Stavanger kommune åpnet for eldre referanseprosjekter etter et spørsmål fra en leverandør. Det kunne få flere til å ville delta, mente KOFA. Derfor var endringen for stor til å gjøres i den pågående konkurransen.
Stavanger kommune skulle kjøpe bistand fra rådgivere og arkitekter til å planlegge folkebad på Jåttåvågen. Erfaringen til personene som skulle gjøre jobben, var viktig i konkurransen.
Leverandørene skulle oppgi minst tre relevante prosjekter fra de siste ti årene for nøkkelpersonene sine. Prosjektene skulle vise erfaring med store og komplekse oppdrag. Denne delen av vurderingen telte 30 prosent når kommunen skulle velge tilbud.
Så ba en leverandør kommunen om å fjerne tiårsgrensen. Begrunnelsen var at svært få personer kunne vise til nok slike prosjekter innenfor perioden.
Kommunen sa ja. I spørsmål og svar før tilbudsfristen fjernet den tidsgrensen helt.
En lemping kan også bli for stor
Kommunen mente den bare hadde justert kravet til dokumentasjon. KOFA så annerledes på det.
Når eldre prosjekter kunne brukes, endret kommunen hvilke erfaringer leverandørene kunne få uttelling for. Endringen kunne dermed påvirke både tilbudene og hvem som ville delta.
Nettopp begrunnelsen for å fjerne grensen viste problemet: Tiårsgrensen begrenset hvilke prosjekter leverandørene kunne bruke. Uten grensen kunne flere være interessert i å levere tilbud.
Det var ikke nødvendig å påvise at en bestemt leverandør faktisk hadde latt være å delta. KOFA la vekt på at endringen kunne påvirke interessen for konkurransen.
Hva må oppdragsgiver vurdere før en tidsgrense for referanseprosjekter fjernes?
Oppdragsgiver må vurdere konkret om endringen er vesentlig, altså for stor til å gjøres i den pågående konkurransen. Et sentralt spørsmål er om eldre prosjekter kan gjøre flere leverandører interessert i å delta. Det har også betydning om endringen påvirker hva som gir uttelling, og dermed kan påvirke resultatet. Før tilbudsfristen kan oppdragsgiver gjøre endringer som ikke er vesentlige. I Stavanger-saken var endringen vesentlig. KOFA mente feilen bare kunne rettes ved avlysning og ny kunngjøring med de endrede reglene.
Tenk også på dem som ikke følger konkurransen
Kommunen sendte svaret ut til leverandørene. Det gjorde ikke endringen lovlig. Vurderingen måtte også ta høyde for leverandører som kunne ha valgt bort konkurransen på grunn av den opprinnelige tidsgrensen.
Sweco fikk kontrakten, og Asplan Viak klaget. Kontrakten var allerede inngått da KOFA behandlet saken. Avgørelsen sier ikke hva som senere skjedde med kontrakten.
Et praktisk kontrollspørsmål før du svarer, er derfor: Kunne noen som valgte bort konkurransen, ha ønsket å delta med denne endringen?
At en endring gjør det enklere å delta, betyr ikke at den kan gjøres underveis.
Les KOFA 2023/1195, avgjort 3. juni 2024.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.