Sunndal kommune måtte spare penger på en ny barnehage. Etter at leverandøren var valgt, fant partene rimeligere løsninger og endret prisjusteringen. KOFA godtok endringene. Men det var ikke nok at beløpene var små sammenlignet med kontrakten.
Sunndal kommune skulle bygge ny barnehage på Sunndalsøra. LAG Entreprenør vant konkurransen, der pris alene avgjorde hvem som vant.
Men kommunen måtte redusere kostnadene for å holde prosjektet innenfor budsjettet. Etter tildelingen, men før kontrakten ble signert, ba kommunen derfor leverandøren om en liste over mulige besparelser. Endringene ble bestilt etter kontraktsinngåelsen.
Veidekke mente kommunen hadde endret kontrakten så mye at den måtte gjennomføre en ny konkurranse. KOFA var ikke enig.
Også besparelser må vurderes
Du kan ikke endre en offentlig kontrakt fritt, selv om leverandøren er enig. Blir endringene vesentlige, regnes kontrakten som et nytt kjøp som må kunngjøres. Uten kunngjøring kan resultatet bli en ulovlig direkte anskaffelse.
Dette gjelder ikke bare når kommunen kjøper mer. KOFA understreket at også endringer som reduserer prisen, må vurderes etter endringsreglene.
For bygge- og anleggskontrakter finnes det et unntak for mindre endringer. Verdien må være under 15 prosent av kontraktsverdien og under den aktuelle EØS-terskelverdien, altså beløpsgrensen for kunngjøring i hele EØS. Flere endringer må ses samlet.
Men beløpene er bare første kontroll. Endringene må heller ikke gjøre kjøpet grunnleggende annerledes.
Hva ble annerledes i Sunndal?
KOFA holdt avtalte opsjoner utenfor denne beregningen. Det var tillegg kommunen allerede hadde beskrevet som mulige bestillinger i konkurransegrunnlaget.
De øvrige endringene utgjorde etter nemndas vurdering tre–fire millioner kroner i en kontrakt på 103 millioner kroner. De lå innenfor begge beløpsgrensene.
Besparelsene gjaldt i stor grad utseende og materialvalg, blant annet himlinger, innredning og dekkoverflater. Barnehagens funksjoner var i all hovedsak ivaretatt. KOFA mente derfor at disse endringene ikke gjorde kjøpet grunnleggende annerledes.
Kunne den nye prismodellen endret vinneren?
Partene endret også hvordan leverandøren skulle få betalt for lønns- og prisstigning. I stedet for løpende justering avtalte de et fast tillegg på 3,2 millioner kroner.
KOFA kunne ikke utelukke at en slik modell kunne ha påvirket rangeringen i konkurransen. Likevel var ikke det alene nok til å kreve ny kunngjøring.
KOFA viste til EU-domstolens avgjørelse i C-282/24. For norske innkjøpere betyr den at en justert prismodell innenfor beløpsgrensene ikke automatisk krever ny konkurranse, selv om rangeringen kunne blitt påvirket. Det er ikke en generell tillatelse til å endre prisen: En grunnleggende forskyvning av kontraktens økonomiske balanse til leverandørens fordel kan fortsatt falle utenfor unntaket.
I Sunndal hadde fastprisen i ettertid vist seg å være til kommunens fordel. Kompensasjonen sto også i rimelig forhold til endringen. KOFA godtok derfor prismodellen.
Hva gjør du før neste endring?
Skriv ned hva som endres, verdien av endringene samlet og hvorfor kjøpet fortsatt er grunnleggende det samme. Endrer dere betalingen, må dere også vurdere hvordan det påvirker balansen mellom kommunen og leverandøren.
Lærdommen fra KOFA 2024/1733 er enkel: Kontroller både beløpet og innholdet. En besparelse er også en endring.
Vil du lære mer? Kurset «Kontraktsoppfølging» går 23.11. Se kurskalenderen.