Et viktig bidrag til forenkling og effektivisering av offentlige anskaffelsesprosesser er å legge til rette for digitalisering, dvs. at alle faser understøttes av elektroniske løsninger – fra oppdragsgivers arbeid med å definere anskaffelsesbehovet og planlegge anskaffelsen, via konkurransegjennomføring og inngåelse av kontrakt, til kontraktsoppfølging og betaling for ytelsene som leverandøren presterer, jf. figur 18.1. Strukturert, prosesserbar informasjon vil kunne gjenbrukes i prosesstegene og på tvers av involverte aktører, både internt i oppdragsgivers organisasjon, i samhandling med leverandørene og som ledd i innhenting av dokumentasjon fra offentlige myndigheter. Dette vil kunne lede til betydelige ressursbesparelser for både oppdragsgivere og leverandører.
Figur 18.1 Anskaffelsesprosessens tre faser
I Norge i dag er deler av anskaffelsesprosessen allerede digitalisert:
Hva gjelder planleggingsfasen, finnes blant annet elektroniske løsninger for analyse av forbrukstall og forbruksmønstre, basert på gjenbruk av informasjon i økonomisystemer og elektroniske bestillingsløsninger. Slike løsninger kan gi grunnlag for innkjøpsstrategier og innkjøpsplaner, og benyttes i dag hos flere større oppdragsgivere.
I konkurransefasen har oppdragsgiver plikt til å kunngjøre konkurranse på Doffin ved tildeling av kontrakter som overstiger 500 000 kroner, og en del oppdragsgivere benytter elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), blant annet for publisering av konkurransegrunnlag og mottak av tilbud og forespørsler om å delta i en konkurranse.
Også for kontraktsoppfølgingsfasen finnes elektroniske løsninger. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har gjennom en femårig satsing lagt til rette for økt bruk av elektronisk katalog- og ordrehåndtering, og fra 1. juli 2012 har statlige oppdragsgivere hatt plikt til å kreve faktura i «Elektronisk handelsformat» (EHF). 213
Det gjenstår imidlertid mye arbeid før alle ledd i anskaffelsesprosessen er digitalisert.
I det nye anskaffelsesdirektivet løftes digitalisering av konkurransefasen frem som et viktig effektiviserings- og forenklingsgrep. Særlig fremhevet er bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler:
«Electronic means of information and communication can greatly simplify the publication of contracts and increase the efficiency and transparency of procurement processes. They should become the standard means of communication and information exchange in procurement procedures, as they greatly enhance the possibilities of economic operators to participate in procurement procedures across the internal market.» 214
Det nye direktivet inneholder således en utvidet bestemmelse om at all kommunikasjon som hovedregel skal foregå elektronisk, jf. artikkel 22. Når det nye direktivet skal gjennomføres i norsk rett, må norske myndigheter legge til rette for at konkurranser om offentlige kontrakter kan gjennomføres elektronisk i tråd med direktivets krav. I henhold til direktivet skal nødvendige løsninger for elektronisk kommunikasjon – som blant annet inkluderer levering og mottak av tilbud og forespørsel om å delta i en konkurranse – være etablert innen 18. april 2017 for innkjøpssentraler og 18. oktober 2018 for alle andre oppdragsgivere.
Det nye direktivet fremhever også bruk av andre former for elektroniske verktøy, inkludert dynamiske innkjøpsordninger (artikkel 34), elektronisk auksjon (artikkel 35) og elektroniske kataloger (artikkel 36).
Utvalget ser digitalisering som en vesentlig forutsetning for forenkling og effektivisering av offentlige anskaffelsesprosesser. Etablering av effektive elektroniske løsninger vil bidra til å redusere transaksjonskostnadene for både oppdragsgivere og leverandører. Særlig viktig er det at det etableres løsninger for elektronisk kommunikasjon. Dette vil særlig kunne bidra til å redusere risikoen for feil knyttet til levering og mottak av tilbud og forespørsler om konkurransedeltakelse, som igjen ofte leder til rett eller plikt for oppdragsgiver til å avvise leverandører og tilbud. I kapittel 18.2 har utvalget knyttet noen kommentarer til bruk av elektroniske løsninger på overordnet plan.
Utvalget foreslår at konkurranser om kontrakter under EU/EØS-terskelverdiene skal underlegges de samme regler om elektronisk kommunikasjon som, i henhold til det nye direktivet, skal gjelde over tersklene (kapittel 18.3). Slik vil oppdragsgivere og leverandører kunne forholde seg til de samme typer systemløsninger uavhengig av kontraktens verdi. Utvalget oppfordrer norske myndigheter til å gjennomføre direktivets regler snarest mulig. Som strakstiltak foreslår utvalget at det innen 1. januar 2016 etableres en løsning for elektronisk levering av tilbud, fortrinnsvis knyttet til Doffin.
Frem til nye løsninger for elektronisk kommunikasjon er etablert i henhold til direktivets krav, foreslår utvalget at oppdragsgiver selv skal bestemme valg av kommunikasjonsmidler, for eksempel post, e-post eller annen elektronisk kommunikasjon. Når det særlig gjelder levering av tilbud, er imidlertid utvalget delt i synet på om e-post skal være et tillatt kommunikasjonsmiddel. Utvalgets flertall, medlemmene Roll-Matthiesen, Breiland, Brekke, Fredriksen, Gjønnes, Strømsnes og Vigander, foreslår at oppdragsgiver skal ha adgang til å bestemme at tilbudene skal leveres med e-post i denne perioden. Utvalgets mindretall, medlemmene Amdal, Frøyland og Liessem, peker på mangelfull informasjonssikkerhet ved bruk av e-post og mener av den grunn at e-post ikke bør være tillatt kommunikasjonsmiddel.
Utvalget foreslår å stryke gjeldende bestemmelser om dynamiske innkjøpsordninger og elektronisk auksjon (kapittel 18.4).