Strategiutvikling i en anskaffelsesprosess tar utgangspunkt i at det er definert et behov. Det eller de behov som en virksomhet måtte ha definert, kan ivaretas enten gjennom bruk av egne ressurser eller gjennom bruk av eksterne ressurser. Virksomheten må først foreta «kjøpe/gjøre selv-vurderinger» som i seg selv er av stor strategisk betydning for virksomheten. Utvalget skal ikke her gå nærmere inn på denne type vurderinger 1 , men legger i det følgende til grunn at det er definert behov som forutsettes ivaretatt gjennom anskaffelse eksternt. Strategiutviklingsfasen omfatter behovsverifikasjon, spesifikasjon av den ønskede leveranse, analyse av de aktuelle markedssegmenter og fastsettelse av kriterier for henholdsvis utvelgelse av kvalifiserte anbydere (utvelgelseskriterier) og tildeling av kontrakten (tildelingskriterier). I tillegg kommer eventuell prekvalifisering i samsvar med de fastsatte utvelgelseskriterier. En god behovsverifisering er avgjørende for å gjøre en riktig anskaffelse. Brukerne må selv bidra til å definere sine behov, men samtidig er det viktig å se helheten med fokus på virksomhetens totalbehov. Dette innebærer bl a at kostnader knyttet til andre deler av virksomheten også må hensyntas. Det er produktets ønskede ytelse over tid som bør verifiseres. Produktet med de laveste livssykluskostnader vil ofte gi det beste kjøpet. En anskaffelse som ikke holder ønsket kvalitet vil over tid måtte repareres hyppigere og kanskje utrangeres tidligere, noe som medfører høyere driftskostnader og eventuelle kostnader i forbindelse med nye anskaffelser. I enkelte tilfeller kan brukernes behov tilfredsstilles av andre typer produkter eller løsninger enn de som benyttes i dag. Det er derfor viktig ikke å låse seg til spesielle produktløsninger eller leverandører. «Hvordan dekke behovet?» kan være et spørsmål om å bruke litt fantasi og være villig til å prøve noe nytt. Dersom anskaffer har spesielle behov som ikke kan dekkes av produkter som finnes på markedet, kan man etablere kontakt med en bedrift og sammen inngå en forsknings- og utviklingskontrakt, jf kapittel 5 .6 om leverandørutvikling. Når behovene er verifisert, må den ønskede anskaffelse spesifiseres. Det er svært viktig at spesifikasjonen blir utformet på en riktig måte, bl a slik at leverandøren får en best mulig forståelse av oppdragsgiverens virkelige behov. Det er derfor en forutsetning at man har vurdert det reelle behovet før spesifikasjonen lages. Nasjonalt og internasjonalt regelverk for offentlige anskaffelser setter for øvrig rammer for fastsettelse av spesifikasjoner, med sikte på at de ikke skal ha en konkurransevridende virkning. Når en innkjøper skal vurdere hvilken spesifikasjonsform som er mest hensiktsmessig, må vedkommende bl a basere seg på markedsanalyser. Spesifikasjonen skal utformes slik at den gir grunnlag for størst mulig konkurranse fra mulige leverandører. I utgangspunktet bør derfor for detaljerte spesifikasjoner unngås. Detaljspesifikasjoner fører lett til dyrere anskaffelser, fordi slike spesifikasjoner utelukker mange leverandører og løsninger, og fordi de begrenser nytenkning og innovasjon. Se for øvrig figur 5.2. Ytelsesspesifikasjon vil generelt gi de laveste kostnadene totalt sett. Oppdragsgiver angir behovet; hvilken ytelse som ønskes. Det er så opp til leverandøren å komme med gode forslag til løsninger. Videre må leverandøren ta på seg ansvaret for at løsningen fungerer i henhold til de spesifiserte behovene. Ved hurtig teknologisk utvikling, er det nødvendig å bruke ytelsesspesifikasjon for å få tilgang på nye systemer, materialer og produksjonsteknologi. Dette kan gi bedre løsninger for oppdragsgiver, samtidig som leverandørenes utviklingsmuligheter og kompetanse utnyttes fullt ut. Figur 5.2 Spesifikasjon og kostnadsnivå Kilde: Interpro God markedskunnskap er ikke bare nødvendig ved utarbeidelse av spesifikasjoner, men er også en forutsetning for å kunne bestemme riktig prosedyre for kontraktsetablering (se avsnitt 5.1.2 nedenfor), for å kunne fastsette riktige utvelgelseskriterier og for å kunne foreta eventuell prekvalifisering. Viktigheten av at det gjennomføres gode markedsanalyser i forkant av en anskaffelse må derfor understrekes.
Forarbeid