KOFA 2006/126: Avvisning av tilbud – manglende dokumentasjon

2006/126 Universitetssykehuset Nord-Norge HF

Innklaget: Universitetssykehuset Nord-Norge HF

Klager: Nord-Norsk Kjøleindustri AS Avgjørelse: Avvist - saken ubegrunnet eller kan klart ikke føre frem Type sak: Rådgivende sak Klagenemnda for offentlige anskaffelser Nord-Norsk Kjøleindustri AS Att. Daglig leder Erling Andersen Postboks 3034 9498 Harstad Telefaksnummer: 77 00 24 95 Denne avgjørelsen oversendes både per faks og per post Deres referanse Vår referanse Dato 2006/126 - 16 19.02.2007 Avvisning av klage på offentlig anskaffelse Det vises til Deres klage på offentlig anskaffelse av 30. august 2006. Klagenemndas sekretariat har besluttet å avvise klagen som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 9. Grunnen er at klagen ikke kan føre frem. Sekretariatets avvisningsbeslutning kan påklages til klagenemndas leder innen tre dager etter at den ble gjort kjent for klager. Nedenfor gis en oppsummering av bakgrunnen for klagen og sekretariatets vurdering.

Bakgrunn

Universitetssykehuset Nord-Norge HF (heretter kalt innklagede) kunngjorde 1. juni 2006 en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av to kuldeanlegg. I konkurransegrunnlagets punkt 01.6 fremgikk det at tildeling av kontrakt skulle skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på fire vektede tildelingskriterier, illustrert i følgende tabeller: Kriterier Dokumentasjon Pris Dokumenteres i tilbudet. Leveringstid Leveringstiden skal fremgå av tilbudet. Tilbyder må vedlegge oppgave over firmaets kapasitet og pågående oppdrag. Produktkvalitet Tekniske krav på de etterspurte produkt fremgår av spesifikasjonen i kap 08. Tilbyder må oppgi de etterspurte data i tilbudsbrevet. Tilgjengelig serviceapparat Krav til dokumentasjon fremkommer i kap 05.5.2. Tilbyder må dokumentere dette i tilbudsbrevet. Tildelingskriterium Vekting Score Poeng 1. Pris 40 % 1-5 2. Leveringstid 15 % 1-5 3. Produktkvalitet 30 % 1-5 4. Tilgjengelig 15 % 1-5 serviceapparat Sum 100 % 1-5 100-500 I forhold til tildelingskriteriet tilgjengelig serviceapparat var det gitt følgende tilleggsopplysninger om vurderingen av dette i punkt 05.5.2: ”Oppdragsgiver er avhengig av dette utstyret for å kunne opprettholde normal drift. Det er derfor viktig at tilbyder kan tilby et serviceapparat som har store kunnskaper om dette utstyret. Oppgitt tilkallingstid og den oppgitte størrelse og kompetanse på servicepersonellet vil bli vektlagt. Det vil også spille inn hvor lett tilgjengelig dette serviceapparatet er for oppdragsgiver. Med dette tenkes det på om det er kompetansepersoner tilgjengelig lokalt i Tromsø eller kun i Norge/Oslo, eller om disse befinner seg i et annet land enn Norge.” I punkt 01.10 var det bestemt at følgende skulle innleveres som en del av tilbudet: ”Tilbudsbrev, tilbudsskjema i utfylt, signert og summert stand, teknisk beskrivende mengdeberegning i komplett utfylt stand, den etterspurte dokumentasjon vedr kvalifikasjonskriterier iht kap 01.6 og den etterspurte dokumentasjon vedr tildelingskriterier iht kap 01.6.” I punkt 02.2 i tilbudsskjemaet, som tilbyderne skulle innlevere som en del av tilbudet, var det inntatt plass for å fylle ut leveringstid for hvert av kuldeanleggene, og referert til punkt 05.3 om tidsplan. I punkt 05.3 fremgikk det at anskaffelsen var planlagt kontrahert i