviser rettidig levering) oppdragsgivers åpning eller overføring av innlevert materiale (maskin-til-menneske-grensesnitt eller maskin-til-maskin-integrasjon, eksempelvis med KGV- eller arkivløsninger), inkludert løsning for autentisering av oppdragsgiver og registrering av tidspunkt for åpning av innlevert materiale, og håndtering av utenlandske tilbydere, inkludert oppfyllelse av krav til (alternativ) dokumentasjon og støtte for eID og sertifikater utstedt av utenlandske tillitstjenester.
Løsningen må ha funksjonalitet for:
autentisering av brukere og signering av innlevert materiale (krav til nivå på signatur fastsettes etter risikovurdering)
registrering eller opplasting av tilbud (ved hjelp av alminnelig tilgjengelige verktøy og løsninger eller løsninger som gjøres tilgjengelig av oppdragsgiver)
tidsstempling og kvitteringsmekanisme til leverandør (beviser rettidig levering)
oppdragsgivers åpning eller overføring av innlevert materiale (maskin-til-menneske-grensesnitt eller maskin-til-maskin-integrasjon, eksempelvis med KGV- eller arkivløsninger), inkludert løsning for autentisering av oppdragsgiver og registrering av tidspunkt for åpning av innlevert materiale, og
håndtering av utenlandske tilbydere, inkludert oppfyllelse av krav til (alternativ) dokumentasjon og støtte for eID og sertifikater utstedt av utenlandske tillitstjenester.
Forskjellige løsninger for teknisk implementering av en allment tilgjengelig innleveringsfunksjonalitet bør utredes. En slik løsning vil logisk sett, uavhengig av teknisk implementering, kunne fremstå i brukergrensesnittet som en integrert del av Doffin.
Forskjellige løsninger for å sikre tilgang til utvidet funksjonalitet for å kunne hente ut de fulle gevinstene ved elektronisk kommunikasjon (dvs. innlevering av strukturert, prosesserbar informasjon) bør vurderes som ledd i en bredere utredning om digitalisering av hele anskaffelsesprosessen.