Bergen kommune ba om maksimalt fire sider om gjennomføringen av et veiprosjekt. Vinneren leverte fem sider pluss fremdriftsplan. Kommunen mente besvarelsen likevel var kort nok. KOFA mente kommunen hadde brutt kravet om å behandle leverandørene likt.
Bergen kommune skulle bygge tur-, gang- og sykkelvei ved Tranevatnet. Leverandørene skulle forklare hvordan de ville gjennomføre prosjektet. Denne beskrivelsen skulle telle med når kommunen valgte tilbud.
Kommunen satte en grense: «maks 4 A4 sider». Besvarelsen skulle blant annet inneholde en fremdriftsplan og beskrive hvordan leverandøren ville sikre en fossilfri byggeplass.
Drange Maskin vant konkurransen. Selskapet hadde levert fem sider pluss fremdriftsplan. Fyllingen Maskin, som kom på andreplass, klaget.
Fire sider var en grense, ikke et ønske
Kommunen mente sidegrensen bare skulle vise at besvarelsen måtte være kort. Den viste også til at konkurransen ikke stilte krav til skrifttype eller avstand mellom linjer og avsnitt.
KOFA var ikke enig. Formuleringen åpnet ikke for mer enn fire sider.
Dette var ikke bare et spørsmål om ryddig utforming. Flere sider kan gi en leverandør større plass til å forklare hvorfor tilbudet er godt. Dermed kan overskridelsen gi en fordel som gjør tilbudene vanskelige å sammenligne på like vilkår.
Fremdriftsplanen telte også
Fyllingen Maskin hadde selv levert fire sider pluss fremdriftsplan. Selskapet mente planen skulle holdes utenfor sidegrensen.
Men fremdriftsplanen sto på listen over det besvarelsen skulle inneholde. Derfor mente KOFA at også planen skulle regnes med. At den var laget som et eget dokument, ga ikke i seg selv ekstra plass.
Må oppdragsgiver avvise et tilbud som overskrider sidegrensen?
Ikke nødvendigvis. Oppdragsgiver må vurdere om overskridelsen kan håndteres slik at tilbudene fortsatt blir sammenlignet på like vilkår. Ekstra sider kan gi en konkurransefordel, og i noen tilfeller må tilbudet avvises, altså tas ut av konkurransen. I denne saken avgjorde ikke KOFA om avvisning var nødvendig, eller om overskridelsene kunne håndteres på en annen forsvarlig måte i evalueringen. Vurderingen måtte omfatte både vinnerens og klagerens tilbud.
Kommunen forklarte ikke håndteringen
Kommunen hadde sett bort fra et dokument som Fyllingen Maskin viste til gjennom en lenke. Samtidig hadde kommunen ikke forklart at den hadde tatt hensyn til vinnerens overskridelse av sidegrensen.
KOFA konkluderte med brudd på kravet om likebehandling. Feilen kunne ha påvirket hvem som vant.
Før neste konkurranse bør kommunen skrive tydelig hva sidegrensen omfatter. Når tilbudene kommer inn, må den kontrollere og håndtere overskridelser – ikke bare slå fast at besvarelsene er korte nok.
Les avgjørelsen i KOFA 2019/30.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.