Sykehusinnkjøp ba om omtrentlige pakningsstørrelser, men bestemte først etter tilbudsåpning hvor store forskjeller som var tillatt. KOFA mente priskriteriet var uklart. Feilen kunne bare rettes ved å avlyse og lyse ut på nytt.
Sykehusinnkjøp HF skulle inngå en rammeavtale om mat og drikke til sykehusene. Saken gjaldt delen av konkurransen som omfattet grossistvarer. ASKO Norge og Servicegrossistene leverte tilbud.
Prisskjemaet hadde 967 varelinjer. For de fleste var pakningsstørrelsen eller vekten oppgitt med cirka foran. Men hvor mye større eller mindre kunne varen være?
Det fikk leverandørene ikke vite før de leverte tilbudene.
Grensen kom etter at tilbudene var åpnet
Sykehusinnkjøp bestemte først etter tilbudsåpning at størrelsene kunne avvike med inntil 15 prosent i begge retninger. Var forskjellen større, fikk varen høyeste tilbudte pris pluss 10 prosent i evalueringen. Dette var altså en pris brukt til å sammenligne tilbudene, ikke et tillegg på leverandørens faktura.
Sykehusinnkjøp forklarte at grensen måtte bestemmes etter at de hadde sett hvilke produkter leverandørene tilbød. En strengere grense ville gi mange avvik. En romsligere grense kunne gi for god uttelling til et vareutvalg som passet dårligere til behovet.
KOFA mente dette viste problemet: Heller ikke Sykehusinnkjøp hadde en klar tanke om grensen da konkurransen ble laget.
Hva må vi forklare når prisskjemaet bruker cirka?
Dere må gjøre det klart hvilke størrelsesforskjeller dere godtar, og hvordan forskjellene påvirker prisevalueringen. I denne saken manglet informasjon om når en vare falt utenfor cirka-angivelsen. Leverandørene fikk dermed ikke tilstrekkelig grunnlag for å velge produkter og utforme tilbudene. Å bestemme en prosentgrense først etter tilbudsåpning løste ikke uklarheten.
Både ASKO og Servicegrossistene hadde tilbudt produkter med større størrelsesforskjeller enn grensen som senere ble satt. KOFA mente dette bekreftet at konkurransegrunnlaget ikke ga klar nok veiledning.
Hva bør vi som leverandør gjøre når cirka-grensen mangler?
Be om en avklaring før tilbudsfristen dersom grensen har betydning for hvilke produkter dere vil tilby. Spør både hvilke størrelsesforskjeller som godtas, og hvordan større forskjeller vil påvirke evalueringen. Ikke legg til grunn at deres egen forståelse av cirka blir brukt. Avgjørelsen fastsetter ingen generell prosentgrense som dere kan bruke i andre konkurranser.
Feilen krevde en ny konkurranse
ASKO vant, men avstanden til Servicegrossistene var svært liten. KOFA mente uklarheten gjaldt grunnleggende forutsetninger for konkurransen og tilbudene. Feilen kunne bare rettes ved å avlyse og kunngjøre en ny konkurranse med klare regler.
KOFA tok ikke stilling til de øvrige klagepunktene, blant annet om metoden for å prise avvik var lovlig.
Les avgjørelsen i KOFA 2020/770.
Cirka kan gi nødvendig fleksibilitet. Men leverandørene må forstå hvor fleksibiliteten slutter, før de velger varene de skal tilby.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.