Oslo kommune sa at leverandørene kunne gå litt inn i neste år med en ny barnehage. Vinneren tilbød overlevering i mai. Det var mer enn beskjeden åpnet for, mente KOFA. Kommunen skulle ha avvist tilbudet.
Oslo kommune skulle få prosjektert og bygget Marmorberget barnehage. Både bygget og uteområdet skulle overtas senest 22. desember 2017.
Den første konkurransen ble avlyst fordi begge tilbudene hadde vesentlige avvik – altså betydelige forskjeller fra kravene kommunen hadde stilt. Kommunen inviterte deretter de samme to leverandørene til en konkurranse med forhandlinger, uten å kunngjøre den på nytt. Fristen for overtakelse sto uendret i konkurransedokumentene.
Under telefonforhandlingene ga kommunen likevel beskjed om at den ikke trodde prosjektet kunne bli ferdig innen utgangen av 2017. Begge leverandørene fikk vite at overtakelsen kunne skyves noe på.
Litt ekstra tid – men hvor mye?
I møtereferatet sto det at leverandørene kunne «gå litt inn i 2018».
Skanska Husfabrikken beholdt 22. desember 2017 som overtakelsesdato i tilbudet sitt. Hent tilbød overlevering i mai 2018 og fikk kontrakten.
Kommunen mente beskjeden åpnet for ferdigstillelse innenfor første halvdel av 2018. KOFA var ikke enig. Ordene kunne vanskelig forstås som en åpning for flere måneders utsettelse. Hvis kommunen mente å gi så mye ekstra tid, måtte den ha sagt det uttrykkelig, slik at også Skanska kunne ta hensyn til det i tilbudet.
Poenget var altså ikke bare at beskjeden var muntlig. Det avgjørende var hva leverandørene kunne forstå av den.
Hvorfor måtte kommunen avvise tilbudet med overlevering i mai?
Tilbudet gikk lenger enn kommunens beskjed om ekstra tid åpnet for. KOFA mente avviket var vesentlig fordi tiden frem til ferdigstillelse påvirket bemanning, kapasitet og hvilke løsninger leverandørene kunne tilby. Den kunne også påvirke prisene. Kommunen hadde derfor plikt til å avvise tilbudet. Avgjørelsen gjaldt anskaffelsesforskriften fra 2006.
En tydelig beskjed er ikke alltid nok
Kommunen kunne heller ikke fritt endre kravene bare fordi den nå forhandlet. Konkurranseformen som ble brukt her, forutsatte at de opprinnelige kontraktsvilkårene ikke ble vesentlig endret. Forhandlingene skulle først og fremst bringe tilbudene i samsvar med kravene, ikke endre kravene for å få tilbudene til å passe.
Det praktiske rådet er derfor todelt: Undersøk først om fristen lovlig kan endres. Hvis den kan det, gi alle leverandørene en tydelig, skriftlig beskjed om hvilken ny frist som gjelder.
Ikke la leverandørene gjette hva litt ekstra tid betyr. En ferdigstillelsesdato er også en ramme for hvordan de kan planlegge og prise arbeidet.
Les KOFA 2017/132, avgjort 23. januar 2019.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.