Som nevnt ovenfor, må det under alle fasene i anskaffelsesprosessen pågå en rekke kontinuerlige prosesser. Dette gjelder markedsovervåkning, tverrfaglig samarbeid, kompetanseutvikling og planlegging. Med utgangspunkt i den konkrete anskaffelse må det pågå arbeid for å sikre kontinuerlig forbedring, så som resultatvurdering på grunnlag av utført resultatmåling, eventuelle forbedringstiltak på grunnlag av resultatvurderingen, og tiltak for å sikre erfaringsoverføring. Markedsovervåking Ved at virksomheten holder seg løpende orientert om relevante produkter og tjenester som tilbys i markedet, markedstrender og prisutvikling, teknologiutvikling, struktur, kompetanse og kapasitet, vil virksomhetens evne til å gjøre de mest effektive anskaffelser styrkes. Dette skaper en kompetanse som vil gi bedre nytte av de konkrete markedsanalyser som må foretas i forhold til den enkelte anskaffelse. Tverrfaglig samarbeid Det kreves et nært og omfattende samarbeid mellom alle enheter og personer som er deltakere og medspillere i den totale anskaffelsesprosessen dersom en skal få til mest mulig effektive anskaffelser i samsvar med de strategiske forutsetninger. Kompetanseutvikling En forutsetning for å få til effektivitet i alle ledd av de totale forsyningskjeder er at det utvikles best mulig virksomhetsforståelse og kunnskap om beste praksis. Generelt må det antas at kompetansenivået på dette området både i det offentlige og i det private næringsliv i Norge har et klart forbedringspotensiale, og at dette er et område som det må satses tungt på. Det vises til nærmere omtale av kompetanse under pkt 5.2.3. Planlegging Gode planleggingsprosesser er nødvendige for å sikre en best mulig strategiutvikling i forhold til de enkelte anskaffelser. Det vil også kunne gi et godt grunnlag for en dialog med leverandørene med henblikk på at disse skal kunne innrette seg etter framtidige behov i markedet. Videre forutsetter kunngjøringsforpliktelsene etter regelverket rimelig god planlegging. Resultatvurdering Resultatmåling er en del av kontraksoppfølgingen, se avsnitt 5.1.3 ovenfor. Hensikten med denne målingen er at en får resultater som kan sammenholdes med de opprinnelige strategiske forutsetninger. Eventuelle negative avvik kan skyldes at det har vært gjort feil underveis, eller at de strategiske forutsetningene ikke var realistiske. Resultatvurderingen må ta i betraktning erfaringer fra andre anskaffelser, og vil danne grunnlag for mulige forbedringstiltak. Forbedringstiltak Aktuelle forbedringstiltak må identifiseres på grunnlag av den foretatte resultatvurdering. Det kan være aktuelt med tiltak i forhold til den aktuelle anskaffelse hvor måling har funnet sted. Minst like viktig er det med tiltak i forhold til framtidige anskaffelser, hvor vunnet erfaring må legges til grunn i strategiutviklingen. Dersom det er hos leverandøren det bør foretas forbedringer, bør dette bringes videre til denne. Erfaringsoverføring Det er særdeles viktig at det etableres systemer som sikrer at erfaringer som gjøres av den enkelte medarbeider i virksomheten samles inn, systematiseres, analyseres og gjøres tilgjengelig. Erfaringene bør også bringes videre til leverandøren dersom det antas at disse vil være til nytte for utviklingen av bedre produkter.
Forarbeid