Rennebu kommune hadde valgt entreprenør til en ny brannstasjon. Men leverandørene hadde fått motstridende opplysninger, og viktige kontraktsvilkår manglet. KOFA mente feilene samlet var så alvorlige at kommunen måtte avlyse konkurransen.
Rennebu kommune skulle bygge ny brannstasjon. Fire leverandører leverte tilbud, og kommunen valgte B&B Entreprenør AS.
Consto Midt-Norge AS klaget. Selskapet mente konkurransen hadde så alvorlige feil at den måtte avlyses. KOFA var enig.
Det var særlig tre forhold som til sammen gjorde at konkurransen ikke kunne fortsette.
Kunne tilbudene forhandles om?
Dokumentene ga ulike svar på hvilken type konkurranse kommunen gjennomførte. Det sto både åpen tilbudskonkurranse og åpen anbudskonkurranse. Kommunen viste også til feil del av anskaffelsesforskriften.
Dette var ikke bare feil navn. I en åpen tilbudskonkurranse kan kommunen forhandle med leverandørene. I en åpen anbudskonkurranse er forhandlinger ikke tillatt.
Forskjellen kan påvirke hvordan leverandørene lager tilbudene sine. Kan de diskutere og forbedre løsningen senere, eller må tilbudet stå uendret?
Kommunen hadde riktignok bedt alle levere sitt beste tilbud og sagt at forhandlinger ikke var garantert. Likevel mente KOFA at de motstridende opplysningene kunne ha påvirket tilbudene.
Hvilken risiko skulle leverandørene prise?
Kommunen viste til NS 8407, en standardkontrakt for byggeprosjekter der entreprenøren har ansvar for både prosjektering og bygging. Men kommunen skulle gjøre endringer i standardvilkårene. Dokumentet med disse endringene var ikke tilgjengelig.
Dermed manglet leverandørene informasjon om hvilke plikter og hvilken risiko de skulle ta på seg. Det kunne påvirke både prisen og beslutningen om å delta.
Både Consto og den valgte leverandøren tok forbehold mot kontraktsvilkårene.
Kommunen viste til at ingen hadde bedt om dokumentene. KOFA mente leverandørene gjerne kunne ha spurt. Men ansvaret for manglene lå fortsatt hos kommunen.
Hvem kunne delta?
Også et kvalifikasjonskrav var uklart. Slike krav bestemmer hvilke leverandører som er egnet til å utføre oppdraget.
Kravet gjaldt godkjenning eller dokumentert kompetanse. For å finne det nærmere innholdet måtte leverandørene lese et dokument som ikke var tilgjengelig. Dermed var det uklart hva de faktisk måtte oppfylle.
Hvorfor kunne kommunen ikke bare rette feilene?
Ikke enhver feil betyr at en konkurranse må avlyses. Feilen må kunne ha påvirket hvem som deltok eller utfallet, og den må ikke kunne rettes på annen måte.
KOFA vurderte manglene samlet. De kunne ha påvirket tilbudene. Noen leverandører kunne også ha latt være å delta på grunn av usikkerheten. Feilene gjaldt selve grunnlaget for konkurransen og kunne ikke rettes uten avlysning.
Før du kunngjør, kontroller derfor tre ting: Gir alle dokumentene samme beskjed om konkurranseformen? Er kontraktsvilkårene tilgjengelige? Kan leverandørene forstå kravene uten å lete etter manglende vedlegg?
Les KOFA 2022/1584.
Leverandørene skal kunne bygge tilbudet på det du har publisert – ikke på det du har ment.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.