I gjeldende forskrift er det oppstilt nærmere regler om kommunikasjon ved gjennomføringen av konkurranse, jf. forskriftens kapittel 7. De samme reglene gjelder over EU/EØS-terskelverdiene, jf. forskriftens kapittel 16. Reglene gjennomfører direktiv 2004/18/EF artikkel 42 norsk rett. Etter § 7-1 første ledd kan oppdragsgiver bestemme at kommunikasjonen i konkurransen skal foregå ved post, telefaks eller elektronisk kommunikasjon. Oppdragsgivers valg av kommunikasjonsmidler er begrenset av krav som er oppstilt i § 7-1 annet til fjerde ledd. Valgte kommunikasjonsmidler skal være allment tilgjengelige og ikke være begrensende for leverandørenes adgang til konkurransen, jf. § 7-1 annet ledd. Ved elektronisk kommunikasjon må også valgte sikkerhetstjenester og sikkerhetsprodukter være ikke-diskriminerende, allment tilgjengelige og fungere med kommunikasjonsløsninger som er i alminnelig bruk, jf. § 7-1 tredje ledd. I tillegg skal all kommunikasjon og utveksling og lagring av informasjon skje på en måte som sikrer at innholdet i og fortroligheten til et dokument bevares, jf. § 7-1 fjerde ledd første punktum. Oppdragsgiver skal ikke kunne undersøke innholdet i tilbud eller forespørsler om å delta i en konkurranse før etter utløpet av fristen som er satt for levering, jf. annet punktum. Ved elektronisk kommunikasjon gjelder i tillegg følgende krav til systemer for overføring og mottak av tilbud og forespørsler om å delta i konkurranse, jf. § 7-3 første ledd: Elektroniske signaturer skal oppfylle kravene i forskrift 21. november 2005 nr. 1296 om frivillige selvdeklarasjonsordninger, jf. bokstav a Nøyaktig klokkeslett og dato for mottak av tilbud eller forespørsel om å delta i konkurransen skal kunne fastlås med sikkerhet, jf. bokstav b Det skal med rimelighet sikres at ingen får tilgang til forespurte opplysninger før utløpet av fristen, jf. bokstav c Kun autoriserte personer skal kunne fastsette eller endre datoene for åpning av mottatte opplysninger, jf. bokstav d Kun autoriserte personer som opptrer sammen, skal kunne få adgang til alle eller deler av de innsendte opplysninger, jf. bokstav e Autoriserte personer som opptrer sammen, skal kun få adgang til de innsendte opplysninger etter den anførte dato, jf. bokstav f Opplysninger som er mottatt og åpnet i overensstemmelse med de foreliggende krav, skal kun være tilgjengelig for autoriserte personer, jf. bokstav g Nødvendige dokumenter, sertifikater og erklæringer som ikke finnes elektronisk, skal leverandøren levere i samsvar med kravene til utforming av tilbud i § 11-2 første ledd, jf. § 7-3 annet ledd. Hva særlig gjelder levering av tilbud, følger det av § 11-2 første ledd at de skal sendes direkte eller per post. Oppdragsgiver kan imidlertid bestemme at tilbud også skal leveres elektronisk, jf. § 7 første ledd og § 11-2 tredje ledd. KOFA har lagt til grunn at oppdragsgiver ikke kan bestemme at tilbudene kan leveres med vanlig e-post, fordi vanlig e-post ikke oppfyller forskriftens spesielle krav til elektroniske kommunikasjonsmidler i § 7-3 første ledd. 215 Det samme er lagt til grunn for levering av tilbud i minikonkurranse under en parallell rammeavtale. 216 I praksis krever elektronisk levering av tilbud og forespørsel om å delta i konkurransen at oppdragsgiver benytter egne systemløsninger, for eksempel KGV eller e-post med særlige sikkerhetsmekanismer (kryptering med videre). I dag eksisterer ikke fellesløsninger for elektronisk levering. I § 7-2 er det gitt særlige regler om forespørsler om å delta i konkurransen. Leverandørene skal alltid kunne fremsette en forespørsel om konkurransedeltakelse på telefon, jf. § 7-2 første ledd. I så fall skal leverandøren sende skriftlig bekreftelse før fristen for forespørsel om konkurransedeltakelse løper ut. Leverandørene har også mulighet til å fremsette en forespørsel om konkurransedeltakelse ved telefaks, jf. § 7-2 annet ledd. I slike tilfeller har oppdragsgiver rett, men ikke plikt, til å kreve forespørselen bekreftet per post eller elektronisk kommunikasjon, såfremt dette er nødvendig av bevishensyn. Krav om slik bekreftelse og fristen for levering skal fremgå av kunngjøringen.
Forarbeid