Sykehusinnkjøp delte leverandørenes tilbudspriser før de skulle forhandle. Det brøt taushetsplikten. Likevel mente KOFA at konkurransen ikke måtte avlyses. Endringer underveis gjorde at de delte prisene hadde mistet betydning.
Sykehusinnkjøp skulle kjøpe ombygging av Volda Sjukehus. To leverandører leverte tilbud: Ivar Aambakk og Christie & Opsahl. Pris skulle telle 80 prosent, kvalitet 20 prosent.
Før forhandlingene fikk leverandørene vite hverandres samlede tilbudspris. De fikk også informasjon om den foreløpige vurderingen av kvaliteten.
Ivar Aambakk lå først best an. Etter forhandlingene gikk kontrakten til Christie & Opsahl. Ivar Aambakk klaget og mente at Sykehusinnkjøp måtte avlyse fordi konkurrenten hadde fått fortrolige opplysninger om tilbudet.
KOFA var enig i at prisene ikke skulle vært delt. Men konkurransen måtte likevel ikke avlyses.
Hvorfor var prisene hemmelige?
Leverandørene kunne fortsatt endre tilbudene sine. Da kunne kunnskap om konkurrentens pris brukes til å tilpasse eget tilbud.
KOFA mente derfor at prisene var underlagt taushetsplikt på dette tidspunktet. Leverandørene kunne forvente at prisene ikke ble delt underveis. Det var særlig viktig når pris telte så mye i konkurransen.
Reglene åpner for å gi leverandørene informasjon om hvordan de ligger an på pris under forhandlinger. Men Sykehusinnkjøp gikk for langt ved å oppgi de konkrete prisene.
Hvorfor slapp Sykehusinnkjøp å avlyse?
Et regelbrudd fører ikke automatisk til avlysning. Feilen må ha en reell mulighet til å påvirke resultatet eller hvem som deltar, og den må ikke kunne rettes på annen måte.
KOFA understreket at det skal lite til før ulovlig deling av priser kan ha påvirket resultatet. Likevel trakk to forhold i motsatt retning her:
- Under forhandlingene ble 13 prisposter fjernet. Leverandørene skulle dermed ikke lenger prise nøyaktig det samme som før.
- Begge leverandørenes priser endret seg mye frem mot de endelige tilbudene.
De gamle prisene ble derfor mindre aktuelle. Etter en konkret vurdering fant KOFA ikke holdepunkter for at delingen kunne ha påvirket resultatet. Sykehusinnkjøp hadde brutt regelverket, men hadde ikke plikt til å avlyse.
Hva kan du si i forhandlingene?
Også tilbakemeldingen om kvalitet viser en viktig grense. Sykehusinnkjøp hadde forklart overordnet hvorfor Ivar Aambakk fikk best uttelling. Verken den konkrete byggetiden eller planen for gjennomføringen ble røpet. KOFA mente denne informasjonen ikke var fortrolig.
Du kan altså veilede uten å dele konkurrentens løsning. Du kan for eksempel be leverandøren beskrive gjennomføringen bedre, fremfor å vise frem konkurrentens plan. Fortrolige opplysninger fra et tilbud kan bare deles med leverandørens samtykke.
Lærdommen er ikke at prislekkasjer er ufarlige. Gi nyttig veiledning, men hold konkurrentens konkrete tilbudsopplysninger utenfor. Har opplysninger først blitt delt, må du undersøke konkret om feilen kan ha påvirket konkurransen.
Les KOFA 2021/683.
Vil du lære mer? Kurset «Innsyn, omgjøring og klage» går 16.11. Se kurskalenderen.