Enkelte kvalitetssikringsstandarder har inntatt HMS-krav, og sertifisering i henhold til disse standardene vil kunne være en alternativ form for dokumentasjon. På bakgrunn av at standardene til dels ikke er tilstrekkelig utbredt, og dels ikke er gode nok når det gjelder HMS-krav, finner utvalget det lite hensiktsmessig å vise til denne formen for dokumentasjon.
En ordning hvor oppdragsgiver selv står fritt til å kreve og definere hva slags dokumentasjon som skal leveres inn, vil føre til et betydelige behov for kompetanseoppbygging blant statlige oppdragsgivere. Videre vil en slik ordning lett innebære at oppdragsgiver blir gitt et for vidt skjønn som kan føre til vilkårlig forskjellsbehandling av konkurransedeltakere, og en lite ensartet praktisering av et HMS-krav blant ulike statlige oppdragsgivere.
På denne bakgrunn er utvalgets oppfatning at den type dokumentasjon som skal kreves fremlagt i utgangspunktet må spesifiseres, og at dette mest hensiktsmessig kan gjøres ved krav om en egenerklæring.
Utformingen av en egenerklæring
En egenerklæring til bruk ved statlige anskaffelser kan formuleres med utgangspunkt i den egenerklæringen som i dag benyttes av oljeselskapenes felles kvalifikasjonsordning, jf kapittel 7 .3.3 ovenfor.
Egenerklæringen må formuleres så objektivt og lettfattelig som mulig. Faren er en egenerklæring som inneholder såvidt mange typer opplysninger at oppdragsgiver må bruke et vidt skjønn for å vurdere den enkelte egenerklæring. Dette vil kunne føre til en usaklig forskjellsbehandling.
Utvalget foreslår at en egenerklæring kan utformes på følgende måte:
. . . Det bekreftes med dette at denne virksomheten har innført systematiske tiltak for etterlevelse av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember 1996.
Alternativt:
«. . . Det bekreftes med dette at denne virksomheten har under etablering systematiske tiltak for etterlevelse av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og forventer å tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember 1996, innen. . . .
For utenlandske oppdragstagere som skal utføre arbeid i Norge:
. . . Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelsen av tilbudet er tatt hensyn til de krav som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl res 6. desember 1996.Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet.»
For leverandører som ikke har etablert et HMS-system, kan egenerklæringen gi en bekreftelse på at et system er under etablering. For å gjøre dette effektivt synes det formålstjenlig at leverandøren i egenerklæringen oppgir når et system kan forventes å være etablert. Det vil vise at den potensielle kontraktsparten arbeider seriøst med å etablere et HMS-system og er inne i en prosess hvor han tar kravene alvorlig. Leverandøren vil således alltid måtte sannsynliggjøre at de arbeider aktivt med HMS i virksomheten.
Dokumentasjonen vil bestå i å fremlegge egenerklæringen som skal være underskrevet av daglig leder, og parafert av en representant for de ansatte. For enkeltmannsforetak vil det være tilstrekkelig med en underskrift fra innehaveren av foretaket. Ut over dette kreves det i utgangspunktet ingen dokumentasjon overfor oppdragsgiver. Det må kunne antas at daglig leder i en bedrift, som ønsker å levere til det offentlige, faktisk vil betenke seg før han signerer en slik egenerklæring dersom de bakenforliggende krav ikke følges opp i praksis. Oppdragsgiver vil dessuten ha anledning til å få gjennomgått og verifisert virksomhetens HMS-system. Dette vil f eks kunne være aktuelt dersom det er skjellig grunn til å anta at kravene ikke overholdes.
Oppdragsgiver vil normalt ikke ha noen nærmere undersøkelses- eller kontrollplikt. Oppdragsgiver vil imidlertid kunne anmode om å gjennomgå og verifisere leverandørens HMS-system. Det må imidlertid understrekes at dersom oppdragsgiver foretar en slik gjennomgang av virksomhetens HMS-system, vil det skje som et virkemiddel for å se om virksomheten følger opp sine kontraktsforpliktelser når det gjelder å ivareta en viss standard for HMS, og ikke som et ledd i en myndighetsutøvelse.
Tidspunktet for fremleggelse av egenerklæring
Når det gjelder spørsmålet om tidspunktet for når egenerklæringen skal fremlegges, vises det til drøftelsen som gjelder for skatteattester i kapittel 7 .2.5. Problemstillingen er her parallell, og utvalget går inn for at også egenerklæringen for HMS skal fremlegges sammen med tilbudet og senest innen tilbudsfristens utløp.
Skal det kreves fremlagt egenerklæring for alle typer anskaffelser?
Det kan for det første reises spørsmål om det skal kreves fremlagt egenerklæring for både vare- og tjenestekontrakter, samt ved kontrahering av bygge- og anleggsarbeider. HMS-krav gjelder for alle typer virksomheter, og formålet med å kreve dokumentasjon for HMS gjør seg gjeldende for alle typer av anskaffelser. Utvalget ser derfor ikke sterke grunner til å skille mellom de forskjellige typer anskaffelser.
Det kan videre stilles spørsmål om det skal gjøres unntak fra dokumentasjonskravet for mindre anskaffelser, eller om det skal være frivillig for oppdragsgiver å kreve egenerklæring i slike tilfelle. I rundskriv K-2/95 om krav til fremleggelse av skatteattest fremgår det at det bare skal fremlegges skatteattest for anskaffelser som har en verdi som overstiger 150 000 kroner eks mva, eller som foretas som direkte kjøp. Et argument for også å gjøre et tilsvarende unntak for kravet til HMS-egenerklæring, er at man vil få sammenfallende regler for fremleggelse av skatteattest og HMS-egenerklæring. Det vil dessuten kunne hevdes at det er uhensiktsmessig å kreve egenerklæring for direkte kjøp og for mindre leveranser. Det vises for øvrig til fremstillingen om fastsettelse av terskelverdien for direkte kjøp, jf kap 17 .
Utvalget vil derfor foreslå at man opererer med samme beløpsgrense ved HMS-egenerklæring som ved skatteattest, nemlig 250 000 kroner eks mva, slik at egenerklæring skal fremlegges for alle anskaffelser som overstiger dette beløpet. I likhet med det som er foreslått for skatteattest åpnes det ikke for et generelt unntak for anskaffelser som foretas som direkte kjøp over 250 000 kroner.
Dokumentasjonskrav hos underleverandører
Det kan reises spørsmål om det bør kreves egenerklæring også av underleverandører for alle typer anskaffelser, eller om et slikt krav bør begrenses til kun å gjelde for bygge- og anleggssektoren slik tilfellet er i dag for skatteattester. I mange situasjoner, og kanskje særlig innenfor bygge- og anleggssektoren, vil det nettopp være hos underleverandører at HMS-standarden ikke anses tilfredsstillende.