Det totale antall innkjøpere i staten er ikke kjent, men Program for statlige innkjøp 2 har anslått at det finnes mer enn 100 000 personer innenfor offentlig sektor som foretar anskaffelser hvorav ca. 20 000 foretar større anskaffelser. Det store antall beslutningstagere kan være et hinder for økt effektivitet, bl a fordi det som synes rasjonelt fra den enkelte innkjøpers ståsted ikke alltid vil være det i et helhetlig perspektiv. En overordnet, helhetlig tilnærming til innkjøpsområdet kan bygge på en forsyningsstrategisk tilnærming. Begrepet forsyningsstrategi kan defineres som følger: En overordnet organisering av anskaffelsesvirksomheten fra behov identifiseres, behov tilfredsstilles til produkt fases ut. Program for statlige innkjøp undersøkte hvordan departementene arbeider med innkjøp i dag. Resultater fra undersøkelsen viser at en relativt stor andel av budsjettet går til innkjøp både i departementene og i etatene (henholdsvis ca 30 og 50 prosent). Departementene styrer innkjøpsområdet gjennom budsjett- og virksomhetsplanarbeidet. Departementene har valgt forskjellige måter å organisere innkjøpsvirksomheten på, men det er en overvekt av desentral organisering. I varierende grad er det utarbeidet en strategi for innkjøpsvirksomheten. Figur 5-3 Forholdet mellom forsyningsstrategi og innkjøpsprosess. Kilde: Planleggings- og samordningsdepartementet Det overordnede målet med forsyningsvirksomhet i offentlige sektor er å produsere tjenester med tilstrekkelig kvalitet til lavest mulig totalkostnad på kort og lang sikt, samtidig som ressursbruken ved selve innkjøpsvirksomheten holdes nede. Forsyningsvirksomheten skal støtte opp under virksomhetens hovedmål. I forbindelse med arbeidet med forsyningsstrategien er det nødvendig å vurdere hvilke oppgaver som skal utføres i egen organisasjon, og hvilke oppgaver som skal overlates til andre leverandører. Forsyning omfatter også analyse av arbeidsomfang, samt analyse og beslutning om organisering av innkjøpsfunksjonen, avtaletyper og antall leverandører ved kjøp av ulike varer og tjenester. Figur 5-4 Tabell 5.1 Forsyningsperspektiv og innkjøpsperspektiv Kilde: SNF Tabellen over gir en summarisk oversikt over forsyningsperspektivet og innkjøpsperspektivet 3 . En forsyningsstrategi kan bidra til å bygge bro mellom de overordnede mål og ønsker, og de praktiske hensyn som tas av den enkelt innkjøper/rekvirent. Utvalget anbefaler at de enkelte statlige virksomheter implementerer en forsyningsstrategi som støtter opp under virksomhetens hovedmål.
Forarbeid