En forutsetning for en vellykket anskaffelse er at virksomheten setter av tid og ressurser til en grundig behovsverifisering. Dersom man anskaffer et produkt som ikke tilfredsstiller virksomhetens behov, er det en mager trøst at man har fått det billig. Når behovet er kartlagt må en spesifikasjon utformes på en slik måte at virksomhetens behov blir gjort forståelig for potensielle leverandører. I mange tilfeller vil det beste være å spesifisere hvilken ytelse man har behov for. Leverandørene vil så velge ut den løsningen som de mener er den beste utfra bedriftens forutsetninger. Denne metoden vil normalt føre til den mest kostnadseffektive løsningen. Standardisering av anskaffede varer og tjenester med sikte på å redusere antall varianter kan medføre store besparelser. Standardisering vil bidra til mindre lager og ukurans, færre og større kjøp, forenklet anskaffelsesprosess og administrativ oppfølging og ikke minst redusert behov for opplæring der dette måtte være aktuelt. Reduksjon i antall komponenter, utstyr og systemer vil også gi lavere drifts- og vedlikeholdskostnader. Etter utvalgets oppfatning vil grunnlaget for en effektiv anskaffelse i stor grad legges tidlig i anskaffelsesprosessen. Når behovet er definert og spesifikasjon er foretatt, vil kvalitet og kostnader for en stor del være bestemt. Utvalget vil derfor anbefale at virksomhetene setter inn større ressurser i planleggingen av den enkelte anskaffelse.
Forarbeid