Havforskningsinstituttet avviste et tilbud fordi instituttet mente ombyggingen av et fartøy ville bli ferdig for sent. KOFA mente instituttet både hadde tolket tilbudet feil og behandlet en uklar tidsplan som et absolutt krav.
Havforskningsinstituttet skulle bygge om forskningsfartøyet Johan Hjort. I konkurransedokumentene sto det at fartøyet tidligst kunne være klart ved verftet i begynnelsen av november 2016. Instituttet planla at ombyggingen skulle være ferdig innen utgangen av februar 2017.
GMC Maritime leverte tilbud, men ble avvist. Instituttet mente selskapets tidsplan viste at fartøyet ville bli ferdig for sent.
KOFA kom til at avvisningen var ulovlig. Problemet lå både i hvordan instituttet hadde formulert tidsplanen, og i hvordan det hadde lest tilbudet.
En plan er ikke nødvendigvis et absolutt krav
Instituttet hadde ikke lovet å stille fartøyet til rådighet på en bestemt dato. Det hadde bare opplyst når fartøyet tidligst kunne komme til verftet.
Samtidig var sluttdatoen beskrevet som noe rederiet planla. KOFA mente det derfor ikke var klart at ferdigstillelse innen utgangen av februar var et absolutt krav som alle tilbud måtte oppfylle.
Det er en viktig forskjell: Skal leverandøren binde seg til en sluttdato, må leverandøren også kunne forstå hvilke forutsetninger som gjelder for oppstarten.
Seneste ankomst var ikke det samme som oppstart
GMC Maritime skrev at fartøyet måtte være tilgjengelig 31 uker etter bestilling. Instituttet leste dette som at arbeidet først ville starte da.
KOFA mente det var feil. Opplysningen beskrev det seneste tidspunktet fartøyet kunne gjøres tilgjengelig for verftet. Den sa ikke at arbeidet ikke kunne starte tidligere.
Instituttet hadde også lagt frem en alternativ tolkning: Arbeidet ville først begynne når hovedkomponentene kom. Heller ikke det fant KOFA støtte for i tilbudet.
Hva måtte instituttet gjøre før det avviste det uklare tilbudet?
Instituttet måtte i denne saken først forsøke å avklare om GMC Maritime kunne ferdigstille fartøyet innen utgangen av februar. KOFA mente at en slik avklaring ikke ville endre tilbudet, og at uklarheten hang sammen med hvordan konkurransedokumentene var skrevet. Vurderingen bygget på anskaffelsesforskriften fra 2006 og betyr ikke at alle uklare tilbud alltid må avklares.
Tilbudet var nemlig ikke helt tydelig. Det manglet konkrete datoer i arbeidsplanen, og selskapet brukte både dager og arbeidsdager om varigheten. Men dette ga ikke grunnlag for avvisningen instituttet hadde foretatt.
Skriv tydelig hva datoen betyr
Før neste konkurranse bør du kontrollere om datoene beskriver et ønske, en plan eller en bindende frist. Hvis sluttdatoen er ufravikelig, bør det stå tydelig. Opplys også når leverandøren kan regne med å få starte.
Før avvisning må du skille mellom det tilbudet faktisk sier, og antakelser du selv har gjort. En uklar tidsplan er ikke i seg selv bevis på at leverandøren har tilbudt for sen levering.
Les avgjørelsen i KOFA 2016/91.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.