Privat sektor
Innen petroleumsindustrien har internkontroll lenge fremstått som et helt sentralt prinsipp. Myndighetene kontrollerer rettighetshaverne, som igjen skal kontrollere sine leverandører. Dette bidrar til at operatørselskapene stiller strenge krav til både sikkerhet og kvalitet overfor sine leverandører.
Oljeselskapene som driver utvinning av olje og gass på norsk sokkel har gått sammen om å etablere en felles kvalifikasjonsordning som i stor grad blir benyttet ved selskapenes anskaffelser av varer og tjenester.
Leverandører som ønsker å bli kvalifisert må bl a dokumentere at de har et system for å ivareta HMS. I forespørselen om å bli kvalifisert må det vedlegges en skriftlig egenerklæring undertegnet av administrerende direktør om at bedriften har etablert et formelt system for å ivareta HMS, eller innen 12 måneder vil etablere et slikt system. Sistnevnte alternativ vil bare bli akseptert ved første gangs søknad om kvalifisering. Som et minimum skal systemet oppfylle nasjonal lovgivning for HMS. Erklæringen skal ikke være eldre enn 30 dager i forhold til dato for registrert mottak av kvalifikasjonssøknad.
Ved å basere dokumentasjonen på en egenerklæring har man bevisst gått inn for et dokumentasjonskrav som er lett å praktisere både for oppdragsgiverne og leverandørene. Dokumentasjonen kan sies å være basert på et tillitsforhold mellom oppdragsgiver og leverandør. Oppdragsgiver har imidlertid rett til å gjennomgå og verifisere leverandørbedriftenes HMS-system.
Også i den landbaserte industrien finnes det eksempler på at det stilles krav til leverandører med utgangspunkt i internkontroll og kvalitetskrav etter internasjonale standarder. Som eksempel kan nevnes at Raufoss AS i august 1994 sendte ut et rundskriv til alle sine underleverandører der det vises til internkontrollforskriften, og ber om å få tilsendt bekreftelse på at systemet er tatt i bruk, eventuell informasjon om når det vil være klart. Konsekvensen av manglende gjennomføring vil være at bedriften kan unnlate å inngå avtaler med leverandørene.
Offentlig sektor
Det er i dag ikke noe krav i anskaffelsesregelverket om at leverandører til statlige virksomheter skal kunne dokumentere at de har et internkontrollsystem på plass. Som det fremgår av kapittel 7 .3.2 ovenfor, pålegger imidlertid internkontrollforskriften § 6 annet ledd og byggherreforskriften visse plikter også ved inngåelse av kontrakter.
I Statsbygg har internkontrollforskriften en sentral plass i kontraktsforholdet mellom Statsbygg og entreprenørene.
I Statsbyggs alminnelige anbuds/tilbuds- og kontraktsbestemmelser fremheves uttrykkelig forholdet til lov- og forskriftshjemlede regler om arbeidsmiljø og arbeidsvilkår.
Følgende plikter oppstilles i anbuds/tilbudsbestemmelsene:
«Anbyder skal ved anbudsberegningen ta hensyn til de krav som til enhver tid stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår. Opplysninger om de krav som iht det norske regelverk vil bli stillet til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår ved utførelsen av entreprisen kan innhentes hos Direktoratet for arbeidstilsynet.»
«Anbyder skal ved anbudsberegningen ta hensyn til de krav som til enhver tid stilles til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår.
Opplysninger om de krav som iht det norske regelverk vil bli stillet til arbeidsmiljø og arbeidsvilkår ved utførelsen av entreprisen kan innhentes hos Direktoratet for arbeidstilsynet.»
I kontraktsbestemmelsene finnes følgende formulering:
«Entreprenøren plikter å ha eller å opprette et internkontrollsystem samt ivareta sine plikter mht helse, miljø og sikkerhet på bygge- og anleggsplasser iht de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Ovennevnte skal dokumenteres på byggherrens forlangende.»
«Entreprenøren plikter å ha eller å opprette et internkontrollsystem samt ivareta sine plikter mht helse, miljø og sikkerhet på bygge- og anleggsplasser iht de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter.
Ovennevnte skal dokumenteres på byggherrens forlangende.»
Bakgrunnen for at dokumentasjon skal forevises og vurderes på byggherrens forlangende er at en regelmessig evaluering og kontroll av bedriftenes internkontrollsystemer vil innebære en betydelig administrativ belastning. Av kapasitetshensyn vil et slikt krav fra Statsbygg gjøres gjeldende når man har skjellig grunn til å tro at forskriften ikke overholdes.
Oslo Hovedflyplass AS har i forbindelse med utbyggingen på Gardermoen stilt krav til at alle entreprenører skal fremlegge skadestatistikk for de siste 3 år for å kunne prekvalifisere seg.
Forsvarets bygningstjeneste (FBT) opplyser at det gjennom henvisning til NS 3430 er presisert overfor entreprenør at denne må forholde seg til og overholde de lover og offentlige forskrifter som gjelder for hans arbeid og for forholdene på byggeplassen.
FBT har gjennom prosjektet «Forsvarets relokalisering Gardermoen» fokusert på helse, miljø og sikkerhet, herunder ved å innta følgende formulering i anbudsdokumentene:
«HMS-opplegget skal være iht forskrift om Internkontroll, jfr § 11. Anbyderen må kunne dokumentere at hans system for internkontroll tilfredsstiller myndighetenes krav. Anbudet skal vedlegges «Dokumentasjonsliste for kvalitetssystem» (vedlegg til anbudsdokumenter del I) i utfylt stand. Kontrollplaner som utarbeides av entreprenøren for egen virksomhet, underentreprenører og leverandører som omfattes av kontrakten, skal være i samsvar med Arbeidsmiljøloven og gjeldende forskrifter for Internkontroll. Kontrollplanen skal omfatte systematiske vernerunder og sikkerhetstiltak på byggeplassen. Rapporteringsrutiner til byggherren skal skje iht kravet «Anbudsdokumenter del II». Viser spesielt til rapportskjemaet «Månedlige HMS-Samlerapport». Entreprenørens Internkontrollsystem vil før kontraktsinngåelse bli gjort til gjenstand for en gjennomgang etter en sjekkliste anbyderen kan få ved henvendelse til FBT/FRG.»
«HMS-opplegget skal være iht forskrift om Internkontroll, jfr § 11. Anbyderen må kunne dokumentere at hans system for internkontroll tilfredsstiller myndighetenes krav. Anbudet skal vedlegges «Dokumentasjonsliste for kvalitetssystem» (vedlegg til anbudsdokumenter del I) i utfylt stand.
Kontrollplaner som utarbeides av entreprenøren for egen virksomhet, underentreprenører og leverandører som omfattes av kontrakten, skal være i samsvar med Arbeidsmiljøloven og gjeldende forskrifter for Internkontroll.
Kontrollplanen skal omfatte systematiske vernerunder og sikkerhetstiltak på byggeplassen.
Rapporteringsrutiner til byggherren skal skje iht kravet «Anbudsdokumenter del II». Viser spesielt til rapportskjemaet «Månedlige HMS-Samlerapport».
Entreprenørens Internkontrollsystem vil før kontraktsinngåelse bli gjort til gjenstand for en gjennomgang etter en sjekkliste anbyderen kan få ved henvendelse til FBT/FRG.»