Kriminalomsorgsdirektoratet valgte hvilke matvarer som skulle sammenlignes etter å ha åpnet tilbudene. Det var for sent. KOFA mente fremgangsmåten åpnet for favorisering, og at konkurransen skulle vært avlyst.
Kriminalomsorgsdirektoratet skulle kjøpe mat til fengslene. Asko Norge og Servicegrossistene leverte tilbud.
En del av konkurransen handlet om prisene på varer i leverandørenes øvrige sortiment. Direktoratet skulle sammenligne et utvalg varer, ikke hele sortimentet. Dette kalles stikkprøveevaluering.
Asko vant. Servicegrossistene klaget, og direktoratet gjorde en ny vurdering med et større vareutvalg. Asko vant fortsatt.
Men begge gangene hadde direktoratet valgt varene etter at tilbudene var åpnet og undersøkt. Det var den avgjørende feilen.
Når må du som innkjøper bestemme stikkprøveutvalget?
Du må bestemme metoden for stikkprøvene senest før tilbudene åpnes, inkludert hvilke og hvor mange produkter som skal evalueres. Utvalget kan beskrives med varetyper og kjennetegn, uten bestemte merker. Det må være rimelig representativt for det dere skal kjøpe. Konkurransegrunnlaget må også fortelle leverandørene at dere skal bruke stikkprøver.
Direktoratet mente det ikke kunne velge varer på forhånd. Det visste jo ikke hvilke produkter leverandørene ville tilby.
KOFA svarte at varene ikke måtte være identiske, bare sammenlignbare. Nemnda brukte jordbærsyltetøy som eksempel: Innkjøperen kunne velge varetypen og angi vekt, mengde eller andre kjennetegn, uten å kreve et bestemt merke.
Direktoratet mente også at Servicegrossistene hadde gitt for få opplysninger til å sammenligne ulike produkter. Men leverandøren hadde levert opplysningene direktoratet ba om. Da lå ansvaret hos direktoratet: Det måtte selv etterspørre det som trengtes for å sammenligne varene.
Må du som leverandør bevise at feil stikkprøver kostet deg kontrakten?
Ikke for å få medhold i at konkurransen skulle vært avlyst i denne saken. KOFA mente feilen ikke kunne rettes på annen måte enn ved avlysning, og at det var en reell mulighet for et annet resultat med et lovlig fastsatt vareutvalg. Nemnda tok ikke stilling til om Servicegrossistene skulle fått kontrakten.
Det var altså ikke nødvendig å slå fast at direktoratet faktisk hadde favorisert Asko. Problemet var at fremgangsmåten åpnet for det. Når innkjøperen kjenner prisene før vareutvalget bestemmes, kan valget av varer påvirke hvem som vinner.
Direktoratet mente Asko uansett ville vunnet. KOFA viste til at prisene varierer fra vare til vare. Et annet utvalg kunne gitt et annet resultat. Nemnda avgjorde derfor ikke om det nye utvalget var representativt. Feilen med tidspunktet var nok.
Lærdommen er enkel: Bestem hva du skal sammenligne før du ser tilbudene. Et større vareutvalg etterpå reparerer ikke at utvalget ble bestemt for sent.
Les avgjørelsen i KOFA 2020/294.
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 16.03. Se kurskalenderen.