Blant annet på bakgrunn av dagens relativt utstrakte bruk av forhandlet prosedyre under terskelverdiene ser utvalget at det vil være formålstjenlig formelt å likestille denne type anskaffelsesprosedyre med åpen og begrenset anbudskonkurranse.
Utvalget ser at gjennomføring av forhandlet prosedyre i noen tilfeller innebærer større krav til innkjøperens markedskunnskap og forhandlingskompetanse, enn det enkelte oppdragsgivere har i dag. Utilstrekkelig kompetanse hos oppdragsgiver kan gi profesjonelle konkurransedeltakere et fortrinn i forhandlingsfasen. Utvalget har tidligere også pekt på behovet for styrking av oppdragsgiveres innkjøpskompetanse, se kapittel 5 .2. Forslaget om å likestille forhandlet prosedyre med åpen og begrenset anbudskonkurranse vil etter utvalgets oppfatning forsterke dette behovet.
Sett fra et innkjøpsfaglig ståsted synes det hensiktsmessig å ha full frihet med hensyn til valg av anskaffelsesprosedyre. I innkjøpsmiljøene synes det også å være oppfatningen at forhandlet prosedyre i mange tilfeller fører til mer effektive anskaffelser enn anbudskonkurranser, samt større grad av behovstilfredsstillelse.
Dette synes også å være bekreftet i Kommisjonens grønnbok 1 side 10 hvor det heter:
«In cases where it is allowed, the negotiated procedure appears to enable an economically more efficient outcome to be arrived than traditional call for competition, thus proving to be a rational method of reducing public purchasers' cost while achieving the objectives pursued. The fact remains however, that the procedure is less favourable to the goal of market transparency.»
For utvalget veier det tungt at en fri adgang til å kunne benytte forhandlet prosedyre vil gi statlige oppdragsgivere en nødvendig fleksibilitet og adgang til en profesjonell utfoldelse.
Forhandlet prosedyre må også ses i sammenheng med adgangen til å foreta direkte kjøp, dvs en konkurranse uten gjennomføring av en formell prosedyre. Manglende adgang til å gjennomføre forhandlet prosedyre, kan bidra til en uheldig og for utstrakt bruk av direkte kjøp, fordi oppdragsgiver på denne måte kan komme i dialog med den aktuelle kontraktspart. Denne anskaffelsesprosedyren baseres i utgangspunktet ikke på direkte konkurranse og åpenhet. En utvidet adgang til å bruke forhandlet prosedyre vil redusere faren for unødig bruk av direkte kjøp. For utvalget er dette i seg selv et argument for å likestille forhandlet prosedyre med anbudskonkurranse.
Utvalget mener også at en utvidet forhandlingsadgang vil kunne motvirke kartellvirksomhet, idet oppdragsgiver gjennom en slik prosedyre gis anledning til å hindre et eventuelt prissamarbeid gjennom forhandlinger.
En utvidet adgang til å gjennomføre forhandlet prosedyre bør også ses i sammenheng med ønsket om i større grad å bidra til bruk av ytelsesspesifikasjoner. Adgangen til å forhandle henger naturlig sammen med bruk av denne type spesifikasjoner.
Utvalget ser imidlertid at mange av de argumenter som ble forfektet av REFSA-komiteen også til en viss grad vil ha relevans for dagens anskaffelsesmarked. Utvalget slutter seg særlig til REFSA-komiteens uttalelse om at de som ønsker å delta og som faktisk deltar i konkurransen har behov for, og rett til å sikres at visse rettssikkerhet- og likhetsprinsipper ivaretas. En utvidet forhandlingsadgang bør på denne bakgrunn korrespondere med kontroll av oppdragsgivere som gjennomfører denne anskaffelsesprosedyren.
Utvalget er derfor av den oppfatning at en valgfrihet må kombineres med regler om kunngjøringsplikt også ved gjennomføring av forhandlet prosedyre, samt at det må gis detaljerte kjøreregler for gjennomføring av denne type konkurranser. Det understrekes også at de grunnleggende prinsipper om konkurranse og likebehandling også kommer til anvendelse ved gjennomføring av forhandlet prosedyre.
En alminnelig kunngjøringsplikt forut for gjennomføring av konkurransen, samt en etterfølgende begrunnelsesplikt, vil etter utvalgets oppfatning avbøte faren for mindre åpenhet rundt anskaffelsene, og således også redusere faren for og muligheten til forskjellsbehandling av aktuelle konkurransedeltakere.
En forhandlet prosedyre åpner for mer direkte kontakt mellom oppdragsgiver og potensielle kontraktsparter. Det vil kunne hevdes at dette vil gi en faktisk mulighet for oppdragsgivere til å legge vekt på utenforliggende kriterier. Utvalget er imidlertid av den oppfatning at en generell kunngjørings- og begrunnelsesplikt sammenholdt med relativt detaljerte kjøreregler for gjennomføring av konkurransen, gjør at konkurransedeltakere, myndighetene og offentligheten vil ha kontroll med at oppdragsgiver fatter sine beslutninger basert på legitime prinsipper. I tillegg vil leverandørenes saksmålsadgang bidra til denne kontrollen.
At konkurransedeltakere faktisk vet at de etter tilbudsfristens utløp trolig vil bli gitt anledning til å kommunisere direkte med oppdragsgiver, kan innebære en risiko for at leverandører legger et visst prutningsmonn i sine tilbud, og at tilbudene, når det gjelder pris, i første omgang jevnt over ligger for høyt. For uprofesjonelle oppdragsgivere kan dette føre til at anskaffelsen totalt sett ikke blir så effektiv som forventet. Det antas imidlertid at adgangen til å forhandle med alle som har innlevert tilbud, vil oppveie denne risikoen.
KS har i forslaget til revidert normalinstruks foreslått å likestille åpen og begrenset anbudskonkurranse med anskaffelse etter forhandling. Selv om utvalget selvfølgelig fritt har vurdert hensiktsmessigheten av KS' forslag, er det også utvalgets uttalte målsetning å skape et enhetlig regelverk for kommunal og statlig sektor.