Lødingen kommune ba om nye priser fredag etter lunsj. Fristen var klokken 15 samme dag. Det var for kort, mente KOFA. Kommunen hadde også delt konkurrentenes priser før forhandlingene startet. Det var heller ikke lov.
Lødingen kommune skulle få revet kommunale bygninger. Fire leverandører leverte tilbud, og pris alene skulle avgjøre hvem som vant.
Etter tilbudsfristen sendte kommunen alle leverandørene en oversikt over prisene som skulle brukes til å sammenligne tilbudene. Navnene var fjernet, men alle kunne se konkurrentenes prisnivå.
Senere ba kommunen de to rimeligste leverandørene om nye priser. EN Entreprenør fikk forespørselen fredag 6. oktober klokken 12.12. Fristen var klokken 15 samme dag.
Selskapet svarte at det opprinnelige tilbudet sto uendret. Pefa Miljø leverte et revidert tilbud og fikk kontrakten.
Hva må oppdragsgiver vurdere før fristen for revidert tilbud settes?
Oppdragsgiver må vurdere hvor komplisert oppdraget er, og hvor lang tid leverandørene trenger for å revidere tilbudene. Det er lov å ta hensyn til at de allerede kjenner konkurransegrunnlaget. Men oppdragsgiver kan ikke uten videre regne med at de har folk tilgjengelig til å starte straks. I denne saken besto prisen av flere deler, og fristen løp fredag etter lunsj. KOFA mente derfor at under tre timer var for kort. At én leverandør rakk fristen, gjorde den ikke tilstrekkelig.
Prisoversikten var ikke et forhåndsvarsel
Kommunen mente leverandørene hadde hatt tid til å forberede nye priser siden de fikk prisoversikten. KOFA var ikke enig.
Kommunen hadde åpnet for å tildele kontrakten uten forhandlinger. Meldingen som fulgte prisoversikten, kunne også forstås slik at kommunen snart ville velge leverandør uten mer dialog.
Kommunen kunne derfor ikke regne med at leverandørene allerede hadde forberedt nye tilbud. Forsøk på å varsle EN Entreprenør med telefon og SMS etter at forespørselen var sendt, sikret heller ikke at fristen var forsvarlig.
Hvorfor kunne ikke kommunen dele prisene?
Kommunen mente prisoversikten var nyttig veiledning. Men på dette tidspunktet kunne leverandørene fortsatt endre tilbudene sine. Oversikten ga dem mulighet til å tilpasse nye priser til konkurrentenes nivå.
KOFA mente derfor at prisene var underlagt taushetsplikt på dette stadiet. At navnene var fjernet, endret ikke utfallet: Kommunen hadde ulovlig gitt leverandørene tilgang til hverandres priser.
To kontroller før neste forhandlingsrunde
Vurder konkret hvor mye arbeid en prisendring krever, og legg inn tid til at leverandørene faktisk kan gjøre jobben. Før prisopplysninger deles, må kommunen vurdere om de er fortrolige fordi de kan brukes i den videre konkurransen.
Samme frist gir ikke nødvendigvis en reell mulighet for alle. Og åpenhet om priser er ikke alltid lov mens forhandlinger fortsatt gjenstår.
Les KOFA 2017/157, avgjort 17. oktober 2018.
Vil du lære mer? Kurset «Konkurranse med forhandlinger» går 09.11. Se kurskalenderen.