Anbudsinnbydelsen er starten på anbudsprosessen og kan bli kunngjort enten i pressen eller direkte til anbyderne. For offentlige anbudsinnbydere er det strenge kunngjøringskrav over terskelverdiene som en følge av EØS-avtalen. I en rekke saker for EF-domstolen er brudd på disse blitt påpekt. Leverandørene får gjennom anbudsinnbydelsen vite om anbudskonkurransen, oppdraget og avtalevilkårene beskrives nærmere og de oppfordres til å gi anbud.
Anbudsgrunnlaget inneholder de nærmere forutsetningene for å utarbeide anbudet og fås oftest ved henvendelse til oppdragsgiver. Ved helt enkle anskaffelser vil alle de nødvendige opplysninger kunne følge av kunngjøringen slik at et anbudsgrunnlag ikke er nødvendig.
Anbudsinnbyderen kan velge mellom åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Ved kompliserte arbeider kan det være en fordel å velge begrenset anbudskonkurranse. Dette både fordi det er ressurskrevende for arrangøren å gå gjennom mange anbud, men også fordi de utgifter anbyderne har med å utarbeide anbud som ikke antas, til syvende og sist belastes bestiller. Samfunnsøkonomisk er dette lite gunstig. Arrangøren kan også ønske å ha begrenset anbudskonkurranse for å sikre seg seriøse anbydere. I den forbindelse benyttes gjerne prekvalifisering.
Prekvalifisering vil si en kvalitativ utvelgelse før man begynner med utvelgelsen av det økonomisk mest fordelaktige anbud. Prekvalifisering brukes både om en utvelgelse som skjer før selve konkurransen og om en utvelgelse som skjer underveis i konkurransen. Dette kan skje enten ved at anbudsinnbyderne har egne prekvalifiseringslister som de henter anbydere fra, at det prekvalifiseres fra gang til gang eller at bransjen eller lovgivningen opererer med autorisasjonsklasser og godkjenningsordninger. Forutsatt at prekvalifiseringen skjer åpent og rettferdig, med muligheter for nye til å komme med, bør det være en fordel for alle parter at det prekvalifiseres fordi man da bruker mindre ressurser på utarbeidelse og vurderinger av anbud.
Når anbyderne har fått anbudsgrunnlaget begynner arbeidet med å utarbeide anbud innen den fristen som er satt i anbudsgrunnlaget. Med unntak av en eventuell anbudsbefaring skal det ideelt sett ikke være noen kommunikasjon mellom anbyderne og anbudsinnbyder i denne periode. Dersom eventuelle feil eller uklarheter i anbudsgrunnlaget oppdages kan disse oppklares forutsatt at likebehandlingsprinsippet ivaretas. Det samme gjelder dersom anbudsinnbyder underveis endrer oppfatning av hvordan han vil ha sluttproduktet. Det naturlige vil da være å sende et brev til alle anbyderne eller sammenkalle til anbudskonferanse.
Anbudet leveres anbudsinnbyderen innen anbudsfristens utløp. For at anonymitetsprinsippet skal ivaretas og det skal være noen hensikt med anbudsåpningen stilles det krav om at anbudet skal leveres i nøytral konvolutt og telefaks/e-post tillates ikke.
Anbud som ikke leveres innen anbudsfristen skal avvises. Dersom noen anbydere skulle få lenger frist ville det være et brudd på likebehandlingsprinsippet.
Inntil anbudsfristen kan anbudet fritt tilbakekalles eller endres. Etter anbudsfristens utløp er imidlertid anbudet å anse som et bindende tilbud. Hvor lenge anbudet er bindende er avhengig av vedståelsesfristen. Etter utløpet av vedståelsesfrisen er anbyder ikke lenger bundet av det leverte anbud.
Anbudsåpning skjer på et møte ledet av anbudsinnbyder eller hans representant. Samtlige anbydere har rett til å være til stede under møtet. Under møtet leses anbudene opp og det føres protokoll. Et slikt møte skaper åpenhet rundt konkurransen og ivaretar således rettsikkerhetshensyn. En anbudsinnbyder må imidlertid stå fritt til ikke å avholde et slikt møte, men bør da opplyse om det i anbudsinnbydelsen, slik som i REFSA § 14.
Etter anbudsåpningen bør det straks avklares om noen av anbudene skal avvises. NS 3400 pkt 12 inneholder regler om avvisning av anbud. Ut fra et likebehandlingsprinsipp må disse reglene gjelde uavhengig av om standarden er lagt til grunn. Ufullstendige anbud og anbud fra uautoriserte eller ikke innbudte anbydere skal avvises. Den anbyder som får sitt anbud avvist skal straks ha beskjed om dette. EØS-forskriftene inneholder detaljerte regler om hva som godtas som avvisningsgrunner.
Et spørsmål er om anbud som inneholder forbehold skal avvises. Det er et spørsmål som må løses konkret. I NS 3400 pkt 7.2, er det forutsatt at forbehold kan tas. Forbehold mot eller avvik fra anbudsgrunnlaget er altså ikke i seg selv avvisningsgrunn. Imidlertid er det nettopp ved uklare, ikke presiserte forbehold at en anbyder lettest kan skaffe seg mulighet for å innrette sine presiseringer av forbeholdet på basis av den kjennskap han har fått om de andre anbud. Man må derfor unngå at anbyder får en reell mulighet til å endre sitt anbud og dermed underby konkurrentene. En mulighet er å skille mellom «åpne» og «eksakte» forbehold, hvor førstnevnte kan gi grunnlag for avvisning. Uansett må avgjørelsen bero på en helhetsvurdering der det avgjørende må være om konkurranseforholdet forrykkes. I forslag til ny NS 3400 er det tatt inn at eventuelle forbehold klart skal fremgå og at de skal være presise og entydige. Det er få tvister hvor dette spørsmålet er behandlet spesielt. Dette kan skyldes at anbyderne ikke har rett til å se hverandres anbud.
De anbudene som ikke er avvist skal så vurderes. Utgangspunktet er anbudsinnbyders frie valgrett med hensyn til hvilket anbud han skal anta og at han står fritt til å forkaste alle sammen. Dette er nedfelt både i REFSA og NS 3400 og er også forutsatt i EØS-forskriftene. Som et utgangspunkt må likevel deltakerne kunne forvente at en oppstartet anbudskonkurranse blir avsluttet med at det blir inngått kontrakt. At anbudsinnbyder står helt fritt til å forkaste alle anbudene kan være noe mer tvilsomt ved begrensede anbudskonkurranser. Her må man muligens tolke anbudsinvitasjonen og vurdere hvorvidt denne kan tolkes som et bindende løfte om at billigste anbyder skal få jobben.
Ved vurderingen av anbud gjelder et absolutt forhandlingsforbud. Dette er grunnleggende for hele anbudsformen og er inntatt i NS 3400 pkt 13.3. Imidlertid kan det dukke opp feil og uklarheter i anbudet. Spørsmålet er da om dette umiddelbart skal føre til avvisning eller om anbyder skal få mulighet til å rette opp feilen. Og hvis det skal gis mulighet til å rette opp, må det trekkes en grense mellom avklaring og forhandling. Dersom enhver feil eller uklarhet skulle føre til at anbudet ble forkastet ville det være lite økonomisk. Særlig ved store kontrakter vil det ofte forekomme mindre regnefeil o l.