Fasen kontraktsetablering omfatter prosedyrene prekvalifisering, forespørsel, evaluering, forhandlinger og kontraktsinngåelse. Nasjonalt og internasjonalt regelverk beskriver prosedyrer som skal følges i denne fasen for å sikre konkurranse og ikke-diskriminering. Det kan velges mellom 4 prosedyrer (etter nærmere regler): Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Kjøp etter forhandling Direkte kjøp Hovedregelen er at leverandøren skal velges med utgangspunkt i en reell konkurranse blant kvalifiserte deltakere. Nasjonale produkter og leverandører kan ikke favoriseres. Når innkjøperen går ut med en forespørsel bør de verifiserte behov reflekteres fullt ut i forespørselen. Kriteriene må angis på en slik måte at det gis mulighet for sammenligning av leverandørenes forslag slik at de beste produktene og de beste leverandørene blir valgt. Innkjøperen bør på forhånd ha tenkt ut hvilke krav som skal settes til produktet og til leverandøren. I regelverket for offentlige anskaffelser angis detaljerte bestemmelser for hvordan anskaffelsesprosedyrene skal foregå. Når oppdragsgiver har gjort sitt valg av leverandør kan kontrakten underskrives. Kontrakten er den endelige avtale som skal styre forholdet mellom kunde og leverandør. Kontrakten må derfor være i samsvar med verifisert behov og laveste kostnad. Videre må den gjenspeile forespørselen og tilbudet. Leverandører som ikke har nådd opp i konkurransen, har rett til å bli orientert om hvor de kom til kort, i henhold til EØS-regelverket. Det er viktig også å se denne fasen som en mulighet for oppdragsgiveren til å skape en forståelse blant leverandørene for hvilken vekt som tillegges ulike forhold ved tilbudet. Dette kan bidra til bedre leverandører i framtiden. Videre vil denne orienteringen være til hjelp for lokale og nasjonale bedrifter, spesielt små og mellomstore bedrifter.
Forarbeid