Dønna og Herøy kommune måtte rette feil i vurderingen av tilbudene. Men da kommunene samtidig endret måten tilbudene fikk poeng på, gikk de for langt. KOFA kom til at begge evalueringene var ulovlige.
Dønna og Herøy kommune skulle kjøpe innsamling, avvanning og transport av slam. Avvanning betyr å fjerne vann fra slammet før det fraktes videre.
Nordland Rørinspeksjon fikk først beskjed om at selskapet hadde vunnet. Etter en henvendelse fra Østbø gikk kommunene gjennom evalueringen på nytt. De fant flere feil og kåret deretter Østbø til vinner.
Men heller ikke den nye evalueringen holdt. I KOFA 2023/1058 kom nemnda til at kommunene måtte evaluere tilbudene enda en gang.
Full poengsum uten reell vurdering
Kvalitet skulle vurderes etter syv punkter. På fem av dem hadde alle leverandørene fått ti poeng. Kommunene opplyste at de ikke hadde gjort noen reell vurdering av disse punktene. Det fantes heller ingen skriftlig evaluering eller begrunnelse for poengene.
Problemet var altså ikke at leverandørene fikk lik poengsum. Problemet var at poengene ikke bygget på en faktisk vurdering.
KOFA mente kommunene måtte vurdere disse fem punktene på nytt. De kunne ikke bare skrive en begrunnelse i ettertid for vurderinger som aldri var gjort.
Hva kan oppdragsgiver endre når en tildeling må rettes?
Før kontrakten er inngått, kan oppdragsgiver endre beslutningen om hvem som får kontrakten dersom beslutningen bryter regelverket. Rettingen må begrenses til de konkrete feilene. Lovlige vurderinger fra første evaluering står fast; det er ikke nok at oppdragsgiver nå vurderer tilbudene annerledes. I denne saken måtte kommunene også beholde poengmetoden fra konkurransegrunnlaget, fordi det ikke var påvist noe ulovlig eller uegnet ved den. Hvis feilene ikke kan rettes innenfor konkurransens rammer, må oppdragsgiver avlyse og kunngjøre på nytt.
Noe måtte fjernes. Noe måtte beholdes.
Kommunene hadde gitt uttelling for muligheten til å utføre rørinspeksjon. Det var ikke en del av tjenesten de skulle kjøpe. Denne uttellingen måtte derfor bort.
Derimot var det lovlig å gi uttelling for avvanningssystemet og for nærhet som ga bedre beredskap ved nødtømming. Disse vurderingene måtte kommunene holde fast ved.
Rettingen var dermed ikke en blankofullmakt til å vurdere alt på nytt.
Poengmetoden lå fast
Konkurransegrunnlaget sa at det beste tilbudet skulle få ti poeng på hvert kvalitetspunkt. De øvrige skulle vurderes opp mot dette tilbudet.
I den nye evalueringen brukte kommunene i stedet en metode der det beste tilbudet ikke nødvendigvis fikk ti poeng. Det hadde de ikke anledning til i denne saken. Også den andre tildelingen var derfor ulovlig.
Et praktisk grep er å lage to lister før dere retter: Hva var feil, og hva var lovlig? Rett feilene, men ikke bruk anledningen til å bytte spilleregler eller gjøre om lovlige vurderinger.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 16.03. Se kurskalenderen.