Alternativet til å gjennomføre en licitationsprosedyre er å innhente såkalte underhåndsbud. Underhåndsbud et tilbud som er innhentet på en hvilken som helst annen måte enn ved licitation eller på grunnlag av en rammeavtale, jf. § 12 stk. 1. Eksempelvis innebærer denne fremgangsmåten at konkurransebetingelsene (for eksempel tilbudsfristen) kan være forskjellige for leverandørene, at oppdragsgiver ikke har utarbeidet et detaljert konkurransegrunnlag, at tilbudene ikke åpnes samtidig, eller at det forhandles med flere leverandører i en ren priskonkurranse. 33 Oppdragsgiver kan bare innhente underhåndsbud hvis kontraktens anslåtte verdi er på mindre enn 3 millioner DKK, jf. § 12 stk. 3. I 2005 ble terskelen hevet fra 2 millioner DKK for at både oppdragsgivere og leverandører skulle spare ressurser. 34 I nærmere opplistede unntakstilfeller – som langt på vei synes å tilsvare reglene om unntak fra detaljerte prosedyreregler i den norske anskaffelsesforskriften § 2–1 annet ledd bokstav a–f – kan oppdragsgiver likevel innehente underhåndsbud når kontraktens anslåtte verdi overstiger beløpsgrensen. Oppdragsgiver skal innhente inntil tre underhåndsbud. Det er likevel tillatt å innhente et fjerde underhåndsbud hvis oppdragsgiver har forbeholdt seg denne retten i oppfordringen til å levere tilbud. Dette fjerde underhåndsbudet skal i så fall innhentes fra en leverandør utenfor lokalområdet. Taket på tre, eventuelt fire, tilbud er satt for å redusere ressursbruken på både oppdragsgiver- og leverandørsiden. Hvis anskaffelsens anslåtte verdi overstiger 300 000 DKK, skal oppdragsgiver innhente minst to underhåndsbud, jf. § 12 stk. 4. Samtidig kan oppdragsgiver ikke invitere de samme leverandørene igjen og igjen, men sørge for at det skjer en utskiftning i leverandørkretsen. Når oppdragsgiver innhenter underhåndsbud, skal oppdragsgiver opplyse om kontrakt vil bli tildelt på grunnlag av hvilket tilbud som har den laveste prisen eller er det økonomisk mest fordelaktige, jf. § 12 stk. 5. Oppdragsgiver har samme adgang til å forkaste tilbud på grunn av risiko for ikke-kontraktsmessig oppfyllelse som ved licitation, jf. § 12 stk. 6. Reglene om frister og reglene om underretning og begrunnelse gjelder også ved innhenting av underhåndsbud.
Forarbeid