Fylkesmannen i Agder valgte det billigste tilbudet og vurderte tilbudene som like gode på kvalitet. Men leverandørene hadde tilbudt ulike tekniske løsninger. Da måtte Fylkesmannen forklare hvorfor løsningene likevel ble vurdert likt, mente KOFA.
Fylkesmannen i Agder skulle kjøpe et kalkdoseringsanlegg til Songeelva i Froland. Oppdraget omfattet å planlegge, bygge og drive anlegget i opptil ett år.
To leverandører leverte tilbud: Sele Kalk og Franzefoss Minerals. De foreslo forskjellige måter å tilføre kalk til elven på. Franzefoss ville blande tørrkalk med elvevann på anlegget. Sele Kalk ville levere ferdig blandet kalk.
Franzefoss vant. Tilbudet var 16 305 kroner billigere. Utover pris vurderte Fylkesmannen tilbudene som like gode.
Sele Kalk mente forklaringen var mangelfull og klaget til KOFA.
Samme vurdering trenger også en forklaring
Pris telte 40 prosent i konkurransen. Kvalitet telte 50 prosent, mens løsningsforslag og forståelse av oppdraget telte 10 prosent. Dette var kriteriene Fylkesmannen skulle bruke for å velge tilbud.
KOFA pekte på at prisforskjellen var liten. Samtidig åpnet konkurransen for ulike tekniske løsninger, og leverandørene hadde faktisk foreslått forskjellige løsninger.
Da holdt det ikke å slå fast at tilbudene var like gode. Fylkesmannen måtte forklare hvilke egenskaper ved vinnertilbudet som gjorde at det ble vurdert like godt som tilbudet fra Sele Kalk.
Det manglet i begrunnelsen. KOFA konkluderte derfor med at Fylkesmannen hadde brutt begrunnelsesplikten.
Hva må oppdragsgiver forklare når ulike løsninger vurderes som like gode?
Når tilbudene inneholder ulike tekniske løsninger, slik som i denne saken, må oppdragsgiver forklare hvilke egenskaper ved vinnertilbudet som gjør at det vurderes like godt som det andre tilbudet etter kriteriene i konkurransen. Det er ikke nok å opplyse at tilbudene er like gode. Forklaringen må være konkret nok til at leverandørene kan forstå vurderingen og kontrollere om reglene er fulgt. Den må gis skriftlig til de berørte leverandørene samtidig med meldingen om hvem som er valgt.
Forklaringen kom for sent
I svaret til KOFA ga Fylkesmannen en utførlig forklaring. Forholdene i Songeelva gjorde at ingen av de to kalkingsmetodene var bedre egnet enn den andre.
Forklaringen fjernet ikke bruddet. KOFA vurderte begrunnelsen som leverandørene fikk da valget ble meddelt. Men den senere forklaringen viste at bruddet ikke kunne ha påvirket resultatet av konkurransen. Sele Kalk fikk derfor ikke tilbake klagegebyret.
Før du sender ut meldingen om hvem som vant, bør du kontrollere én ting: Har du bare skrevet at tilbudene er like gode, eller har du forklart hvorfor? Like vurderinger trenger også en konkret begrunnelse.
Les KOFA 2020/204.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.