I nr 1 angis hva som menes med konkurransegrunnlaget. I konkurransegrunnlaget legger oppdragsgiveren føringer og vilkår for deltakelse og gjennomføring av konkurransen.
Nr 2 stadfester et grunnleggende klarhetsprinsipp. Forutsetningen ved en konkurranse uten adgang til å forhandle er at oppdragsgiver har valget mellom å anta eller å forkaste det foreliggende tilbud. En slik formalprosedyre stiller krav til klarhet både til konkurransegrunnlaget og til tilbudet.
Mer detaljerte krav fremgår av §§ 19-3, 19-4 og 19-5.
Et særskilt formkrav ved gjennomføring av konkurransen følger av nr 3, nemlig at det ved utsendelse av ethvert konkurransegrunnlag skal følge en særskilt utformet innbydelse. Denne vil bidra til å tilkjennegi hvem som er den reelle oppdragsgiver og beslutningstaker, og den som konkurransedeltakerne skal forholde seg til.
Til § 19-3 Hvilke opplysninger konkurransegrunnlaget skal inneholde
Oppregningen av de opplysninger som skal med i konkurransegrunnlaget er ordnet tematisk. Nr 1 angir absolutte krav til opplysninger om selve konkurranseforholdet.
Dersom oppdragsgiver krever særskilte kvalifikasjoner, jf § 17-1, skal disse angis enten i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget. Dersom de er angitt i kunngjøringen er det således ikke nødvendig å innta dem i konkurransegrunnlaget i tillegg, imidlertid synes det formålstjenlig å gjenta dem i konkurransegrunnlaget.
Det vises særlig til bokstav f hvor oppdragsgiver pålegges å innta i konkurransegrunnlaget at det kreves fremlagt skatteattest og egenerklæring om HMS. For mer utførlig omtale av dette kravet vises det til § 19-14 nr 1 c og kommentarene til denne bestemmelsen samt til utredningens kapittel 7 .
Nr 2 relaterer seg også til spesielle forhold knyttet til selve konkurransen, men det dreier seg ikke om absolutte krav i enhver konkurranse. Bestemmelsen må oppfattes som en huskeliste for oppdragsgiver.
Oppdragsgiver bør spesielt merke seg nr 2 bokstav b. Dersom det ikke er sagt noe om alternative løsninger i konkurransegrunnlaget, kan tilbud som inneholder dette ikke avvises, jf § 19-8 nr 3.
Dersom det ønskes tilbud på deler av ytelsen, må dette eksplisitt angis i konkurransegrunnlaget, jf nr 2 bokstav a og § 19-8 nr 4. Å åpne for deltilbud oppfattes tradisjonelt som et viktig virkemiddel for å få små og mellomstore bedrifter til å nå opp i store offentlige anskaffelseskonkurranser.
Nr 3 fastsetter hvilke opplysninger som skal inntas om selve ytelsen.
Til § 19-4 Nærmere om fastleggelse av konkurransevilkårene
Bestemmelsen inneholder en del særregler om selve konkurransen, som det er funnet hensiktsmessig å samle i én bestemmelse.
Nr 1 omhandler fristen for å levere tilbud. Oppdragsgiver står i utgangspunktet fritt til å fastsette denne, forutsatt at deltagerne får tilstrekkelig tid til å foreta de nødvendige undersøkelser og beregninger. Dette innebærer at det bør settes lengre frister ved kompliserte anskaffelser hvor det tar tid å utarbeide et tilbud enn f eks ved enkle varekjøp. Fristen må settes så rommelig at alle potensielle leverandører gis anledning til å komme med tilbud. En kort tilbudsfrist for å unngå at utenlandske leverandører får tid til å utforme tilbud er et klart brudd på denne bestemmelsen og vil også være i strid med likebehandlingsprinsippet og diskrimineringsforbudet.
For anskaffelser som overstiger terskelverdiene, og som således er omfattet av del II, må tilbudsfristen fastsettes i samsvar med §§ 9-1 til 9-3. For åpen konkurranse uten forhandling er det fastsatt en minimumsfrist på 52 dager. Mens det for begrenset konkurranse uten forhandling pålegges en minimumsfrist på 37 dager fra kunngjøring til innsendelse av forespørsel om å få delta, og 40 dager for selve tilbudsfristen.
I nr 2 er det tatt inn en definisjon av vedståelsesfristen. Se REFSA, (vare- og tjenestekjøpsforskriften § 24 og bygg- og anleggsforskriften § 20). Annet punktum pålegger oppdragsgiveren å ta hensyn til konkurransedeltakerne ved fastsettelse av denne. Vanligvis er denne fristen 30 dager. Denne hovedregelen fremgår av siste punktum. Dersom man ønsker kortere eller lengre frist må dette angis særskilt. Den generelle saklighetsnormen og hensynet til leverandørene innebærer at det går en grense for hvor lang frist som kan forlanges. Dette må imidlertid avgjøres konkret.
Befaring og/eller konferanse i forbindelse med utarbeidelse av tilbud reguleres av nr 3. Normalt vil det være oppdragsgiver som tar initiativ til befaring/konferanse. Dersom en eller flere leverandører ber om det, vil det være opp til oppdragsgivers skjønn å ta stilling til om det er nødvendig. Det er viktig at alle konkurransedeltakere gis like muligheter, og befaringen må således ikke avholdes for nært opp til tilbudsfristen. Imidlertid bør oppdragsgiver vurdere om fristen skal forlenges. For anskaffelser som omfattes av del II vises det i denne sammenheng til § 9-1 nr 5 og § 9-2 nr 5 hvor oppdragsgiver pålegges å forlenge tilbudsfristen forholdsmessig dersom det er nødvendig med avholdelse av konferanse/befaring.
I nr 4 fastsetter en plikt for alle statlige oppdragsgivere som er omfattet av regelverket til å kreve fremlagt skatteattest som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Manglende skatteattest skal føre til avvisning, jf § 19-14 nr 1 c.
Med skatteattest menes fastsatt skjema, RF 1244, som skal være utstedt av kemner/kommunekasserer forsåvidt gjelder skatt, og skattefogd forsåvidt gjelder merverdiavgift. Det er ingenting i veien for å levere ett felles skjema, men i praksis vil det trolig være hensiktsmessig å innlevere to skjemaer. For nærmere opplysninger om bakgrunnen for og praktiseringen av bestemmelsen, vises til utredningens kapittel 7 .2, samt Nærings- og energidepartementets rundskriv K-2/95 av 28. juli 1995, inntatt som vedlegg 1 til utredningen
Nr 5 pålegger alle statlige oppdragsgivere som er omfattet av regelverket å kreve fremlagt HMS-egenerklæring. Erklæringen er inntatt som vedlegg 2. Manglende egenerklæring skal føre til at tilbudet avvises. Det vises for øvrig til utredningens kapittel 7 .3.
Til § 19-5 Nærmere om beskrivelsen av oppdraget
Bestemmelsen angir nærmere retningslinjer for hvordan anskaffelsen og kontraktsbestemmelser skal beskrives i konkurransegrunnlaget.