Utgangspunktet etter offentlighetsloven er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Dette omfatter også dokumenter utarbeidet i forbindelse med en anskaffelsesprosedyre. Unntakene fra loven må være begrunnet med at det kan anføres sterke grunner for at man skal fravike lovens hovedregel. Unntakshjemlene og de nærmere vilkår for å anvende disse er angitt i loven. Videre følger det av prinsippet om meroffentlighet i offentlighetsloven § 2 tredje ledd at forvaltningsorganet skal vurdere om dokumentet likevel kan gjøres kjent selv om det er adgang til å unnta det fra offentlighet.
Anbud og tilbud (heretter omtalt som tilbud) vil i stor utstrekning inneholde forretningshemmeligheter. De skal således uansett unntas fra offentlighet med hjemmel i offentlighetsloven § 5a jf forvaltningsloven § 13. Spørsmålet er derfor om det er nødvendig med en ytterligere hjemmel.
På den ene siden kan det pekes på at hensynet til leverandørene kan tilsi at de bør få sikkerhet for at deres forretningshemmeligheter blir vernet. Dersom man fjerner det generelle unntaket blir dette gjenstand for en individuell vurdering av hva som kan regnes som forretningshemmeligheter. Det kan være vanskelig for en innkjøper som ikke er spesielt kjent med den bransjen han anskaffer fra å vurdere hvilke opplysninger som bør hemmeligholdes av forretningsmessige grunner. Leverandørene kan oppfatte dette som en usikkerhetsfaktor, noe som kan medføre at de avholder seg fra å gi for detaljert informasjon i tilbudene eller fra å gi tilbud i det hele tatt. Dette vil igjen kunne svekke konkurransen om offentlige leveranser eller vanskeliggjøre vurderingen av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige.
Videre vil det kunne være svært arbeidskrevende dersom en statlig innkjøper på grunnlag av en forespørsel må gå igjennom en rekke tilbud for å avgjøre om de inneholder forretningshemmeligheter. Ved teknisk kompliserte anskaffelser vil tilbudene kunne være meget omfattende. Mot dette kan det hevdes at dette er en form for service som det offentlige bør yte og at dette derfor ikke er et tungtveiende hensyn.
Det kan også hevdes at offentlige oppdragsgivere kan ha behov for å planlegge og gjennomføre sine anskaffelser uten forstyrrelser i form av innsyn fra utenforstående. Dette behovet er imidlertid i stor grad dekket opp av muligheten for å unnta dokumenter fra offentlighet av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av det offentliges økonomiforvaltning, jf offentlighetsloven § 6 nr 2 a. Dette hensynet gjør seg forøvrig ikke gjeldende etter at anskaffelsen er foretatt.
Et hensyn for økt innsyn i anbudsdokumentene er at innsyn vil fremme gjennomsiktighet i offentlige anskaffelsesprosesser. Offentlige anskaffelser vil ofte gjelde store samfunnsmessige interesser. Det kan hevdes at det er naturlig og rimelig at deltakerne, pressen og andre interesserte får mest mulig innsyn i prosessen. Offentlighet kan videre bidra til å avsløre, motvirke og avkrefte mistanke om korrupsjon i forbindelse med offentlige anskaffelser. Dette vil igjen bidra til å styrke tilliten til forvaltningen. På den annen side må ikke kravet til offentlighet og gjennomsiktighet trekkes så langt at det går utover anskaffelsesprosessens egentlige funksjon, nemlig å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved de offentlige anskaffelser.
Offentlighet må også vurderes i forhold til de ulike dokumentene som det er begjært innsyn i og i forhold til de ulike gruppene av interessenter.
Anskaffelsesprotokollen er etter dagens regelverk unntatt fra offentlighet. Imidlertid skal prisene leses opp. Etter NS 3400 derimot er anbudsprotokollen offentlig og skal sendes til alle deltagerne innen 7 dager etter anbudsåpning. Til gjengjeld er den statlige anskaffelsesprotokollen mer omfattende. Før kontrakt er tildelt vil anskaffelsesprotokollen til dels kunne unntas med hjemmel i offentlighetsloven § 6 nr 2 a om hensynet til gjennomføring av det offentliges økonomiforvaltning. Denne bestemmelsen kan neppe gjøres gjeldende etter kontraktsinngåelse. I den grad anskaffelsesprotokollen ikke inneholder forretningshemmeligheter vil man derfor behøve forskriftshjemmel for å gjøre unntak fra offentlighet.
For de leverandører som ikke når opp i konkurransen, enten fordi de ble avvist eller fordi deres tilbud ble forkastet, kan anskaffelsesprotokollen, særlig i den grad den inneholder vurdering av tilbud, være av interesse. Riktignok vil oppdragsgiver ha en begrunnelsesplikt som skal dekke det som fremkommer i anskaffelsesprotokollen, men svakheten med en slik begrunnelse er at den er laget i etterkant og vil kunne ha en tendens til å forsvare den beslutning som er foretatt. På den annen side er det en fare for at en offentlig anskaffelsesprotokoll vil lede til at begrunnelsen som fremkommer der vil bli knappere enn det som er forutsatt i REFSA og ønskelig sett fra et internkontroll-synspunkt.
Videre vil også de som ikke har hatt anledning til å delta i konkurransen, fordi den ikke ble kunngjort, kunne ha et ønske om innsyn i anskaffelsesprotokollen. Dette er deres mulighet til å vurdere om anskaffelsesprosessen har gått riktig for seg. Disse vil nemlig ikke ha krav på en begrunnelse fra oppdragsgiver, fordi reglene om begrunnelse bare ivaretar de som har deltatt eller ønsket å delta i konkurransen.
Tilbudene vil gjennomgående inneholde forretningshemmeligheter. I den grad de ikke gjør det kan det tale for en generell regel for å unnta fra offentlighet for å unngå at oppdragsgiver må vurdere opplysningene som fremkommer. Dette både fordi det kan skape et ikke ubetydelig merarbeid for innkjøperen dersom tilbudene er omfattende og med tanke på den usikkerhet dette kan innebære for leverandørene, jf ovenfor.
Ved kjøp etter forhandling vil det ikke være mulig å offentliggjøre anskaffelsesprotokollen eller tilbudene før etter at kontrakt er tildelt. Dette vil kunne medføre en svekkelse av oppdragsgivers forhandlingsposisjon. Etter at valg er skjedd blir vurderingen som ovenfor.