Nr 5 pålegger oppdragsgiver å bevare taushet om andre deltakeres tilbud gjennom forhandlingene. Også denne bestemmelsen baseres på likhetsprinsippet. Forhandlingene skal relateres til konkurransegrunnlaget og det tilbud som er innlevert. Hensikten med forhandlingene vil være å komme frem til en ytelse og en pris som begge parter kan leve med.
Ved konkurranse uten forhandling gjelder et anonymitetsprinsipp frem til åpningen av tilbudene. Da får konkurrentene innsyn i hvem som har inngitt tilbud og totalsummen på de enkelte tilbudene. I tråd med hovedregelen i dagens forskrifter foreslås det et gjennomgående anonymitetsprinsipp også ved forhandlet konkurranse. Dette kommer til uttrykk ved at åpningen av tilbudene blir en intern prosedyre i regi av oppdragsgiver og at oppdragsgiver gjennom hele utvelgelsesprosessen og forhandlingene skal bevare taushet om tilbudenes innhold.
Nr 6 pålegger oppdragsgiver å gi leverandørene som ikke er forkastet en felles frist for å komme med et siste pristilbud. Muligens vil dette allerede være avgitt i forhandlingene. Uansett gis leverandørene en siste mulighet til å oppsummere forhandlingene og å komme med sitt avsluttende pristilbud. Forhandlinger etter dette tidspunkt vil være forbudt, og det vil ikke være adgang til å foreslå nye tekniske løsninger.
Til § 20-18 Avlysning av konkurransen
I nr 1 åpnes det for at oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning. Bestemmelsen er utformet som for konkurranse uten forhandling. En slik beslutning kan tas på alle stadier i anskaffelsesprosessen. Det forutsettes imidlertid at det er saklig grunn. Det gjelder her et alminnelig ansvarsprinsipp. Meningsinnholdet i saklighetskriteriet er todelt. For det første må avlysningsgrunnen i seg selv være saklig. Dessuten må det innfortolkes et vilkår om at avlysningsgrunnen ikke kunne forutses. Dersom dette er tilfellet, kan avlysning av konkurranse bare skje mot utbetaling av erstatning.
Nr 2 pålegger oppdragsgiver en informasjons- og begrunnelsesplikt dersom konkurransen avlyses. Dette er en absolutt begrunnelsesplikt, mens begrunnelsesplikten i § 22-1 er avhengig av konkurransedeltakernes initiativ.
Det vises til omtale av tilsvarende bestemmelse i kapittel 19.
Til § 20-19 Protokollføring
Bestemmelsen er et utslag av generelle gjennomsiktighets- og rettssikkerhetsprinsipper. Den pålegger oppdragsgiver å føre protokoll gjennom hele anskaffelsesprosessen. At dette gjøres bidrar til å føre kontroll med at oppdragsgivers beslutninger er fattet i samsvar med regelverket. Bestemmelsen er identisk med tilsvarende bestemmelse i forskriftsutkastets kapittel 19.
Anskaffelsesprotokollen kan unntas offentlighet. Oppdragsgiver bør imidlertid til enhver tid vurdere praktisering av meroffentlighet. Det vises i denne sammenheng til utredningens kapittel 15.
Også REFSA krever at det føres anskaffelsesprotokoll.
Kapittel 21 Avgjørelse av konkurranser
Kapittelet inneholder fellesbestemmelser for avgjørelse av konkurranser. Bestemmelsene får således anvendelse på åpen og begrenset konkurranse uten forhandling, jf forskriftsutkastets kapittel 19 og forhandlet konkurranse, jf kapittel 20.
Til § 21-1 Frist for avgjørelse av konkurranser
Bestemmelsen pålegger oppdragsgiver å treffe avgjørelsen innen vedståelsesfristens utløp. Etter dette tidspunkt er leverandørene ikke bundet av tilbudene sine. Man ser fra tid til annen at oppdragsgiver ber om forlengelse av vedståelsesfristen. På bakgrunn av leverandørenes ønske om å bli tildelt kontrakten blir, slikt samtykke regelmessig gitt. Leverandørene må imidlertid binde sine ressurser ut over det som opprinnelig var planlagt. Gode grunner taler derfor for at oppdragsgiver bør avgjøre konkurransen innen den opprinnelige vedståelsesfristen, og at eventuelle utsettelser bare bør skje i ekstraordinære situasjoner.
Til § 21-2 Valg av tilbud
Denne bestemmelsen er bygget opp på tilsvarende måte som gjeldende EØS-forskrifter og som tilsvarende bestemmelse i del II (se § 11-1). Dette innebærer en endring fra gjeldende regelverk under terskelverdiene (REFSA), men man har funnet det hensiktsmessig at prosedyren for tildeling av kontrakter er mest mulig lik for statlige oppdragsgivere uavhengig av om man befinner seg over eller under terskelverdiene.
Internt vil tildeling av kontrakt normalt skje i to faser. Først vil deltakerne bli vurdert i forhold til de kvalifikasjonkriterier som er fastsatt. I denne fasen vil det kun være snakk om i hvilken grad deltakerne er kvalifierte til å bli vurdert som potensiell kontraktspart. Det foretas ingen avveining av deltakerne mot hverandre i denne fasen. Alle leverandører som oppstiller de minstekrav som er stilt som kvalifikasjonskriterier skal ha rett til å delta i den videre konkurransen, dvs tildelingsfasen. I tildelingsfasen, som er regulert i denne bestemmelsen, avveies tilbudene mot hverandre basert på de tildelingskriterier som fastsatt.
I en åpen konkurranse uten forhandling vil disse fasene, i alle fall i tid, i praksis smelte sammen, selv om det også her skal være et prinsipielt skille. Problemstillingene er berørt i den såkalte Beentjes-saken (EF-domstolen sak 31/87) og i en dansk avgjørelse av Klagenævnet for udbud, Praktiserende Arkitekters Råd mot Glostrup kommune, datert 23. januar 1996. Fra den danske avgjørelsen siteres:
«Når en udbyder har prækvalificeret en tilbudsgiver og fremsendt oppfordring til den pågældende om at afgive tilbud, må det imidlertid som udgangspunkt kunne anses som fastlagt, at udbyderen har accepteret tilbudsgiverens økonomiske forhold og forsikringsforhold. Det vil herefter som udgangspunkt være i strid med (...) at tage disse forhold i betydning som tildelingskriterier».
Ved begrenset konkurranse uten forhandling og forhandlet konkurranse får man et skarpere skille.
Nr 2 omhandler hvilke hovedkriterier som kan benyttes ved tildeling av kontrakter. Oppdragsgiver skal basere tildelingen på enten laveste pris eller på det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Dette er også en endring i forhold til hovedregelen i gjeldende REFSA, der man ved vare- og tjenestekontrakter opererer med laveste pris og ved bygge- og anleggskontrakter med økonomisk mest fordelaktig tilbud som tildelingskriterier (vare- og tjenesteforskriften § 18 og bygge- og anleggsforskriften § 8). Oppdragsgiver står fritt med hensyn til hvilket hovedkriterium som skal velges, men det må antas at det økonomisk mest fordelaktige tilskudd vil være mest hensiktsmessige kriterium ettersom det gir større frihet ved evalueringen av tilbudene.