Tilbudsfristen skal fastsettes slik at leverandørene får tilstrekkelig tid til å foreta de nødvendige undersøkelser og beregninger. For anskaffelser som er omfattet av forskriftenes del II, kan tilbudsfristen ikke settes kortere enn det som følger av §§ 9-2 og 9-3. Vedståelsesfristen er den tiden tilbudene er bindende, og skal angis med dato og klokkeslett. Den bør ikke settes lenger enn det som er nødvendig av hensyn til behandlingen av tilbudene. Fremgår ikke annet av konkurransegrunnlaget, utløper vedståelsesfristen kl 24.00, 30 dager etter tilbudsfristens utløp. Befaring eller konferanse kan avholdes for å gi nærmere opplysninger om oppdraget. Til slike befaringer og konferanser innkalles samtlige som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Befaring eller konferanse skal holdes i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp. Referat fra befaringen eller konferansen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Oppdragsgiver skal kreve at tilbyder fremlegger skatteattester (RF 1244) ved anskaffelser over kroner 250 000,- eksklusiv merverdiavgift. Disse må foreligge senest ved tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn seks måneder gammel regnet fra tilbudsfristens utløp. For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at anbyder fremlegger en egenerklæring i samsvar med vedlegg 5 om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved anskaffelser over kroner 250 000,- eksklusiv merverdiavgift. Egenerklæringen må foreligge senest ved tilbudsfristens utløp. Når oppdragsgiver finner det nødvendig for å kunne bedømme prisene, kan det i forespørselen settes som vilkår at det som grunnlag for pristilbud blir satt opp en forkalkyle over de kostnader som ventes å påløpe under gjennomføringen av oppdraget. I forespørselen kan det i så fall forbeholdes rett til å se regnskapsdata, bilag m v som grunnlag for en eventuell kostnadskontroll. Hvis den tilbudte pris eller det oppgitte kostnadsanslag antas i vesentlig grad å være basert på usikre kostnadselementer, eller konkurransen er liten, bør det ved større anskaffelser foretas kostnadskontroll før leverandør velges. Ved kostandsanalyse bør oppdragsgiver i nødvendig utstrekning gjennomgå de regnskapsdata, bilag m v som ligger til grunn for prisen eller kostnadsberegningen. I slike tilfelle bør det også overveies å inngå kontrakt som gir anledning til helt eller delvis innsyn i leverandørens regnskap for å kunne kontrollere kostnadene vedrørende oppdraget.
Forarbeid