2007/98 Universitetet i Oslo
Innklaget: Universitetet i Oslo
Klager: Hartmark Consulting AS
Avgjørelse: Ikke brudd på regelverket
Type sak: Rådgivende sak
Klagenemnda foroffentlige anskaffelser Innkiagede gjennomfØrte en åpen anbudskonkurranse vedrØrende konsulentbistand for lederutviklingstjenester. Innkiagede hadde satt tilbudsfristen til 17 dager. Klagenemnda kom, utfra en konkret vurdering, til atinnkiagede ikke hadde bruttforskriftens § 10-1. Klagenemndas avgjørelse3. desember 2007 isak 2007/98 Klager: Hartmark ConsultingAS Innkiaget: UniversitetetiOslo Klagenemndas medlemmer: MagniElsheim, Kai Kruger, AndreasWahi. Saken gjelder: Tilbudsfrist.
Bakgrunn
1) Universitetet i Oslo (heretter kalt innklagede) kunngjorde 10. juli 2007 i DOFFINdatabasen en åpen anbudskonkurranse vedrørende konsulentbistand for lederutviklingstjenester. 2) Det fremgikk om anskaffelsen i kunngjøringen punkt 11.1.5) “Kort beskrivelse av anskaffelsensart ogomfang”: “Oppdraget vil bestå av å utvikle og gjennomføre et lederutviklingsprogram med direkte relasjon til de utfordringer forskningsledere ved UiO står overfor. Kompetanseutviklingfor denne gruppen skal gi etpersonlig utbyttefor deltakerne og bidra til å stimulere deres arbeid med å bygge gode forskningsmiljØer, samt tilrettelegge gode rammevilkår for forskning ogforskningssamarbeid. Programmet bØrinneholdefirefaglige dimensjoner. ledelseavforskningsgrupper og miljøer. — — ledelseavforskere som individer(personalledelse). — ledelse iforhold tilforskningssystemets rammer, omverden og organisatorisk — ramme(strategiskledelse). lederrollerogpersonlig utvikling. — Tilbudet Ønskes igangsattførste gang oktober2007 med ca 45 deltakere og skal ha varighet opp til 10 dager. Ledere av forskningsgrupperfra alle fakulteter vil delta. Det erØnskelig medstørrefellessamlinger ogflere mindre utviklingsgrupper.” Postadresse Besøksadresse TIf.: 5559 7500 E-post: Postboks439 Sentrum OlavKyrresgate8 postmottak@kofa.no
3) Kunngjøringen punkt IV.3.4) “Tidsfrist for mottak av tilbud eller anmodning om deltakelse” angafristen til 27. juli 2007 kl. 14.00. 4) Kontrakten ble signert 21. september 2007 med Implement og Barlebo Konsulentvirksomhed. 5) Klageble inngitt tilklagenemnda6. august 2007.
Anførsler
KlagersanfØrsler: 6) Frist for innlevering av tilbud var i strid med forskriften § 10-1. Konkurransen ble kunngjort i DOFFIN-databasen 10. juli 2007. Tidsfristenforinnlevering av tilbud var satttil 27. juli 2007. 13 virkedageri fellesferien er ikke “tilstrekkelig tid” i henhold til forskriftens § 10-1. Samtlige fagpersoner som varaktuelle for utformingen av tilbudet hadde feriefrem til tidsfristen forinnievering av tilbud. Klager antar at de fleste andre sammenliknbare virksomheter avvikletferie i dettetidsrommet. 7) Klagers anslag av hvorlang tid det tar åutarbeide et tilbud av denne type, ligger på 5 dagsverk. Dette innebærer å avtale tid med minimum en kollega med relevant kompetanse for å diskutere hovedinnhold og fremdriftsplan for utarbeidelse av tilbudet, gjennomgå relevant fagstoff og referanser fra fagområdet, fremskaffe obligatorisk dokumentasjon, skrive besvarelsen på innholdet i kravspesifikasjonen, lese gjennom og drøfte det faglige innholdet og lese korrektur. Dette er anslag med hensyn til komprimerttid. Normenpå slikeutlysningerertidsfrister fra4 til 6 uker. InnkiagedesanfØrsler: 8) I denne konkurransen er 17 dagers tilbudsfrist tilstrekkelig tid til å inngi tilbud, selv om dette var i juli. Alle saksdokumenter ble gjort tilgjengelige i DOFFIN-databasen samme dag som konkurransen ble kunngjort. Dokumentene lå tilgjengelig i nesten tre uker, fra tirsdag iuke 28 til tilbudsinnievering fredag i uke 30, og kunnelastes ned av alle som har tilgang til internett. I denne konkurransen mottok innklagede nok tilbud til at detble en reell konkurranseom oppdraget. 