Grenlandskommunene sammenlignet priser på telefonitjenester uten å ta hensyn til mengdene. Da fikk enkelte kostnader for stor betydning, mens andre fikk for liten. KOFA mente prisskjemaet var ulovlig. Feilen kunne ikke repareres under forhandlingene.
Grenlandskommunenes innkjøpsenhet skulle kjøpe telefon- og dataoverføringstjenester. Leverandørene skulle fylle ut et prisskjema, men prisene på hver linje skulle ikke ganges med forventede mengder.
Telia reagerte. Selskapet mente skjemaet ga for liten betydning til løpende abonnementskostnader sammenlignet med kostnader som oppsto langt sjeldnere.
KOFA var enig i at prisskjemaet var ulovlig.
En stykkpris forteller ikke hele historien
Når du sammenligner tilbud, er det ikke nok å se på hva én enhet koster. Du må også ta hensyn til hvor mye du forventer å kjøpe, slik at sammenligningen gir et relevant bilde av kostnadene.
Tenk deg at du skal sammenligne en pris for å sette opp en tjeneste med en månedspris for abonnementer. Legger du bare sammen prisene, får du ikke frem at abonnementene skal betales for mange brukere, måned etter måned.
Det var denne typen skjevhet KOFA fant i saken.
I Telias tilbud sto etablering av Teams-tale for over en tredjedel av summen som skulle brukes til å sammenligne prisene. Men den årlige kostnaden var i realiteten flere ganger lavere enn den årlige kostnaden for en av datapakkene.
Skjemaet ga altså ikke et representativt bilde av hvilke poster som ville drive kostnadene i avtalen.
Problemet var ikke bare taktisk prising
Et slikt skjema kan friste leverandører til å sette lave priser på poster som teller mye i konkurransen, men brukes lite. Samtidig kan de sette høye priser på det kommunen faktisk kjøper mye av.
KOFA presiserte at taktisk prising i utgangspunktet er lovlig. Muligheten for slik prising gjorde derfor ikke alene skjemaet ulovlig.
Det avgjørende var at skjemaet ga betydelige skjevheter også uten taktisk prising. Det fanget ikke opp relevante prisforskjeller mellom tilbudene.
Kunne kommunen rette skjemaet underveis?
Innkjøpsenheten endret skjemaet under forhandlingene, etter innspill fra Telia. Det nye skjemaet tok hensyn til mengdene.
Men endringen påvirket hvordan tilbudene ble vurdert på pris. KOFA mente derfor at den ikke kunne gjøres etter tilbudsfristen. Feilen kunne bare rettes ved å avlyse konkurransen.
Også avtalelengden var et problem
Rammeavtalen, som skulle styre kommunenes kjøp over tid, kunne vare i seks år med forlengelser. Hovedregelen er maksimalt fire år. Lengre varighet krever særlige forhold.
KOFA mente innkjøpsenheten ikke hadde begrunnet godt nok hvorfor denne avtalen trengte lengre varighet. Begrunnelsen manglet også i kunngjøringen.
Les KOFA 2021/954.
Før du sender ut prisskjemaet: Test hvilke poster som får størst betydning i sammenligningen. Er det også disse postene som vil koste mest når avtalen tas i bruk?
Vil du lære mer? Kurset «Evalueringsmodeller og poengsystemer» går 16.03. Se kurskalenderen.