Ansvaret for innkjøpsvirksomheten i staten er i utgangspunktet desentralisert til de enkelte virksomheter. Dette er i tråd med den generelle forvaltningspolitiske utviklingen i retning av mål- og rammestyring. Det enkelte fagdepartement har i tråd med vanlige styringsprinsipper et overordnet ansvar for at egne og underliggende etaters anskaffelser skjer på mest mulig effektiv måte innenfor vedtatt budsjett. Dette innebærer blant annet at fagdepartementene har et særskilt ansvar for at systemer og rutiner innenfor sin sektor fungerer godt. Fagdepartementet og den enkelte statlige virksomhets ansvar for økonomistyringen i virksomhetene består av hhv et Økonomireglement (fastsatt ved kgl res 26. januar 1996) og utdypende bestemmelser ved Funksjonelle krav til økonomiforvaltningen i staten (fastsatt av Finansdepartementet 24. oktober 1996). Herunder er krav til rutiner for virksomhetenes innkjøp i forbindelse med bl a bestilling, varemottak/tjenesteleveranse, håndtering av faktura m v, fastsatt i kapittel 9 i Funksjonelle krav For å sikre effektive anskaffelser er det viktig ha gode planleggingsprosesser. For å få dette til er det en forutsetning at organiseringen av arbeidet i virksomhetene er innrettet mot dette. Det er et lederansvar å sørge for en hensiktsmessig organisering. I valg av organisasjonsmodell for innkjøpsfunksjonen bør det være styrende at effektivitet fordrer profesjonalitet. Det er f eks fullt ut mulig å sentralisere de strategiske funksjonene samtidig som avrop/rekvirering foregår desentralt, dersom en slik organisering anses formålstjenlig. Innkjøpsfaget er i utvikling, og det stilles stadig større krav til virksomhetenes innkjøpsfunksjon. Tverrfaglighet og samarbeid på tvers sikrer en balansert vektlegging av såvel tekniske som kommersielle forhold. Tverrfaglige innkjøpsteam har derfor blitt mer vanlig, spesielt ved store, kompliserte anskaffelser. Utvalget ønsker å påpeke at en hensiktsmessig organisering av innkjøpsfunksjonen vil være en viktig forutsetning for effektivisering av statlige anskaffelser. Utvalget vil derfor anbefale at større oppmerksomhet blir rettet mot dette viktige området både fra sentrale myndigheter og de enkelte statlige virksomheter.
Forarbeid