9) Begrunnelse for at innkiagede utlyste konkurransen i denne perioden, er dato for oppstart. Oppstart for oppdraget var satt til 10. oktober 2007, og for å kunne gjennomføre og avslutte en konkurranse, samt gi tilbyder mulighet til å gjøre sine forberedelser, var det ingen annen utvei enn å utlyse konkurransen i juli måned. Innklagede var klar over at det var uheldig åkunngjøre en nasjonal konkurranse ijuli måned, men i denne saken hadde innklagede ikke noe reelt valg, da det kun var tre måneder fra utlysning av konkurransentil oppstart av oppdraget. Klagenemndasvurdering: 10)Klager er potensiell leverandør og har saklig klageinteresse, jf forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger forskriftom offentlige anskaffelserav 7. april 2006 nr. 401 del I og II. 11)Forskriftens § 10-1 angir at frist for innievering av tilbud skal fastsettes slik at “leverandØrenefår tilstrekkelig tidtil å innhente nødvendig dokuinentasjon ogforeta nødvendige undersØkelser og beregninger”. Det må foretas en konkret vurdering av tilbudsfristen for å vurdere om fristen er lang nok i det enkelte tilfellet. Klagenemnda
har i tidligere saker lagt til grunn at nemndavil være tilbakeholden med å overprøve innkiagedes skjønn, så lenge fristen ersaklig begrunnetog den faktisk ikke harværttil hinderforkonkurranse. 12)1 den foreliggende sak var det 17 kalenderdager fra konkurransene ble kunngjort til tilbudene skulle være innklagede i hende. Konkurransegrunnlag og andre relevante dokumenter var gjort tilgjengelige fra samme dato. Spørsmålet blir om 17 kalenderdagerer“tilstrekkelig tid” til åinngi tilbud idenne konkurransen. 13)Klagenemnda tok stilling til tilsvarende problemstilling i sak 2003/109. Saken gjaldt frist for innlevering av tilbud i en konkurranse for anskaffelse av arkitekttjenester. Klagenemnda sier i sin avgjørelse at en frist på 15 kalenderdager var “svært kort”, men at fristen ikke var i strid med regelverket da innkiagede hadde gitt en saklig begrunnelsefordenkorte fristen. 14)Konkurransen om lederutviklingstjenesterble utlystmidt ifellesferien, og det må som utgangspunkt antas at leverandørene i denne tiden har større behov for lengre tilbudsfrist for å utforme et tilbud fordi bemanningen på grunn av ferie er lavere. Samtidig er anskaffelsen av lederutviklingstjenester en anskaffelse som ikke er en standardvare, og som klagerdermedvil ha behov forå bruke tid på åutforme tilbud i. På den annen side legger klagenemnda til grunn klagers anførsel om at 5 dagsverk var tilstrekkelig for å utforme et tilbud i denne konkurransen. Dette tyder på at anskaffelsen ikke var så kompleks at det var nødvendig med omfattende forundersøkelser og andre forberedelser ved utforming av tilbudet. Videre gav fristen på 17 kalenderdager klager tilstrekkelig tid til å utforme et tilbud til tross for at bemanningen var mindre på grunn av fellesferien. Videre har innklagede anført en saklig grunn for hvorfor fristen var satt så kort. Fristen var etter det opplyste heller ikke til hinder for konkurranse. Ut fra en konkret vurdering i denne saken har klagenemndakommet til atforskriftens § 10-1 ikkeerbrutt.
Konklusjon
UniversitetetiOslo har ikkebrutt regelverketfor offentlige anskaffelser.