Konkurranser om offentlige kontrakter kan gjennomføres fullstendig papirløst, gjennom bruk av elektroniske dokumenter eller basert på strukturert, prosesserbar informasjon. Økende grad av digitalisering gir økende grad av forenkling og effektivisering ved gjennomføring av konkurranser, både for oppdragsgivere og leverandører. Jf. figur 18.2. Figur 18.2 Forenkling og effektivisering ved økt grad av digitalisering I sin enkleste form erstatter elektroniske løsninger tradisjonelle papirbaserte rutiner og fysisk dokumenthåndtering med tilsvarende elektroniske rutiner og dokumenter. Dette effektiviserer kommunikasjonen mellom oppdragsgiver og leverandører, og fjerner blant annet behovet for fysisk levering av tilbud og forespørsler om å delta i en konkurranse. Slike enkle elektroniske løsninger legger imidlertid ikke særskilt til rette for gjenbruk av informasjon i prosesstegene eller mellom oppdragsgiver og leverandør. I sin mer avanserte form vil derimot elektroniske løsninger gi grunnlag for at strukturert informasjon kan gjenbrukes og prosesseres allerede fra utformingen av kunngjøring og konkurransegrunnlag. Allerede i dag finnes løsninger for elektronisk gjennomføring av konkurransen, blant annet støtte for å lage konkurransegrunnlag ved å definere prosesser og maler, dele konkurransegrunnlag (gjerne integrert med Doffin), ta i mot tilbud, evaluere tilbud og tildele kontrakt. En del oppdragsgivere benytter slike løsninger etter eget initiativ gjennom elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). Oppdragsgivere og leverandører opplever at disse verktøyene i stor grad forenkler anskaffelsesprosessen, blant annet i forbindelse med levering av tilbud. Bruk av KGV-løsninger er frivillig og har så langt vært finansiert ved at oppdragsgivere kjøper tilgang til løsningene som nettbaserte tjenester. Leverandører betaler ikke for tilgang til løsningene, men må gjerne forholde seg til ulike løsninger med forskjellig brukergrensesnitt og funksjonalitet, avhengig av hvilken KGV-løsning oppdragsgiveren har valgt. Ulike løsninger har ført til at terskelen for å benytte verktøyene er blitt høyere på grunn av tilpasningskostnader, utfordringer med systemintegrasjon samt økt behov for opplæring. Det finnes ingen eksakt oversikt over utbredelse og bruk av KGV-løsninger, men det antas at nærmere en av fire konkurranser som kunngjøres på Doffin, gjennomføres med støtte av KGV-løsninger. For å gjøre anskaffelsesprosessen gjennomgående digital mangler man i dag imidlertid effektive elektroniske fellesløsninger for levering av tilbud og forespørsel om å delta i en konkurranse.
Forarbeid