begynnelsen av august, og at: ”Tiltakshaver har da et ønske om å få ferdigstilt arbeidene med kjøleanlegget i fløy D så snart som overhodet mulig. Tilbyder må i sitt tilbud spesifisere hva som er total leveringstid fra kontrakt signeres til tilbudt utstyr kan leveres, for hvert av anleggene, hvor anlegget i fløy D da har høyest prioritet.” I punkt 355, grunnlaget side 24 til 30, var det spesifisert en rekke tekniske krav de tilbudte kuldeanleggene måtte tilfredsstille. Det fremgikk av spesifikasjonen hvilke krav tilbyder spesielt måtte opplyse om, og på hvilken måte dette skulle skje. For noen av kravene var det bedt om en nærmere redegjørelse for hvordan det tilbudte produkt tilfredsstilte de etterspurte krav. Innen tilbudsfristens utløp mottok innklagede 4 tilbud, deriblant fra Nord-Norsk Kjøleindustri AS (heretter kalt klager). Klagers tilbud oppga pris på tilbudte produkter og var vedlagt produktdatablader over de produkt som var tilbudt. Det var ikke opplyst noe om leveringstid eller tilgjengelig serviceapparat. I e-post av 31. juli 2006 ble klager gitt en tilleggsfrist for å innsende manglende opplysninger. Denne ble utvidet i e-post av 2. august 2006 og 3. august 2006. Innen den siste fristen hadde klager inngitt manglende opplysninger om leveringstid og tilgjengelig serviceapparat, mens partene fremdeles var uenige om innlevert dokumentasjon tilknyttet tilbudt produktkvalitet var i samsvar med det som var etterspurt i konkurransegrunnlaget. I brev av 4. august 2006 ble klagers tilbud avvist. Det ble gitt følgende begrunnelse: ”En gjennomgang av Deres tilbud viser at selve tilbudet er mangelfullt dokumentert, sett opp mot de krav til dokumentasjon som fremgår av selve tilbudsinnbydelsen i konkurransegrunnlaget under kap 01.6 kvalifikasjons- og tildelingskriterier. I det oversendte var det kun prisen dere hadde dokumentert. Dere fikk anledning til å komme med ytterligere dokumentasjon […]. I en åpen anbudskonkurranse er det ikke adgang til å drive med forhandlinger og begrensende muligheter til å foreta avklaringer. Det er også satt krav om at et tilbud skal være i en slik forfatning at det på fritt grunnlag skal kunne bedømmes opp mot de øvrige tilbudene. Resultatet av avklaringsrundene vi har hatt med dere er at vi nå er i stand til å bedømme deres leveringstid og serviceapparat. Men vi er fortsatt ikke i stand til å bedømme produktkvaliteten på det tilbudte utstyr sett opp mot de krav som er satt i spesifikasjonen, og derav bedømme de produkter dere har tilbudt opp mot de øvrige tilbyderne.” Innklagedes avvisningsbeslutning ble påklaget i brev av 7. august 2006. I brev av 9. august 2006 fastholdt innklagede sin beslutning. Saken ble brakt inn for klagenemnda i brev av 30. august 2006. Kontrakt med valgte leverandør ble inngått 23. august 2006.

Anførsler

Klagers anførsler

Innklagedes avvisning av klagers tilbud har vært i strid med anskaffelsesregelverket. Avvisningen har skjedd som følge av en skjult agenda. Det er viktig å få belyst om klagers måte å dokumentere tilbud på, ekskluderer selskapet fra leveranser til innklagede, om dokumentasjonsmåten ikke endres i fremtiden. Den produktkvalitet som er tilbudt dokumenteres av selskapet gjennom faktiske datalister etter Eurovent. Dette er selskapets måte å unngå at urederlige saksbehandlere forbedrer kapasiteten når denne oppgis i et tilbudsbrev el.

