Etnedal kommune ba om tilbud på byggevarer, men fortalte ikke hva som ville avgjøre valget. KOFA mente leverandørene hadde fått for lite informasjon. Også en enkel konkurranse må ha tydelige spilleregler.
Etnedal kommune ville inngå en avtale om levering av byggevarer. Kommunen sendte en kort forespørsel til Byggmakker Skattum-Dokka og Maxbo Etnedal. Begge leverte tilbud.
Men forespørselen fortalte ikke hvor stort behovet var, hvilke forutsetninger tilbudene skulle bygge på, eller hva kommunen ville legge vekt på når den valgte leverandør.
Det ble avgjørende da KOFA behandlet saken.
Valget handlet om mer enn pris
Omtrent ett år etter tilbudsfristen inviterte kommunen begge leverandørene til møter. Senere ba den om oppdaterte priser på et utvalg varer.
Byggmakker fikk kontrakten. Kommunen la blant annet vekt på pris, nettbestilling, levering og muligheten for et lokalt lager av småvarer. Også det generelle inntrykket av leverandørene inngikk i vurderingen.
Maxbo klaget. Et sentralt spørsmål var om leverandørene hadde fått vite nok til å forstå hva de konkurrerte om.
KOFA svarte nei. Den opprinnelige forespørselen sa ingenting om hva som ville avgjøre valget. Først omtrent ett år etter at tilbudene var levert, fikk leverandørene informasjon som tilsa at pris ville telle. Da kommunen begrunnet valget, viste det seg at også flere andre forhold hadde fått betydning.
Hva må oppdragsgiver opplyse om i en enkel konkurranse etter del I?
Oppdragsgiver må gi nok informasjon til at leverandørene har et forsvarlig grunnlag for å lage tilbud. Det må også komme tilstrekkelig klart frem hvilke forhold som vil telle ved valget av leverandør. Selv om forskriftens del I ikke har særskilte regler om utforming av konkurransegrunnlag, gjelder kravet om forutberegnelighet: Leverandørene skal kunne forstå spillereglene på forhånd. Oppdragsgiver må deretter holde seg til opplysningene som er gitt.
To leverandører var ikke problemet
Anskaffelsen fulgte forskriftens del I, som har få detaljerte regler om hvordan konkurransen skal gjennomføres.
KOFA godtok at kommunen bare hadde kontaktet to leverandører. Behovet for levering på kort varsel til Bruflat begrenset hvem som var aktuelle. Nemnda la også vekt på anskaffelsens verdi.
Kommunen fikk heller ikke kritikk for begrunnelsen for leverandørvalget. Den forklarte konkret hvorfor Byggmakker ble vurdert som best. Men en god forklaring etterpå erstatter ikke informasjon som skulle vært gitt før tilbudene ble levert.
Skriv det som faktisk skal telle
Et praktisk råd er å lese forespørselen fra leverandørens side før den sendes: Er det mulig å forstå behovet og hva som gjør ett tilbud bedre enn et annet? Skal nettbestilling og rask levering telle, må leverandørene få vite det på forhånd.
Lærdommen fra KOFA 2019/497 er enkel: Forespørselen kan være kort. Spillereglene må likevel være tydelige.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.