Regelverket for offentlige anskaffelser gir hovedsakelig føringer på hvordan selve anskaffelsen skal foretas. Minst like viktig for anskaffelsen er det arbeidet som gjøres før dette stadiet, dvs i behovsverifiserings- og spesifikasjonsfasen, jf kapittel 5 . De vurderinger og beslutninger som tas i denne fasen legger de viktigste premissene for resultatet av anskaffelsen, og er kanskje særlig viktige med tanke på hvordan miljøhensyn best kan ivaretas. Det er til den offentlige oppdragsgivers fordel at det innarbeides klare spesifikasjoner som gjør at leverandørene kan konkurrere effektivt om kontrakten. Anskaffelsesprosesser som er preget av diffuse kriterier og vanskelige vurderinger av «grønnheten» ved tilbudet er hverken anskaffer eller leverandør tjent med. Et av de viktigste spørsmålene i en tidlig fase er hvorvidt behovet skal dekkes ved et kjøp, et leieforhold, produseres i egen regi eller dekkes på annen måte. Allerede på dette stadiet er det viktig at miljøhensyn trekkes inn i vurderingen. Gjennom spesifikasjonene kan oppdragsgiver bl a sørge for henvisninger til relevante lover, forskrifter og standarder som nedfeller miljøkrav, for derved å sikre at anskaffelsen oppfyller vedtatte miljøkrav. For generelt å kunne utnytte ny teknologi og nye løsninger bør det benyttes enten funksjons- eller ytelsesorientert spesifisering, som beskriver brukerens behov og eventuelt hvilke problemer som skal løses. På den måten trenger ikke oppdragsgiveren til en hver tid å være oppdatert om nye produkter og løsninger, men kan overlate til potensielle leverandører å komme med løsninger som kan ivareta brukerens behov. Dette er kanskje spesielt viktig når det gjelder å ivareta miljøhensyn, da det ofte er påkrevet å tenke i helt nye baner for å løse dagens miljøproblemer. En annen mulighet, dersom mer tradisjonelle spesifikasjoner skal benyttes, er å åpne for alternative tilbud slik at leverandører med nye løsninger ikke utelukkes.
Forarbeid