Sarpsborg kommune skulle kjøpe medisiner. Dagens leverandør visste hvor og hvor ofte varene skulle leveres. Konkurrenten måtte gjette deler av transportbehovet. KOFA mente kommunen skulle ha utjevnet fordelen, og at konkurransen skulle vært avlyst.
Sarpsborg kommune skulle kjøpe legemidler til sykehjem, bofellesskap og hjemmetjenesten. Apotek 1 Gruppen hadde leveransene fra før og vant også den nye konkurransen.
Konkurrenten Norsk Medisinaldepot mente kommunen hadde gitt for lite informasjon om transporten. Hvor skulle varene leveres? Hvor mange steder skulle leverandøren stoppe ved hver adresse? Og hvor ofte skulle varene leveres?
Svarene hadde betydning for hva leverandøren måtte ta betalt.
Nettsiden ga ikke hele svaret
Kommunen hadde beskrevet generelle krav til levering. Men den hadde ikke oppgitt konkrete leveringsadresser eller hvilke virksomheter som hadde flere leveringspunkter. Det manglet også nærmere opplysninger om hvor ofte hvert punkt skulle få varer, utover kravene til minimumslevering.
Norsk Medisinaldepot ba om antall leveringssteder og leveringer. Kommunen viste til konkurransedokumentene og kommunens nettside.
Det var ikke nok. KOFA pekte på at leverandøren ikke kunne være sikker på å finne alle adressene der. Nettsiden ga heller ikke svar på hvor mange leveringspunkter hver virksomhet hadde.
Leverandøren måtte derfor forsøke å beregne transportbehovet selv. Beregnet den for mange leveringer, kunne tilbudsprisen bli for høy.
Erfaring er lovlig – men ikke hele svaret
KOFA understreket at dagens leverandør gjerne kjenner oppdraget bedre enn konkurrentene. Det er en naturlig fordel, og ikke i seg selv et regelbrudd.
Kommunen trenger altså ikke fjerne ethvert forsprang som følger av erfaring.
Men noen ganger må oppdragsgiver gjøre noe for å redusere forskjellen. Det avhenger blant annet av hvor enkelt og rimelig det er å dele opplysningene, og om det griper inn i dagens leverandørs rettigheter.
Her kjente Apotek 1 leveringsadressene, leveringspunktene og leveringsmønsteret fra før. Det ga et bedre grunnlag for å beregne pris. Kunnskapen kunne også gjøre det lettere å beskrive god service i tilbudet.
Kommunen ga ikke flere opplysninger selv etter at konkurrenten spurte. KOFA mente derfor at leverandørene ikke hadde konkurrert på like vilkår.
Feilen kunne ha påvirket vinneren
KOFA mente informasjonsforskjellen kunne ha påvirket tilbudene og dermed hvem som vant. Feilen kunne ikke rettes uten å avlyse og lyse ut konkurransen på nytt. Konkurransen skulle derfor vært avlyst. Kommunen hadde allerede inngått kontrakt da KOFA behandlet saken.
Hva bør du gjøre før neste konkurranse?
Se konkurransedokumentene med en ny leverandørs øyne: Kan du beregne transporten uten å kjenne oppdraget fra før?
Ved kjøp med mange leveringssteder er en konkret oversikt over adresser, leveringspunkter og leveringshyppighet et nyttig utgangspunkt. Opplys også om hva som kan endre seg.
Du trenger ikke gi alle samme erfaring. Men du må vurdere hvilke opplysninger alle trenger for å konkurrere på like vilkår.
Les avgjørelsen i KOFA 2023/346.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.