Trondheim Havn ville vite hvor fornøyde tidligere kunder var med renholdsfirmaene. Men generelle vurderinger av firmaene sa ikke nok om kvaliteten på det konkrete tilbudet. KOFA mente kvalitetskriteriet var ulovlig, og at konkurransen skulle ha vært avlyst.
Trondheim Havn skulle kjøpe renhold til næringslokaler i Trondheim og Stjørdal. Pris og kvalitet skulle telle like mye.
Leverandørene måtte dokumentere erfaring fra tilsvarende oppdrag for å få delta. Dokumentasjonen om disse oppdragene skulle også brukes til å gi poeng for kvalitet.
Flyt Renhold fikk kontrakten. 4Service Eir Renhold fikk best uttelling på pris, men Flyt Renholds høyere kvalitetspoeng avgjorde konkurransen. 4Service klaget til KOFA.
Hva fortalte referansene egentlig?
Trondheim Havn forklarte at både samarbeidet med renholdsfirmaet og kvaliteten på arbeidet var viktig. Derfor ville havnen kartlegge tidligere kunders erfaringer.
Det var forståelig, men kriteriet traff ikke godt nok. KOFA mente det la opp til en generell vurdering av hva tidligere kunder syntes om leverandørene. Slike vurderinger var ikke egnet til å vise relevante styrker og svakheter i denne anskaffelsen.
Forskjellen er viktig: At et firma har gjort en god jobb tidligere, forteller ikke nødvendigvis hvilken kvalitet det tilbyr i det nye oppdraget.
Kan oppdragsgiver bruke samme dokumentasjon til kvalifisering og kvalitetspoeng?
Ja, samme dokumentasjon kan brukes begge steder, men oppdragsgiver må vurdere ulike forhold. Ved kvalifisering vurderes om leverandøren oppfyller kravene for å delta. Ved tildeling vurderes hvilket tilbud som er best etter kriteriene i konkurransen. Gjenbruk av dokumentasjon gjør ikke et ulovlig kriterium lovlig: Dokumentasjonen må belyse det lovlige kvalitetskriteriet oppdragsgiver skal vurdere.
Hva kan erfaring si om kvalitet?
KOFA viste til at oppdragsgiver kan vurdere kompetansen og erfaringen til personene som tilbys til oppdraget. Det forutsetter at kvaliteten på bemanningen har stor betydning for hvordan kontrakten blir utført.
Her handlet vurderingen derimot om leverandørene generelt. Den kunne også omfatte erfaringer med andre ansatte enn dem som skulle utføre det nye oppdraget.
KOFA utelukket ikke at leverandørens erfaring i enkelte tilfeller kan belyse egenskaper av stor betydning for oppdraget. Men slik dette kriteriet var utformet, holdt det ikke. Det var dessuten vanskelig å se skillet mellom erfaringen som krevdes for å delta, og den ekstra kvaliteten som skulle gi poeng.
Hvorfor måtte konkurransen avlyses?
Kvalitet telte 50 prosent og avgjorde hvem som vant. KOFA mente derfor at konkurransen kunne ha fått et annet utfall uten det ulovlige kriteriet. Konkurransen skulle ha vært avlyst.
Før neste kunngjøring bør oppdragsgiver stille to spørsmål: Hva må leverandøren kunne for å delta? Og hva ved det konkrete tilbudet skal gi ekstra kvalitetspoeng? Hvis svaret er det samme, bør kriteriene gjennomgås på nytt.
Les avgjørelsen i KOFA 2019/364.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.