Rt-1977-1383: Fremleggelse av internt anbudsnotat

Hovedspørsmålet var om et internt kommunalt notat fra anbudsbehandlingen kunne kreves fremlagt til rettens gjennomsyn i en erstatningssak. Sentralt var skillet mellom faktiske opplysninger og interne vurderinger i administrasjonens arbeidsdokumenter.

A/S Jernbeton og A/S Ingeniørbygg reiste erstatningssak mot Oslo kommune. Bakgrunnen var at deres anbud i forbindelse med bygging av en avløpstunnel ikke var antatt. Under saksforberedelsen i byretten krevde saksøkerne at kommunen skulle fremlegge dokumenter fra den kommunale behandlingen av anbudene. Kravet omfattet blant annet et notat datert 1974-02-11 fra en saksbehandler ved vannverket. Kommunen motsatte seg fremleggelse av dette notatet. Begrunnelsen var at dokumentet bare inneholdt saksbehandlerens vurderinger, og at det ikke inneholdt faktiske opplysninger utover det som allerede fremgikk av fremlagte dokumenter. Byretten påla kommunen å fremlegge notatet for retten, slik at retten kunne ta stilling til i hvilket omfang dokumentet eventuelt skulle fremlegges i saken. Kommunen påkjærte avgjørelsen. Lagmannsretten forkastet kjæremålet. Kommunen gikk deretter videre med et videre kjæremål til Høyesteretts kjæremålsutvalg. Saken for kjæremålsutvalget gjaldt dermed ikke erstatningskravet som sådant, men spørsmålet om fremleggelse av det interne notatet som skriftlig bevis.

Høyesteretts kjæremålsutvalg innledet med å avgrense sin kompetanse. Siden saken gjaldt videre kjæremål, var prøvingen begrenset etter tvistemålslovens § 404. Utvalget kunne derfor bare prøve om lagmannsrettens kjennelse bygget på uriktig lovtolking knyttet til reglene om fremleggelse av skriftlige bevis.

Utvalget tok utgangspunkt i lagmannsrettens begrunnelse. Lagmannsretten hadde lagt til grunn at spørsmålet om valg av boremaskin ville være sentralt i erstatningssaken, og at notatet fra vannverkets saksbehandler omhandlet vedkommendes synspunkter på valg av maskin til fullprofilboring. Selv om kommunen anførte at notatet bare inneholdt vurderinger, mente lagmannsretten at slike synspunkter måtte bygge på faktiske forhold eller opplysninger. På den bakgrunn kom lagmannsretten til at dokumentet burde fremlegges for byretten til vurdering av om det inneholdt bevis av betydning for tvisten, eventuelt slik at bare deler av dokumentet ble fremlagt.

Kjæremålsutvalget sluttet seg til denne rettsforståelsen. Utvalget presiserte at det er opplysninger om faktiske forhold som kan anses som bevis i saken, ikke saksbehandlerens rene vurderinger. Samtidig viste utvalget til tidligere rettspraksis, særlig Rt-1960-1391 og Rt-1970-1543, som etter utvalgets syn etablerte at administrasjonens interne arbeidsdokumenter som dels inneholder faktiske opplysninger og dels vurderinger, kan kreves fremlagt til rettens gjennomsyn etter tvistemålslovens § 252 annet ledd. Det samme måtte gjelde dokumenter som påstås å inneholde faktiske opplysninger, når en slik påstand ikke fremstår som usannsynlig.

Utvalget avviste kommunens anførsel om at fremleggelse ikke var nødvendig fordi kommunen ikke ville påberope seg andre fakta eller synsmåter enn dem som allerede fremgikk av fremlagt materiale. Etter utvalgets syn kunne det ikke gjøres noe slikt unntak fra fremleggelsesplikten. Når fremleggelse er krevd på et grunnlag som gjør det aktuelt at dokumentet kan inneholde relevante faktiske opplysninger, er det retten som skal vurdere om fremleggelse skal skje. Dersom retten etter gjennomsyn finner at dokumentet ikke inneholder opplysninger av betydning utover det som allerede er fremlagt, kan retten nekte fremleggelse etter tvistemålslovens § 189 første ledd nr. 2.

Høyesteretts kjæremålsutvalg forkastet kommunens kjæremål. Dermed ble lagmannsrettens avgjørelse stående, og kommunen måtte fremlegge det interne notatet for rettens gjennomsyn. Avgjørelsen innebærer at interne administrative dokumenter ikke er unntatt fra fremleggelse bare fordi de også inneholder vurderinger, eller fordi den aktuelle parten hevder at dokumentet ikke tilfører nye fakta. Retten skal selv kontrollere om dokumentet inneholder faktiske opplysninger av betydning for saken, og om eventuell delvis fremleggelse er aktuelt.

Avgjørelsen gjelder prosessuell bevisfremleggelse, men har betydning også i tvister som springer ut av offentlige anskaffelser. Den viser at interne dokumenter fra oppdragsgivers saksbehandling kan måtte fremlegges for retten dersom de kan inneholde faktiske opplysninger av relevans for tvisten. At dokumentet er et internt arbeidsdokument, eller at oppdragsgiver hevder at det bare inneholder vurderinger, er ikke i seg selv tilstrekkelig for å hindre rettslig gjennomsyn. Dommen sier derimot ikke at slike dokumenter automatisk skal fremlegges fullt ut for motparten; retten må foreta den konkrete vurderingen.