Mesterbedriften Lund mente Ås kommune hadde trukket poeng for bruk av underleverandører. KOFA mente trekket gjaldt noe annet: Tilbudet forklarte ikke godt nok hvem underleverandørene var, eller hva de skulle gjøre.
Ås kommune skulle inngå en rammeavtale om maler- og gulvarbeider. Avtalen skulle dekke blant annet rehabilitering og løpende vedlikehold av kommunens bygninger.
Mesterbedriften Lund tilbød lavest pris, men kom på tredjeplass. Smådahl og Recover fikk kontraktene. Forskjellen lå i leverandørenes planer for å løse oppdragene.
Lund klaget. Selskapet mente blant annet at kommunen hadde trukket poeng fordi det ville bruke underleverandører – andre firmaer som skulle utføre deler av arbeidet.
KOFA kom til at kommunen ikke hadde brutt regelverket.
Hva hadde kommunen bedt om?
Under kriteriet «Løsningsforslag» skulle leverandørene beskrive hvordan de ville gjennomføre oppdragene. Kommunen ba om informasjon om blant annet personell, materiell, kvalitetsrutiner og håndtering av feil. Beskrivelsen skulle også omfatte arbeid utført av underleverandører.
Det var altså ikke nok å fortelle at andre firmaer skulle bidra. Kommunen hadde bedt om en beskrivelse av arbeidet deres.
Slik saken var opplyst for KOFA, hadde Lund vist til samarbeid med flere firmaer uten å beskrive nærmere hvem de var, eller hvilket arbeid de skulle utføre.
Bruken var ikke problemet – beskrivelsen var det
Kommunens begrunnelse kunne gi inntrykk av at underleverandører i seg selv var en ulempe. Den viste til at Lund hadde få egne ansatte og mye bruk av underleverandører. De beste tilbudene brukte i større grad egne ansatte eller egne selskaper.
Overfor KOFA forklarte kommunen at problemet var manglende informasjon. Den svake beskrivelsen gjorde det vanskelig å vurdere personellet som ble tilbudt.
KOFA la til grunn at det var beskrivelsen, ikke selve bruken av underleverandører, som hadde gitt poengtrekk. Når kommunen uttrykkelig hadde bedt om denne informasjonen, måtte leverandøren regne med at mangler kunne trekke ned.
Dette skillet er viktig. Avgjørelsen betyr ikke at egne ansatte automatisk skal gi bedre uttelling enn underleverandører.
Forklar forskjellen som faktisk teller
Kommunen hadde også vurdert hvordan leverandørene ville skaffe seg kunnskap om kommunens behov. Her beskrev den at Lunds opplegg var mer generelt og særlig rettet mot prosjektlederens kunnskap. De beste tilbudene hadde et mer forpliktende opplegg for dialog og kunnskapsdeling med hele teamet som skulle utføre arbeidet.
KOFA mente begrunnelsen viste saklige forskjeller. Nemnda hadde ikke fått tilbudene fremlagt og kunne derfor ikke kontrollere den konkrete poengsettingen.
For deg som innkjøper er lærdommen å knytte poengtrekket til det som faktisk mangler: Er arbeidsfordelingen uklar? Mangler informasjon om personellet? Skriv det, fremfor å la begrunnelsen fremstå som en generell innvending mot underleverandører.
For leverandøren er rådet like konkret: Når oppdragsgiver ber om det, beskriv hvem som skal bidra, og hva de skal gjøre. At dere har samarbeidspartnere, forklarer ikke hvordan oppdraget skal løses.
Les avgjørelsen i KOFA 2025/1138.
Vil du lære mer? Kurset «Hvordan lage et godt konkurransegrunnlag» går 11.02. Se kurskalenderen.