Valg av beregningsmetode må ikke skje på en måte som innebærer at forskriftens regler ikke kommer til anvendelse på anskaffelsen. Det kreves her at oppdragsgiver opptrer profesjonelt og benytter metoder som medfører et realistisk anslag av kontraktens verdi.
Videre kan en anskaffelse ikke deles opp for å unngå at forskriften kommer til anvendelse. Et typisk eksempel vil være at en anskaffelse av ensartede varer eller tjenester deles opp i flere små kontrakter slik at verdien av den enkelte kontrakt blir lavere enn de beløpene som fremgår av § 1-4 nr 1. Bestemmelsen oppstiller ikke noe generelt forbud mot å dele opp en anskaffelse. Oppdragsgiver står fritt å velge om anskaffelsen skal tildeles som én kontrakt, eller som flere delkontrakter. Dersom en anskaffelse deles opp i flere delkontrakter, skal imidlertid den samlede verdien av delkontraktene legges til grunn for beregningen av anskaffelsens verdi, se § 2-2 nr 3 og § 2-3 nr 1.
Til § 2-2 Særlige regler for beregning av kontraktens verdi
Det er den samlede verdi for hele kontraktsperioden som skal legges til grunn ved beregningen. Dette vil f eks være tilfelle ved leasing eller leiekontrakter som løper i en tidsbegrenset periode. Dersom løpetiden er usikker eller kontrakten har en ubegrenset løpetid, skal det ved beregningen av kontraktsverdien legges til grunn at kontrakten har en varighet på 4 år.
Verdien av eventuelle opsjoner skal tas med i beregningsgrunnlaget.
For tildeling av enkeltkontrakter ved anskaffelser av ensartede varer eller tjenester, skal den samlede anslåtte verdi av enkeltkontraktene legges til grunn. Hva som skal anses som «ensartede» varer eller tjenester må bero på en konkret vurdering der det ses hen til den funksjon varene eller tjenesten skal ha. Ofte vil markedsforholdene gi en klar indikasjon. Dersom varene eller tjenestene normalt kan leveres fra samme leverandører, taler dette for at varene eller tjenestene er å anse som ensartede.
Til§ 2-3 Særlige beregningsregler ved delarbeider
Den samlede anslåtte verdi av alle delarbeider som er gjenstand for en kontrakt skal legges til grunn ved vurderingen av om verdien overstiger beløpene i § 1-1 nr 1. Dersom den samlede verdi overstiger disse beløpene, skal samtlige delkontrakter tildeles etter forskriftens regler. Unntak er gjort for bygge- og anleggskontrakter og tjenestekontrakter som ikke overstiger en verdi på henholdsvis 8,3 mill kroner og 660 000 kroner eksklusiv merverdiavgift. Slike kontrakter kan imidlertid bare unntas så lenge den samlede verdi av delkontraktene, som ikke overstiger de nevnte beløp, ikke overstiger 20 prosent av den samlede verdi av alle delkontrakter.
Kapittel 3 - Regler om taushetsplikt, offentlighet og habilitet
Til § 3-1 Taushetsplikt
Tilsvarende bestemmelse er inntatt i de gjeldende EØS-forskriftene, og bygger på forvaltningsloven § 13 første ledd nr 2. Bestemmelsen pålegger oppdragsgiver å sørge for at opplysninger av forretningsmessig karakter som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde ikke gjøres kjent for andre. I praksis vil de aller fleste oppdragsgivere etter forskriften også være forvaltningsorganer, se kapittel 15.2. Derved vil også reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven komme direkte til anvendelse.
Taushetsplikten gjelder for alle som utfører arbeid eller tjenester for en oppdragsgiver etter forskriften, og gjelder for opplysninger som vedkommende får kjennskap til gjennom tjenesten eller arbeidet som utføres for oppdragsgiver. Taushetsplikten gjelder både for ansatte hos oppdragsgiver, og for andre som utfører arbeid eller tjenester, f eks eksterne konsulenter som er engasjert for å bistå ved anskaffelsen.
Etter bestemmelsen gjelder taushetsplikten opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter, samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av forretningsmessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningene angår. Formålet er primært å hindre at vedkommende påføres økonomisk tap ved at opplysninger om denne eller dennes virksomhet spres til andre. Det må her legges til grunn den samme forståelsen som av forvaltningsloven § 13 første ledd nr 2.
Til § 3-2 Offentlighet
I henhold til forskrift av 14. februar 1986 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven § 11 kan anbud, tilbud og anskaffelsesprotokoller unntas fra offentlighet. Bestemmelsen er en videreføring av det som følger av gjeldende rett. Bakgrunnen for unntaket samt vurderingen som ligger til grunn for å videreføre unntaket er beskrevet nærmere i kapittel 15.1.
Til § 3-3 Habilitet
Bestemmelsen slår fast at forvaltningslovens bestemmelser om habilitet får anvendelse ved behandling av saker etter forskriften. Etter forvaltningsloven § 6 er man inhabil dersom man selv er part i saken eller står i et slikt forhold til en part som nærmere angitt i forvaltningsloven § 6 første ledd. Dessuten vil inhabilitet foreligge dersom det ellers er «andre særegne forhold» som beskrevet i forvaltningsloven § 6 annet ledd.
Virkningene av inhabilitet er at vedkommende ikke kan forberede eller treffe den avgjørelse det dreier seg om, f eks utarbeide anbudsgrunnlag eller treffe beslutning om valg av leverandør.
Bestemmelsen må for øvrig ses i sammenheng med § 16-2 i forskriftsutkastet som setter forbud mot at tjenestemann, dennes firma eller nærstående deltar i konkurranse om eller opptrer som konsulent i forbindelse med anskaffelser til den administrasjon hvor han gjør tjeneste.
Kapittel 4 - Definisjoner
Til § 4-1 Definisjoner
Bestemmelsen definerer en del sentrale begreper som benyttes i forskriften. De fleste definisjonene er hentet fra eller bygger på vare- og tjenestedirektivene og bygge- og anleggsdirektivet.
Til nr 1 og nr 2
Definisjonene bygger på direktivenes definisjoner av hhv kontrakter om offentlige varekjøp, tjenestekjøp og bygge- og anleggsarbeider, og innebærer ingen endringer i forhold til EØS-forskriftene. Derimot har det ikke vært tilsvarende definisjoner i REFSA. At definisjonene nå også gjøres gjeldende for statlige anskaffelser under terskelverdiene får ingen store praktiske konsekvenser, ettersom definisjonene må anses å stemme overens med det som følger av REFSA.
Forskriften kommer bare til anvendelse på avtaler som inngås skriftlig. Kravet om skriftlighet er kommet inn som følge av direktivene, men innebærer i praksis ingen viktig begrensning av forskriftens anvendelsesområde. Det kan ikke stilles strenge krav til skriftlighet. En ordrebekreftelse vil f eks måtte anses å være tilstrekkelig for å oppfylle kravet til skriftlighet.
Til nr 3