Innklagedes anførsler

Innklagede har ingen skjult agenda. Klagers tilbud ble avvist fordi det ikke i tilstrekkelig grad vises hvilke tekniske krav de tilbudte produkt tilfredsstiller, slik det var etterspurt i konkurransegrunnlaget. For innklagede var det umulig å sammenfatte hva klager tilbudte på basis av de opplysningene som var gitt i produktdatabladene vedlagt tilbudet. Selv om innklagede hadde leid inn en VVS ekspert ville ikke dette vært nok for å utlede hva som var tilbudt. I tillegg måtte det vært avholdt avklaringsmøter, hvilket er i strid med formålet med anbudskonkurranser og forhandlingsforbudet i slike konkurranser. Det er tilbyderens oppgave å utarbeide og dokumentere sitt tilbud ut fra de krav som er stilt i konkurransegrunnlaget. Å utarbeide en oppsummerende spesifikasjon over hva som er tilbudt i tilbudsbrevet, ekskluderer ikke at det samtidig kan vedlegges produktdatablader. I ettertid ser innklagede at klager ikke skulle vært gitt noen tilleggsfrist for å innsende opplysninger om hvilken leveringstid, serviceapparat og produktkvalitet selskapet tilbudte. Dette var i strid med forhandlingsforbudet. Klager skulle istedenfor vært avvist med en gang. Sekretariatets vurdering: Klager har deltatt i konkurransen og har saklig klageinteresse, jf forskrift om Klagenemnd for offentlige anskaffelser § 6. Klagen er rettidig. Anskaffelsen følger etter sin kunngjorte verdi forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 nr 616 del I og III, jf forskriftens §§ 2-1 og 2-2. Hvorvidt det var i samsvar med anskaffelsesregelverket å avvise klagers tilbud Av forskriftens § 15-10 (1) bokstav d fremgår det at et tilbud skal avvises dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende i en åpen anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Partene er enige om at tilbudet klager innleverte innen tilbudsfristens utløp ikke inneholdt opplysninger om leveringstid og tilgjengelig serviceapparat, men at dette først ble innlevert etter tilbudsfristens utløp. Partene er uenige om den innleverte dokumentasjon over tilbudt produktkvalitet tilfredsstiller de krav som var stilt i konkurransegrunnlaget til kvalitet og presentasjon av tilbudt kvalitet. Klager hevder at det var uriktig å avvise selskapets tilbud. Det avgjørende for sekretariatet har vært at klagers tilbud utvilsomt manglet opplysninger om leveringstid og tilgjengelig serviceapparat. Dette var uttrykkelig etterspurt i konkurransegrunnlaget, og det var gitt klare instruksjoner om hvordan disse opplysningene skulle presenteres for oppdragsgiver. Når klagers tilbud overhodet ikke inneholdt opplysninger om leveringstid og tilgjengelig serviceapparat innebærer dette at klagers tilbud ikke kunne sammenlignes med de øvrige tilbudene under tildelingskriteriene tilknyttet disse forhold. Innklagede var da forpliktet til å avvise tilbudet på dette grunnlag, jf forskriftens § 15-10 (1) bokstav d. Den fremgangmåte innklagede benyttet for å få klager til å inngi de manglende opplysninger er i strid med forhandlingsforbudet i forskriftens § 16-1. Dette har innklagede også erkjent i tilsvaret til klagenemnda. Etter dette blir det irrelevant å ta stilling til om den dokumentasjon over produktkvalitet som klager hadde innlevert som en del av tilbudet innen tilbudsfristens utløp, tilfredsstilte de krav som var stilt i konkurransegrunnlaget. På bakgrunn av at sekretariatet er kommet til at innklagede var forpliktet til å avvise klagers tilbud etter forskriftens § 15-10 (1) bokstav d, kan klagen ikke føre frem. Den avvises derfor som uhensiktsmessig for behandling i klagenemnda, jf Klagenemndsforskriftens § 9. Med vennlig hilsen Erlend Pedersen Førstekonsulent Kopi: Innklagede